Czy Twoja firma upadnie?

Jak prowadzić firmę w kryzysie

autor: Dominika Led

Niemal każdy przedsiębiorca przeżywa obecnie trudny czas. W I kwartale tego roku aż 38% polskich firm ogłosiło niewypłacalność i obawia się bankructwa. Według prognoz ekspertów w 2023 nastąpi dalszy wzrost niewypłacalności. Problem dotyczy głównie MŚP. Okazuje się, że galopująca inflacja, a także wzrost kosztów działalności, to nie jedyne powody upadłości firm. 

Zdaniem analityków, rok 2022 może być znacznie trudniejszy niż poprzedni, kiedy gospodarką wstrząsnęła pandemia. Trwająca wojna w Ukrainie, spowolnienie inwestycyjne, braki kadrowe, wzrost kosztów prowadzenia firm, jak również brak surowców i podzespołów – będą dla wielu branż prawdziwym torem przeszkód. Do tego dochodzi kolosalna podwyżka cen materiałów i usług oraz zmiany podatkowe.

Podejmowanie jakichkolwiek decyzji jest dziś nie lada wyzwaniem, tym bardziej, że nie da się jednoznacznie przewidzieć skutków kryzysu. Obawy napędza fakt, że każdego dnia zamykają się kolejne firmy. Są jednak takie, które dzielnie walczą o przetrwanie. Niektórzy robią to bardzo skutecznie. Jak to możliwe?

• “Ufaj, ale sprawdzaj” ~ Benjamin Graham

Z naszego doświadczenia wynika, że na początku działalności firmy, kiedy sami panujemy nad każdym procesem, wszystko idzie sprawnie. Problemy – paradoksalnie – zaczynają się, gdy firma zaczyna się rozrastać: przybywa klientów, którymi należy się zaopiekować pracowników, którymi trzeba przydzielić zadania, sprzętów, na które brakuje miejsca i ważnych dokumentów, które naturalnie coraz trudniej zlokalizować w stosie segregatorów.  

Przedsiębiorców cieszy coraz większa liczba projektów, jednak szybko pojawia się pilna potrzeba planowania realizacji zadań. Chociaż kontrola nikomu nie kojarzy się dobrze, to wiedza na temat prowadzonych działań jest niezbędna, aby ocenić czy wszystko idzie zgodnie z planem, co pozwoli ocenić koszty inwestycji. 

Jeśli już zarządzamy ludźmi to dobrze jest mieć kontrolę nad całym asortymentem, którym dysponujemy. Swobodny przepływ i dostęp do wiedzy nierzadko pozwala uniknąć nie tylko powielania działań, ale również skraca czas wdrażania pracowników w całkiem nowe obszary działania firmy. Swobodne wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, sprzętów, zleceń pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Jednym z głównych problemów, które zagrażają istnieniu małych i średnich przedsiębiorstw jest zwlekanie z płatnościami za wykonane usługi. Warto na bieżąco wiedzieć, które zlecenia podlegają płatności, a które wciąż oczekują na uregulowanie spłaty. Mając taką wiedzę można wcześniej podjąć odpowiednie środki zaradcze. 

Bardzo ważne jest, żeby od początku mieć na uwadze to, że chcemy się rozwijać i jak najwcześniej wdrożyć rozwiązania, które pozwolą kontrolować i planować nie tylko działania innych, ale przede wszystkim własne.

• Pomyśl, czy Twój biznes naprawdę się opłaca

Niezależnie jaki biznes prowadzimy, jedynym co liczy się na koniec dnia jest to, czy “wyszliśmy na plus”. W naszej pracy coraz częściej spotykamy się z przedsiębiorcami, którzy nie do końca potrafią określić jakie zyski, a co najważniejsze, jakie koszty generują podejmowane przez nich działania. Skutkiem czego często tracą czas, energię i środki na działania zupełnie nieopłacalne, których nie są w stanie wyodrębnić w swoich procesach. Rozwiązaniem problemu może być rzetelna analiza procesów, która da jasny komunikat (np. w formie wykresu, czy grafu) o tym, czy biznes nam się opłaca oraz pozwoli zlokalizować obszarach działalności, które są opłacalne – to nie pozostanie bez wpływu na wyniki firmy.

• Usprawnij procesy w firmie

Bardzo ważna jest wiedza o tym jakie działania podejmowane są w Twojej firmie, jaka ścieżka do nich prowadzi, czy są one skuteczne. Każda firma wypracowuje własne schematy działania – powtarzalne procesy, które prowadzą do konkretnych rezultatów np. w firmie X wystawienie faktury dla klienta zawsze wymaga akceptacji dyrektora sprzedaży, następnie dokument wraca do sprzedawcy, który odsyła go do sekretariatu, skąd zostaje wysłany do klienta. Pracownicy bardzo często sami nie wiedzą w jaki sposób przebiega dany proces, komplikują prostą ścieżkę realizacji, dublują swoje działania, czekają na wyniki działań swoich przełożonych lub podwładnych, którzy zajmują się bardziej “pilnymi” sprawami i tym samym tworzą przestoje. Rozwiązaniem tej trudnej sytuacji jest uświadomienie sobie tego, że każde działanie w firmie jest elementem procesu – [z ang. workflow – postępowanie krok po kroku]. Jak usprawnić taki proces? Najważniejsza jest prostota – przeanalizowanie ścieżki realizacji, wyeliminowanie zbędnych działań i  jednakowy dostęp do informacji dla każdego pracownika, którego dotyczy proces. 

Zarządzanie firmą w czasie kryzysu dostarcza dodatkowych zmartwień. Jednak bez wątpienia wiedza na temat opłacalności procesów i ich kontrola zapewnia sprawny przepływ informacji, który jest kluczowym elementem funkcjonowania przedsiębiorstwa, niezależnie od sytuacji. Gromadzenie i analiza kluczowych dla biznesu danych pozwala z wyprzedzeniem reagować na zmiany: ograniczyć koszty, zoptymalizować procesy, zaplanować dalsze działania. W uporządkowaniu tych elementów z pewnością pomogą nowoczesne metody gromadzenia i analizowania danych w systemach stworzonych do prowadzenia firmy. Jednak trudno jest znaleźć jedno środowisko, które dopasuje się do potrzeb przedsiębiorcy na każdym etapie rozwoju firmy.  Mając na uwadze powyższe rozważania opracowaliśmy narzędzie składające się z modułów, które tworzą jeden zintegrowany system Icon24, który wspomaga pracę przedsiębiorstwa w zakresie gromadzenia, analizowania i zarządzania  danymi, dodatkowo daje możliwość tworzenia własnych schematów dokumentów i wydruków. To nasze autorskie rozwiązanie, więc możemy je dowolnie kształtować i integrować się z zewnętrznymi systemami. Wprowadziliśmy możliwość personalizacji systemu, aby odzwierciedlić specyfikę pracy każdego z naszych partnerów – i tak powstał Icon24™ – kompleksowy system do zarządzania firmą.