Rozliczanie czasu pracy

autor: Dominika Led

Zgodnie z definicją czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Czyli jest to czas, w którym pracownik jest gotowy do świadczenia pracy. Czy jako pracodawca dobrze dysponujesz tym czasem? 

Ewidencja czasu pracy, a lista obecności

Rozliczanie czasu pracy to nie tylko Twój obowiązek jako pracodawcy, ale również zabezpieczenie Twoich interesów. Znając zasady w poszczególnych systemach czasu pracy możesz uniknąć lub szybko zweryfikować wszystkie ewentualne roszczenia podnoszone przez pracowników, ale nie tylko to. 

Zanim przyjrzymy się zaletom i sposobom prowadzenia ewidencji czasu pracy zacznijmy od wyjaśnienia czym jest ewidencja czasu pracy. Każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, jednak częstą pomyłką jest prowadzenie listy obecności, na której zapisują dane dotyczące nadgodzin, urlopów czy innych zdarzeń mających wpływ na czas pracy, a co za tym idzie prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia. Podczas gdy lista obecności jest tylko dokumentem potwierdzającym obecność pracownika w danym dniu i co ważne nie ma obowiązku jej prowadzenia. Natomiast ewidencja czasu pracy jest dokumentem, który bezpośrednio służy do obliczania należytego wynagrodzenia za przepracowany czas. Ewidencję czasu pracy powinno się prowadzić na bieżąco, ale co najmniej raz w miesiącu przed wypłatą wynagrodzenia należy ją zaktualizować, aby na jej podstawie dokonać prawidłowej wypłaty składników wynagrodzenia.

Rozliczanie czasu pracy – dlaczego warto?

Poza wymogami prawnymi kontrola czasu pracy pracowników jest niezwykle ważna z perspektywy redukcji kosztów i optymalizacji zasobów Twojej firmy. W zależności od sytuacji może znacząco poprawić bądź zrujnować Twój biznes. Ale co to oznacza dla Ciebie w praktyce?

Analiza opłacalności projektów

Czy Twój biznes się opłaca i czy wiesz to na pewno? Jak wyceniasz poszczególne działania i czy na pewno jesteś w stanie je zoptymalizować? Każda firma niezależnie od branży prowadzi działania, które zdążają do konkretnego, określonego w czasie celu – projektu. Wszystkie działania podjęte w ramach tego celu – zadania, również dzieją się w określonym czasie. Analiza czasu poszczególnych zadań powinna więc służyć kalkulacji samego projektu. Po odjęciu wszystkich kosztów od kwoty, jaką przedsiębiorstwo zarobiło na danym projekcie, można mniej więcej określić jego wartość dla firmy. Dodatkowo wiedząc jak przebiega realizacja poszczególnych etapów możesz lepiej rozłożyć siły swoich pracowników na poszczególne projekty.  

Kontrola nadgodzin, spóźnień i wcześniejszych wyjść 

Spóźnienia do pracy, wcześniejsze wyjścia – zdarzają się każdemu z nas. I chociaż sporadyczne incydenty nie są szkodliwe, to notoryczne praktykowanie takich zachowań może stać się dla firmy poważnym problemem. Należy uświadomić sobie, że każda minuta spóźnienia generuje stratę dla firmy. Wyobraź sobie, że Twój pracownik notorycznie spóźnia się 5 minut. Jeżeli jego zachowanie powielą inni pracownicy, których zatrudniasz np. 20, to przy miesięcznym rozliczeniu generuje łączną stratę ok. 400 godzin. O ile w przypadku jednej osoby nie będą one wysokie, to im więcej zatrudnionych przez Ciebie osób będzie praktykowało takie zachowanie, tym większe globalne koszty poniesiesz z tego tytułu – koszty, których nie widzisz! 

Rozliczanie pracowników na różnych umowach , rozliczanie pracy zdalnej

Mnogość form zatrudnienia znacząco komplikuje sprawę związaną z rozliczeniem pracowników. O ile z pełnym etatem nie mamy większych problemów, to kiedy dochodzi do rozliczeń umów o dzieło, czy zleceń sytuacja nie jest już tak klarowna i trudno ją opanować nie mając odpowiednich narzędzi. 

Obecnie wiele firm zmieniło swoje podejście do systemu pracy. Wiele z nich zdecydowało się na pracę w systemie hybrydowym. Tutaj również bardzo ważnym wydaje się kontrolowanie czasu spędzonego nad danym zagadnieniem.

W jaki sposób mogę sprawdzić czy moi pracownicy rozpoczęli bądź zakończyli home-office? Mam dla Ciebie kilka propozycji, o których dowiesz się z dalszej części artykułu. 

Pamiętaj, że skrupulatne prowadzenie ewidencji czasu pracy i znajomość przyczyn na podstawie których pracownik może usprawiedliwiać swoją nieobecność, ewidencjonować nadgodziny zabezpiecza Cię również przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracowników. 

Informacja o wszystkich osobach poruszających się po obiekcie

Wdrażając listę obecności będziesz mógł łatwo zorientować się, kto i kiedy przebywał w obiekcie. To szczególnie ważne np. w razie zbiorowej ewakuacji lub innej sytuacji która wymaga bieżącej informacji o liczbie osób znajdujących się w budynku. 

