Nowoczesny sekretariat, obieg dokumentów nawet podczas pracy zdalnej w dziale księgowości

Program OCR (do skanowania i odczytywania faktur) – unowocześnij swój sekretariat

W każdym sekretariacie możemy napotkać podobne dylematy, które szczególnie nasiliły się w czasach, gdy pracujemy zdalnie:

• dokumenty muszą być kopiowane by trafić do odpowiednich osób,
• faktury by być zaakceptowane trafiają z biurka na biurko,
• niektóre dokumenty się gubią,
• zdarza się, że jakiś dokument zawieruszy się i dłużej czeka na akceptację,
• podczas delegacji czy nieobecności w biurze stos papierów rośnie i czekają one na akceptację,
• sekretariat skanuje dokumenty i rozsyła mailami do zainteresowanych osób,
• wiele danych, szczególnie faktur muszą być przepisywane…

Brzmi znajomo? Pewnie tak! ale mamy dobrą wiadomość, na problemy jest jedno, proste rozwiązanie. Oprogramowanie do prowadzenia firmy, które umożliwia elektroniczny obieg dokumentów oraz skanowanie faktur do programu księgowego dzięki funkcjonalności OCR.

Program do skanowania faktur

Co to jest program OCR? OCR to oprogramowanie, które analizuje zeskanowany dokument i odczytuje zapisane tam informacje zamieniając zeskanowane zdjęcie tekstu, w wersję edytowalną. Dzięki temu możliwe jest zeskanowanie faktury, by oprogramowanie OCR rozpoznało dane i uzupełniło odpowiednie pola w systemie, bez konieczności przepisywania. Zmniejsza to liczbę pomyłek i znacząco skraca czas opracowywania dokumentów.

Dzięki temu praca zdalna w księgowości jest możliwa, a w firmie procesy mogą przebiegać szybciej i z użyciem mniejszej ilości papieru. Jak? System Icon24™, który jest jednym z przykładów systemu wyposażonego w program do odczytywania faktur pozwala na zautomatyzowany elektroniczny obieg dokumentów. Wystarczy, że sekretariat zeskanuje dokument, na przykład fakturę do odpowiedniego folderu, a Icon24™ sam pobierze go z folderu na serwerze do programu. Rozpoznając typ folderu np. faktury może uruchomić obieg dokumentu, według wcześniej określonej ścieżki, wyświetlając zadanie akceptacji dokumentu najpierw w dziale zamówień, który potwierdza zgodność, następnie w dziale finansowym potwierdzającym płatności, kolejno osobie dokonującej zapłaty, a gdy ta zaakceptuje wykonanie zadania – wygeneruje kolejne zadanie księgowej odpowiedzialnej za rozliczenie faktury.

Wyposażenie systemu w program do skanowania i odczytywania faktur pozwala na zapis faktur do programu księgowego poprzez eksport odczytanych przez Icon24™ danych do wybranego oprogramowania księgowego.

Nie tylko program do odczytywania faktur

 Icon24™ pozwala nie tylko na odczytywanie faktur i usprawnienie procesu ich obiegu w firmie. Podobny mechanizm można wykorzystać do każdego rodzaju dokumentów, które mogą zostać zeskanowane, odczytane i rozesłane do zainteresowanych osób, a jeżeli dokument wymaga akceptacji – pojawi się on w formie zadania na liście odpowiedzialnych za tę czynność osobom. 

Przeniesienie obiegu dokumentów do systemu Icon24™ pozwala uniknąć problemów zagubionego dokumentu, opóźnień i pozwala na otrzymywanie korespondencji również podczas nieobecności w firmie z powodu delegacji czy pracy zdalnej.