Obsługa spraw za pomocą projektów
Projekt dotyczący sprawy
Program wspiera zarządzanie projektami prawnymi i organizacyjnymi, np. poprzez definiowanie przez użytkownika szablonów projektów. Szablony projektów należy również definiować dla prowadzonych spraw.
Program umożliwia przydzielanie konkretnym osobom klientów (opiekun klienta) oraz umożliwia kontrolę spraw prowadzonych dla danego klienta. W projekcie dotyczącym konkretnej sprawy, w jednym miejscu znajdują się wszystkie informacje o sprawie, kliencie, kontakcie, prawniku, zadaniach – w przypadku spraw jest to odpowiednik elektronicznych akt sprawy, co pozwala na zaprzestanie używania wypełnionych dokumentami teczek papierowych. System powiadomień pozwala zachować kontrolę nad terminami np. procesowymi.
Program umożliwia tworzenie schematów postępowania (workflow) np. po zakończeniu sprawy wymusza rozliczenie, przesłanie maila podsumowującego czy prośby o wypełnienie ankiety badania satysfakcji.
Zadania
Każdą aktywność podejmowaną w ramach wykonywania obowiązków można odnotować w systemie jako zadanie lub czynności (czyli etapy zadania lub aktywność nieplanowaną). Zadania mogą być realizowane w ramach konkretnej sprawy lub kontrahenta. W ramach zadania można określić czas, jaki powinna zająć jego realizacja i weryfikować go używając stopera lub wprowadzając czas pracy ręcznie.
Nadzór nad czasem realizacji
Wiedza na temat faktycznego czasu realizacji zadań pozwala na lepsze określanie czasu podobnych czynności w przyszłości, a co za tym idzie lepiej oszacować budżet.
Program umożliwia monitorowanie obciążenia pracownika przydzielonymi zadaniami. Pozwala to na unikanie przeciążeń, lepsze planowanie zasobów np. w związku z ofertowaniem.