W jaki sposób prowadzić rozliczenia czasu pracy

Jak widzisz, jest wiele powodów, dla których warto zdecydować się na skrupulatne prowadzenie ewidencji oraz rejestracji czasu pracy. Najważniejszy z nich to przede wszystkim oszczędność – zarówno finansowa, jak i zasobów. 

No dobrze, więc w jaki sposób mogę prowadzić ewidencję czasu pracy, tak aby była ona skuteczna i wygodna w użyciu? 

Deklaracje

Jedną z form prowadzenia ewidencji czasu pracy jest deklaracja. Jak to działa? Deklaracje działają najlepiej przy krótkich i drobnych zadaniach, których rezultat został z góry określony i… prawidłowo wyceniony. Świetnie sprawdzają się w rozliczeniach z firmami zewnętrznymi, freelancerami, którym zleciło się określoną pracę polegającą na ich wyliczeniu czasu pracy. Sytuacja zdaje się być bardziej skomplikowaną, gdy musisz rozliczać się ze swoimi pracownikami, szczególnie w długich i skomplikowanych projektach. 

Zapisywanie sesji 

Ile czasu poświęciłeś dziś odpisując na służbowe maile? Zapisywanie sesji to nic innego jak włączanie stopera podczas wykonywania każdej czynności i zapisywanie łącznej sumy wyników uzyskanych podczas wykonywania jednej czynności. Wprowadzenie tej metody, szczególnie na początku działalności lub podejmowaniu nowych tematów może pomóc w określeniu średniego czasu jaki powinny zająć powtarzalne czynności. Nie jest to jednak najlepsza metoda, gdyż zajmuje sporo uwagi i czasu, ale pozwala rozwinąć w pracownikach sumienność.  

Arkusze kalkulacyjne 

Dobrą praktyką jest tworzenie ogólnodostępnych dokumentów, które każdy z pracowników biorący udział w projekcie jest zobowiązany uzupełniać. Przygotowanie odpowiedniej tabeli bez wątpienia zajmuje czas, a jej wypełnianie zwykle odbywa się (nie ukrywajmy) tuż przed rozliczeniem miesiąca. Jednak bez wątpienia tabela udostępniona wszystkim pracownikom może sprawić, że będą oni kontrolować jej wypełnianie i mobilizować opornych.

Rozliczanie zadaniowe

A gdyby tak z góry wyceniać czas realizacji każdego zadania? Takie ustalenie pozwala dużo lepiej zorganizować budżet. Będziesz mógł przed wyceną dla swojego klienta poznać koszty konkretnych działań i dzięki temu zminimalizować ryzyko niedoszacowania rozchodów. Oczywiście ten sposób najłatwiej wprowadzić przy współpracy z freelancerami, którzy pracują zdalnie więc stawka, jaką im zapłacisz, to jedyny koszt, jaki generują — w przypadku pracowników na miejscu dochodzą jeszcze wszystkie koszty administracyjne czy utrzymania samej powierzchni biurowej.

Proste programy do rozliczania czasu pracy

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji, które pomagają rozliczać czas pracy i zarządzać projektami. Jedne w prosty sposób pozwalają kontrolować czas poświęcony na poszczególne zadania, inne pozwalają zarządzać zespołem, liczbą zadań i zorientować się na jakim etapie przebiega realizacja. Jeżeli zdecydujesz się na wprowadzenie jednego z nich rozważ, co będzie dla Ciebie najbardziej potrzebne biorąc pod uwagę sytuację i rozwój Twojej firmy.   

Jeden system do zarządzania 

Idealnym rozwiązaniem zdaje się być połączenie wszystkich tych metod w jedno narzędzie, które pozwala na prowadzenie listy obecności, dzięki której wiesz kiedy Twoi pracownicy są gotowi świadczyć usługi w ramach czasu pracy, wszystkie projekty są podzielone na klarowne etapy, etapy na zadania a każdy z pracowników przydzielony do odpowiedniej sekcji może realizować swoje zobowiązania. Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy nie muszą robić nic więcej jak tylko wybrać z listy zadanie nad którym pracują i kliknąć ponownie kiedy przestają je realizować, albo przełączą się na kolejne. Tymczasem Ty otrzymujesz klarowne statystyki związane z czasem poświęconym na dane zadanie, etap i projekt. Ponieważ Twój program pozwala na globalne zarządzanie całą firmą zarówno praca nad projektami jak i rozliczanie pracowników odbywa się automatycznie. Wszystkie nadgodziny, urlopy i nieobecności są ewidencjonowane w systemie, a miesięczny czy kwartalny raport pojawia się po wybraniu odpowiedniego przycisku. To nie musi być tylko piękna wizja! Sprawdź co Icon24 ma do zaoferowania w temacie ewidencjonowania czasu pracy.  

Jak przekonać pracowników?

Nikt nie pracuje wydajnie będąc pod presją, dodatkowo jeżeli jest świadom, że ktoś inny patrzy mu na ręce. Pracownicy często twierdzą, że wprowadzenie w firmie skrupulatnej ewidencji czasu pracy wskazuje na brak zaufania ze strony pracodawcy, tymczasem prawda wygląda nieco inaczej. Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli po co wdraża się tego typu usprawnienia i że jest to również narzędzie, które przyniesie im wymierne korzyści. Uświadom swoim pracownikom, że ewidencja czasu pracy ma służyć zwiększeniu produktywności poprzez wykrycie wąskich gardeł i optymalizację procesów i nie jest w żaden sposób narzędziem do kontrolowania czy wprowadzania represji.