Zarządzanie budżetem projektu przy pomocy systemu Icon24™

autor: Kamil Michno

Nastały czasy, w których przedsiębiorcy są coraz bardziej świadomi faktu iż wpływ na ogólne rozliczenie finansowe firmy ma nie tylko rachunek wynikający z wpływów ze sprzedaży i wydatków z zakupów i wynagrodzeń, ale także poziom efektywności wydatków wewnętrznych firmy.

Zarządzanie budżetem projektu – budżet czyli  nie tylko gotówka 

W przekonaniu wielu osób, także przedsiębiorców budżet oznacza przepływ żywej gotówki przez konto przedsiębiorstwa. To bardzo uproszczone określenie tego pojęcia, ponieważ o budżecie możemy mówić nie tylko w kontekście kondycji finansowej firmy, ale także na przykład w zakresie efektywności pracy działów lub opłacalności danego projektu. Zarządzanie budżetem projektu oznacza zatem sumę kosztów jakie musimy ponieść aby projekt zamknąć oraz skonfrontować to z zyskami jakich się spodziewamy. Zarządzanie budżetem projektu to więc na przykład rozliczanie czasu pracy pracowników, jaki został poświęcony na realizację danego zadania. 

Zarządzanie projektem w takim kontekście jest stosunkowo proste, wystarczy obliczyć ile kosztuje nas jedna roboczogodzina danego pracownika, a następnie pomnożyć przez faktyczny czas jaki został poświęcony w danym projekcie, przez konkretną osobę aby obliczyć poniesione koszty. Nieco trudniej zaczyna się robić gdy w danym projekcie bierze udział kilku lub kilkunastu pracowników, którzy realizują kilka projektów jednocześnie, a dodatkowo część projektów powiązana jest z realnymi zakupami np. materiałów, licencji czy innych niezbędnych zasobów do zrealizowania projektu. Zarządzanie złożonymi projektami w takiej sytuacji wymaga już albo bardzo rozbudowanego arkusza kalkulacyjnego (czego nie polecamy) albo systemu, który pomoże nie tylko ogarnąć zarządzanie projektem, ale również udostępni nam kilka funkcjonalności ułatwiających pracę i dostęp do budżetu.

Zarządzanie projektem na miarę XXI wieku za pomocą systemu Icon24™

 Icon24™ to kompleksowe narzędzie do zarządzania zasobami firmy, w tym także przez odpowiednie zarządzanie projektem. Poprzez zarządzanie projektem rozumiemy efektywne realizowanie zadań, kontrolowanie ilości czasu poświęconego na konkretny proces oraz możliwość skuteczniejsze zarządzanie budżetem projektu w przyszłości poprzez wyciąganie odpowiednich wniosków. Icon24™ pozwala planować i realizować zadania oraz zakupy grupując je w projekty, aby kontrolować wydatki w zakresie jego realizacji. Pracownicy realizujący zadania w danym projekcie uruchamiają, pauzują lub zakańczają realizację pojedynczych zadań bezpośrednio w systemie, a Icon24™ na bieżąco podlicza czas spędzony nad nimi. Dzięki temu możemy mieć wgląd w raport realizacji projektu nie tylko pod kątem tego w jakim zakresie został już zrealizowany, ale również ile czasu lub pieniędzy zostało na niego wydane. 

Zarządzanie projektem to także zarządzanie zakupami jakich dokonujemy w zakresie jego realizacji. Icon24™ pozwala także przypisywać faktury lub konkretne pozycje na fakturach do poszczególnych projektów co znacząco ułatwia nie tylko zarządzanie budżetem projektu, ale także odpowiednim dysponowaniem środków i rozliczaniem wydatków pomiędzy działami.

Przewagą systemu Icon24™ jest jego wszechstronność. Dzięki wielu modułom, które ściśle ze sobą współpracą pozwala na kontrolowanie projektów pod kątem różnych działań, wydatków i działów firmy. Umiejętnie łączy nie tylko wydatki gotówkowe jakie realizujemy za pomocą faktur zakupowych, ale także zestawia ze sobą wydatki w postaci pracy naszych pracowników, których każda godzina również nas kosztuje i powinna być wliczana w ogólne zestawienie w budżecie projektu. Dostęp online pozwala na zarządzanie projektem oraz zarządzanie budżetem projektu z każdego miejsca na ziemi, czy pracujemy zdalnie czy znajdujemy się w delegacji zawsze mamy dostęp do poziomu postępów w realizacji zadań oraz do poniesionych wydatków w czasie rzeczywistym i na bieżąco. Nie musimy czekać na raporty od liderów projektu, taki raport może być generowany przez Icon24™ w kilka sekund oszczędzając czas pracowników i pieniądze firmy.