Jeden system
do zarządzania
kancelarią prawną

Program wspiera zarządzanie projektami prawnymi i organizacyjnymi, np. poprzez definiowanie przez użytkownika szablonów projektów. Szablony projektów należy również definiować dla prowadzonych spraw.

Program umożliwia przydzielanie konkretnym osobom klientów (opiekun klienta) oraz umożliwia kontrolę spraw prowadzonych dla danego klienta. W projekcie dotyczącym konkretnej sprawy, w jednym miejscu znajdują się wszystkie informacje o sprawie, kliencie, kontakcie, prawniku, zadaniach – w przypadku spraw jest to odpowiednik elektronicznych akt sprawy, co pozwala na zaprzestanie używania wypełnionych dokumentami teczek papierowych. System powiadomień pozwala zachować kontrolę nad terminami np. procesowymi.

Program umożliwia tworzenie schematów postępowania (workflow) np. po zakończeniu sprawy wymusza rozliczenie, przesłanie maila podsumowującego czy prośby o wypełnienie ankiety badania satysfakcji.

Zadania

Każdą aktywność podejmowaną w ramach wykonywania obowiązków można odnotować w systemie jako zadanie lub czynności (czyli etapy zadania lub aktywność nieplanowaną). Zadania mogą być realizowane w ramach konkretnej sprawy lub kontrahenta. W ramach zadania można określić czas, jaki powinna zająć jego realizacja i weryfikować go używając stopera lub wprowadzając czas pracy ręcznie.

Nadzór nad czasem realizacji 

Wiedza na temat faktycznego czasu realizacji zadań pozwala na lepsze określanie czasu podobnych czynności w przyszłości, a co  za tym idzie lepiej oszacować budżet.

Program umożliwia monitorowanie obciążenia pracownika przydzielonymi zadaniami. Pozwala to na unikanie przeciążeń, lepsze planowanie zasobów np. w związku z ofertowaniem.

Klienci – dokumenty sprzedaży

Program pozwala na wystawienie dokumentów sprzedaży – faktur, not obciążeniowych i paragonów w wielu walutach, przy czym przeliczenia aktualnego kursu walut dzieją się automatycznie. Wystawiony dokument, w formie załącznika można wysłać do klienta definiując automatyczną wiadomość. Dodatkowo w systemie można zdefiniować konta bankowe w różnych walutach, a na wydrukach dokumentów sprzedaży podpowiadane jest konto bankowe w walucie wybranej na dokumencie.

Rozliczenia stawek

Program uwzględnia systemy rozliczeń z klientami stosowanymi przez Twoją kancelarię. Umożliwia przypisywanie indywidualnych stawek godzinowych do poszczególnych klientów, spraw, czy prawników.

W Icon24™ możesz przypisać koszty osobowe (koszty utrzymania prawników) oraz inne koszty bezpośrednie (np. opłaty, bilety) do sprawy, czy projektu według klucza godzinowego. Program umożliwia również tworzenie zestawień godzinowych do wystawianych faktur, pozwala obliczyć wynagrodzenie kancelarii według stawek godzinowych lub stawki ryczałtowej (ustalone w ramach ryczałtu limitem godzin).

Prowadzenie kancelarii

System umożliwia monitorowanie zobowiązań kancelarii wobec dostawców oraz wspomaga zarządzanie płatnościami poprzez np. przypominanie o nadchodzących terminach płatności.

W Icon24™ możesz według klucza godzinowego (lub innego) przypisać koszty pośrednie (np. czynsz najmu, koszty administracji, itp.) do sprawy/klienta.

Program prezentuje również spis nieopłaconych faktur uszeregowanych według daty wystawienia i pozwala na monitorowanie przeterminowanych należności oraz wysyłanie zautomatyzowanych przypomnień i ponagleń.

Program automatyzuje rejestrację czasu pracy. Użytkownik może wykorzystywać stoper do pomiaru czasu lub ręcznie wprowadzać czas pracy nad poszczególnymi czynnościami.

Program rozróżnia rodzaje czasu pracy – faktyczny, efektywny (zatwierdzony), fakturowany – przełożeni mogą modyfikować wpisy czasu pracy np. do fakturowania, zachowując jednocześnie informacje o rzeczywistym czasie pracy.

Pracownik aby potwierdzić swoją gotowość do świadczenia usług wybiera odpowiedni przycisk w aplikacji mobilnej. To samo dzieje się podczas wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą firmy, czy gdy konieczne jest załatwienie sprawy prywatnej. Dzięki czemu w systemie automatycznie zapisywane są wszystkie wejścia i wyjścia.

