Delegowanie zadań w firmie – Icon24™ to idealny program do delegowania zadań pracownikom

Delegowanie zadań pracownikom – konieczność rozwoju

Delegowanie zadań pracownikom to konieczność wynikająca z rozwoju, niekiedy trudna dla właścicieli ponieważ muszą oddać kontrolę i wykonywanie obowiązków nowej osobie. Wielu pracodawców boi się i nie wie jak delegować zadania podwładnym tak, aby mieć pewność, że zostaną one wykonane dobrze. Największym wyzwaniem w tym zakresie jest to aby przekazać pracownikowi możliwie jak najwięcej informacji dotyczących wykonywanych obowiązków i zadań oraz dobrze określić każde poszczególne zadanie.

Jak delegować zadania pracownikom?

Delegowanie zadań pracownikom wcale nie jest łatwą umiejętnością. Nie wystarczy przekazać mu tego jaki wynik chcemy osiągnąć, ale musimy zadbać o odpowiednie warunki pracy, dostęp do wszelkich niezbędnych informacji i dostarczyć możliwie odpowiednio szeroki zasób wiedzy. Jak delegować zadania pracownikom, tak aby obie strony były zadowolone trzeba się po prostu nauczyć, ale warto trzymać się kilku podstawowych zasad:

1. Delegowanie zadań zacznij od jasnego określenia tematu

Jeżeli chcesz odpowiednio oddelegować zadanie pracownikom musisz w jasny, prosty i klarowny sposób przekazać to co chcesz aby było zrobione, jaki ma mieć to efekt oraz jeśli to konieczne, w jaki sposób należy wykonać zadanie. Warto też omówić z pracownikami sens wykonywanych działań czy konkretnego zadania, objaśnienie im sensowności pomoże w zrozumieniu samej kwintesencji prowadzonych działań, ale też może się okazać, że pracownik podpowie coś o czym my nie pomyśleliśmy.

W tym wypadku warto kierować się zasadą jednego z ojców reklamy Davida Ogilvy’ego”

“Jeśli chcesz odnieść sukces, zatrudniaj lepszych od siebie”

Zatrudniając pracowników jako ekspertów i ufając im w wielu aspektach możemy podnieść jakość firm.

2. Przekaż możliwie jak najwięcej informacji i know-how

Aby pracownik dobrze wykonał swoje zadanie nie wystarczy tylko powiedzieć co ma zrobić lub jaki efekt chcemy osiągnąć. Musimy przekazać mu jak najwięcej informacji lub umożliwić dostęp do nich aby mogli sprawdzić kwestie, co do których nie mają pewności. To o tyle ważne, że wiele firm posiada już własne procedury czy wyznaczone schematy działania. Dostęp do nich na pewno poprawi jakość działania. Jeżeli pracownik wykonuje dane zadanie po raz pierwszy, niewątpliwie łatwiej i szybciej będzie mu je zakończyć jeżeli będzie mógł sprawdzić jak podobne kwestie były wykonywane wcześniej.

3. Określ ramy czasowe

Jasno określony deadline i sposób przekazania wyników realizowanego zadania zwiększa efektywność i motywuje czasowo pracownika. 

4. Jak delegować zadania pracownikom – określ spójną drogę komunikacji

Ważną kwestią jest sposób rozdzielania zadań. Jeżeli lubisz przekazywać zadania i informacje za pomocą różnych kanałów: e-mail, telefonicznie, osobiście, przez czat – możesz mieć pewność, że delegowanie zadań prędzej czy później zawiedzie. W pewnym momencie trudno będzie i Tobie i pracownikom ogarnąć zadania, a więcej czasu będziecie spędzać na przeszukiwaniu kanałów informacyjnych by znaleźć odpowiednią wiadomość.

Polecamy aby delegowanie zadań pracownikom wykonywać za pomocą jednego kanału, a najlepiej programu, który pozwoli wdrożyć wszystkie te rady w jednym miejscu.

5. Ufaj, ale kontroluj

Zbytnia kontrola może demotywować pracowników lub ich niepotrzebnie stresować. Nawet jeśli tylko wysyłasz wiadomość by zapytać jak im idzie, mogą to odbierać jako niepotrzebne ponaglanie. Możesz jednak kontrolować stan danego procesu bez wiedzy pracowników, jeśli wdrożysz odpowiednie narzędzia pozwalające na monitorowanie czasu pracy pracowników i śledzenie postępów wykonywanych zadań.

6. Zanim skarcisz, sprawdź czy delegowanie zadań po Twojej stronie jest jasne dla wszystkich

Zadanie nie zostało wykonane poprawnie? Zanim skarcisz pracownika zastanów się czy aby na pewno przekazałeś mu wszelkie informacje? Czy miał dostęp do niezbędnych danych lub czy jasno się wyraziłeś? Czasami wystarczy jedno zdanie za mało lub użycie złego słowa by obie strony myślały o czymś zupełnie innym.

7. Nagradzaj

Pracownik dobrze wykonał zadanie? Przesłał jego wyniki przed czasem? Wykonał najwięcej tasków z całego zespołu? Warto go wynagrodzić. Nie musisz za każdym razem fundować wyjazdu do SPA. Czasami publiczna pochwała wystarczy, możesz też raz w miesiącu, raz na koniec sprintu, na koniec dużego projektu przygotować podarunku dla najlepszych pracowników. Bilet do kina czy kosz słodyczy to niewielki koszt, ale potrafi dobrze zmotywować. Pamiętaj jednak, nigdy nie karć pracowników publicznie.

Jaki program do delegowania zadań wybrać?

Dlaczego program do delegowania zadań? Właśnie dlatego, aby możliwe było wdrożenie wszystkich rad, które prezentujemy wcześniej. Potrzebujesz programu, który będzie pomagał kompleksowo zarządzać zadaniami, czasem pracy pracowników i dostarczał im możliwie jak największej ilości danych związanych z działalnością Twojej firmy. Taki program to program klasy ERP, jak Icon24™.

Icon24™ to rozwiązanie, które pozwoli Ci na delegowanie zadań pracownikom w jednym miejscu. Ustalasz zadanie, opisujesz je, określasz ramy czasowe i przydzielasz pracownikom lub zespołowi. W czasie jego wykonywania sprawdzasz na jakim jest etapie oraz podglądasz wyniki pracy. Co jest niezwykłe w Icon24™? Delegowanie zadań może uwzględniać urlopy i zwolnienia lekarskie. System przydziela zadania nieobecnej osoby do pracownika wyznaczonego jako zastępstwo. 

Icon24™ to program do zarządzania zasobami całej firmy zatem pozwala na dostęp do know-how i informacji z innych działań lub wcześniej prowadzonych projektów. Każdy uprawniony pracownik będzie mógł otrzymać dostęp do informacji historycznych, a Ty zaoszczędzisz czas na opowiadaniu niuansów ważnych przy wykonywaniu zadań.

Delegowanie zadań pracownikom z Icon24™ jest prostsze, skuteczniejsze i bardziej efektywne.