Jak działa faktura elektroniczna

Autor: Kamil Michno

Słysząc hasło “faktura elektroniczna” zazwyczaj mamy w głowie fakturę przesyłany nam dokument w formacie pdf mailem. Jednak w dobie nowoczesnych systemów wspomagających prowadzenie firmy taka definicja to bardzo duże uproszczenie. Faktura elektroniczna to już nie tylko sam dokument, a system obiegu faktur w firmie, a co za tym idzie także elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy działami w przedsiębiorstwie.

Program do obiegu dokumentów, nie tylko elektroniczny obieg faktur

Nowoczesna firma, to taka, w której identyfikujemy problemy dla każdego procesu i staramy się znajdować dla nich rozwiązania. W przypadku faktur i ogólnie dokumentów, największymi zadaniami do rozwiązania są zazwyczaj:

• konieczność rozsyłania ich do zainteresowanych osób w formie maila albo papierowej;
• długi czas oczekiwania na zajęcie się dokumentem, zatwierdzenie go, dodanie notatek, szczególnie gdy odpowiedzialna osoba jest w delegacji, pracuje zdalnie lub przebywa poza biurem;
• duże ryzyko zagubienia dokumentu podczas przenoszenia z biurko na biurko;
• przepływ informacji, konieczne jest pilnowanie czy osoba decyzyjna zajęła się już dokumentem, a jeśli tak to jaka jest decyzja i czy przekazała go dalej;
• w przypadku dokumentów papierowych konieczne jest często przepisywanie ich wartości ręcznie do systemu;
• często również brakuje spójnego, łatwo dostępnego archiwum dokumentów w firmie, z którego można skorzystać natychmiast i z każdego miejsca.

Te wszystkie kwestie można rozwiązać za pomocą jednego narzędzia – odpowiedniego elektronicznego systemu obiegu dokumentów, które są częścią systemów klasy ERP. Dobrze dobrane narzędzie pozwala na procesowanie dokumentów w sposób zautomatyzowany i całkowicie odbywa się w systemie online. Dzięki temu obieg dokumentacji w firmie odbywa się sprawnie i szybko.

System elektronicznego obiegu dokumentów – automatyzacja

Zazwyczaj obieg dokumentacji w firmie polega na przekazywaniu faktur czy umów z biurka na biurko w celu akceptacji. Proces ten jest mało efektywny i generuje możliwość zagubienia dokumentu lub opóźnień w akceptacji. Elektroniczny system obiegu faktur niweluje ten problem, faktura jest skanowana w sekretariacie firmy i nadawany jest jej odpowiedni bieg. Systemy ERP takie jak Icon24™ pozwalają na automatyzację działań. Jeżeli obieg dokumentów w firmie odbywa się zawsze w uporządkowany, stały sposób, można proces przenieść do systemu, a ten sam zadba o odpowiedni obieg informacji w firmie. Jeżeli fakturę akceptuje w pierwszej kolejności dział zamówień, Icon24™ wyświetla to zadanie na liście zadań do wykonania odpowiedzialnej za to osobie. Kliknięcie przycisku akceptuj powoduje automatyczne zakończenie zadania i wygenerowanie nowego kolejnej w procesie osobie. Program obiegu dokumentów w takiej formie minimalizuje opóźnienia i sam dba o odpowiedni obieg informacji w  firmie. Procesowanie faktur i dokumentów nigdy nie było prostsze.

Elektroniczny obieg faktur – koniec z przepisywaniem danych

Elektroniczny system obiegu faktur w firmie to nie tylko łatwiejsze i bardziej zautomatyzowane procesowanie faktur, ale też mniej pracy w dziale księgowym i mniej pomyłek. Icon24™ posiada możliwość korzystania z funkcji OCR czyli automatycznego rozpoznawania tekstu. Zeskanowanie faktury do systemu nie tylko uruchamia elektroniczny obieg dokumentów, ale też odczytuje dane kontrahenta, NIP, datę faktury, pozycje i kwoty oraz odpowiednio uzupełnia pola formularza w systemie.

Po akceptacji faktury wystarczy wyeksportować ją kilkoma kliknięciami do programu księgowego bez konieczności przepisywania dziesiątek faktur ręcznie. Taka funkcjonalność to realna oszczędność czasu pracowników w firmie, którzy mogą przeznaczyć go na inne zadania.