Dane potrzebne kadrom do prowadzenia ewidencji są gromadzone w jednym module ECP. Moduł ECP pozawala na nadzorowanie i sprawne rozliczanie czasu pracy całego zespołu niezależnie od posiadanych umów.

Z Icon24™ składanie wniosków pracowniczych i ich akceptacja odbywa się w całości w systemie. Pełen wgląd w terminarze urlopów ułatwia podjęcie decyzji i zaplanowanie dalszych działań, przez co dobrze zarządzana nieobacność nie przerywa ciągłości pracy. Co ważne program umożliwia wyznaczenie zastępstwa w czasie nieobecności – każde zadanie, które zostało przypisane do osoby nieobecnej zostaje przypisane również do jego zastępcy.

Program umożliwia tworzenie wydarzeń, współdzielenie ich z innymi osobami wewnątrz kancelarii oraz kontrolę dostępności prawników. Każde zadanie, na którym odnotowano datę lub termin realizacji pojawia się na współdzielonym kalendarzu.

Dla lepszego dopasowania do potrzeb kancelarii możliwe jest ustalenie własnego słownika typów zadań i czynności tj. spotkania z klientem, akta, rozprawa itp. Dodatkowo w Icon24™ w ramach zadania z terminem można dołączyć: akta sprawy, dokumenty, osoby, a przypisani użytkownicy są automatycznie powiadamiani o nowych zadaniach. Aby niektóre szczegóły nie były dostępne dla ogółu możliwe jest oznaczanie zadania jako prywatnego.

Używając zadań możesz również rezerwować sale i sprzęt. Wszystkie rezerwacje można podejrzeć na terminarzu zajętości zasobów.

Icon24™ pozwala wprowadzać i ustalać własne rodzaje dokumentów oraz skutecznie kontrolować ich przepływ w kancelarii. Stanowi repozytorium, do którego dostęp możesz ograniczyć lub rozszerzyć dla poszczególnych grup pracowników. Umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie danych wprowadzanych do systemu. Nadaje im unikalne numery, dzięki czemu można je szybciej wyszukać.

System Icon24™ pomaga całkowicie zautomatyzować obieg dokumentacji wpływającej do kancelarii zgodnie z przyjętą przez nią normą. Tworząc powtarzalne ścieżki akceptacji dla każdego typu dokumentu możesz mieć pewność, że zostanie on odpowiednio sprawdzony, zatwierdzony i zarchiwizowany.

Program umożliwia również ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej (zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej). Daje również możliwość seryjnego wysyłania i drukowania dokumentów (np. etykiet na listy, pocztowej książki nadawczej).

Moduł EOD pozwala skanować dokumenty do odpowiedniego katalogu. Tam zostaje wykonane rozpoznawanie treści (OCR) i uruchomiony jego obieg, czyli powtarzalna ścieżka realizacji.

Program generuje zestawienie przychodów od poszczególnych klientów i pozwala na obserwację historycznych danych/trendów.

W Icon24™ możesz wygenerować zestawienie liczby godzin przepracowanych przez poszczególnych prawników, co umożliwa porównywanie produktywności pracowników.

Program generuje zestawienie pokazujące marżę generowaną na poszczególnych klientach, tzn. różnice pomiędzy generowanymi przez nich przychodami a kosztami bezpośrednimi lub całkowitymi kosztami przypisanymi klientowi.

W przypadku zmiany kursu waluty historyczne dane dotyczące przychodów, efektywności pracowników itp. nie ulegają zmianie.

Więcej

Potrzebujesz dodatkowych zestawień?

Porozmawiajmy!

W Icon24™ można prowadzić kompleksową bazę informacji o klientach i zleceniach (leady, okazje sprzedażowe), etapie sprzedaży, umowach, wystawionych dokumentach i ustaleniach. Umożliwia również łatwe sporządzanie notatek dotyczących np. kontaktów z potencjalnym klientem. Nawet jeśli opiekun danego kontrahenta jest nieobecny, przekazanie jego sprawy „w zastępstwo” nie stanowi najmniejszego problemu.

Program umożliwia zarządzanie sprzedażą usługi – np. poprzez zdefiniowanie etapów sprzedaży i monitorowanie postępów, zarządzanie okazjami sprzedażowymi, leadami i wszystkimi zadaniami związanymi ze sprzedażą. Oferuje analitykę sprzedaży – np. jaki procent nowych kontaktów kończy się sprzedażą, jaka jest skuteczność ofertowania.