Icon24 wszystko pod kontrolą (czyli o raportach zarządczych online w czasie rzeczywistym)

Raport z przeglądu zarządzania

Raport z przeglądu systemu zarządzania jakością jest obowiązkiem, które musi spełnić kierownictwo firmy, w którym taki system jest wdrożony. Raport z przeglądu zarządzania zawiera analizę stanu firmy pod kątem wprowadzonego systemu zarządzania jakością, tego w jaki sposób wpłynął on od czasu wdrożenia lub przeprowadzenia poprzedniego raportu. Do jego wykonania niezbędne są dane, które powinny być zbierane przez cały rok takie jak zadowolenie klienta z jakości oferowanych usług czy produktów, realizacji celów jakościowych, wyników audytów oraz kontroli, stanu i realizacji procesów zarządzania i procesów pomocniczych. 

Icon24™ jako system do zarządzania zasobami firmy jest niezwykle przydatny w zakresie zarządzania jakością oraz późniejszego przygotowania dokumenty raport z przeglądu  systemy zarządzania jakością. Pozwala na podstawie modułów obsługi klienta, zadań, magazynu zbierać na bieżąco dane z działalności firmy, aby w odpowiednim momencie wygenerować raport niezbędny do przygotowania analizy przeglądu zarządzania. Co więcej, możliwość zbierania i przetwarzania danych w czasie ciągłym pozwala na kontrolowanie wykonywania i poziomu realizacji systemu zarządzania jakością na bieżąco i korygowania niedociągnięć.

Raporty, które za człowieka robi system

Icon24™ to narzędzie, które jest przydatne nie tylko w firmie, w której funkcjonuje system zarządzania jakością. Pozwala on na realizowanie raportowania w dowolnym dziale firmy na podstawie danych dostarczanych przez pracowników lub systemy wspomagające.

W przedsiębiorstwach, w których działa prężnie dział handlowy, jednym ze stałych, ale uporczywych elementów działania jest comiesięczny, kwartalny i roczny raport sprzedaży, który najpierw dostarczany jest przełożonym przez poszczególnych handlowców, którzy realizują swoje zadania, a następnie tworzony jest zbiorczy raport dla całego działu. Takie funkcjonowanie  jest uporczywe o tyle, że najpierw przełożony musi czekać aż spłyną do niego raporty od pracowników, a następnie musi poświęcić czas na przygotowanie danych zbiorczych. Icon24™ tworzy raporty indywidualne oraz zbiorcze na bieżąco, automatycznie i za pomocą kilku kliknięć. Oszczędza to nie tylko czas pracowników poświęcany na przygotowanie raportu, ale też pozwala na wgląd przez przełożonych w informacje o realizacji targetów oraz reagowanie elastycznie w czasie rzeczywistym.

Icon24™ pomaga również zbierać raporty z czasu pracy pracowników za pomocą urządzeń wspomagających jakim są dedykowane rejestratory czasu pracy. Pracownik pojawiający się w miejscu pracy  loguje czas przybycia i wyjścia za pomocą karty zbliżeniowej na dedykowanym tablecie lub czytniku kart zlokalizowanym w zakładzie pracy. Dane te są zbierane przez system, dzięki czemu przełożeni mają wgląd w stan osobowy załogi w dniu pracy oraz mogą kontrolować faktycznie przepracowane godziny pracy w przypadku możliwości korzystania z elastycznych godzin pracy. Icon24™ pomaga również lepiej planować urlopy dzięki elektronicznym wnioskom i zastępstwom oraz umożliwia pracę zdalną, korzystając z funkcjonalności logowania czasu pracy bezpośrednio z systemu, gdy pracownik nie ma dostępu do urządzenia odczytującego kartę pracownika.

Serwis i magazyn objęty raportem zarządczym 

Miejscami, o których nie myśli się w pierwszej kolejności w temacie raportów, ale w których bieżące raportowanie stanu jest ważne są magazyn firmy oraz firmy serwisowe.

W przypadku magazynu firmy możliwość kontrolowania poprzez generowanie bieżących raportów magazynowych stanu materiałów w magazynie jest kluczowy. Dzięki odpowiedniej automatyzacji, jaką można uzyskać w systemie Icon24™ system nie tylko może podawać aktualny stan magazynowy towarów lub surowców ale też alarmować o jego niskim  stanie lub nawet generować wstępne zamówienia towarów grupując je pod względem dostawcy.

W przypadku firm serwisowych system Icon24™ umożliwia rozliczanie się z klientami oraz gwarantami za pomocą kilku kliknięć. System zlicza liczbę napraw urządzeń, które należą do jednego producenta aby podać zbiorczo raport o takich działaniach i liście wykorzystanych części aby przygotować rozliczenie i wystawić fakturę. Podobnie dzieje się w przypadku klientów, gdzie można wygenerować rozliczenie napraw lub wykonanych usług dla danego klienta i obciążyć go odpowiednią kwotą.

Icon24™ to nowoczesne podejście do raportowania w firmie pozwalający przygotować raport z przeglądu zarządzania  lub na bieżąco kontrolować i zarządzać firmą w sposób bardziej efektywny, elastyczny, szybszy i dokładniejszy jednocześnie oszczędzając czas pracowników i przełożonych.