System Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Zastanawiasz się jak zorganizować proces obiegu dokumentów w firmie, aby był sprawny, szybki i mógł być wykonywany nawet, gdy część pracowników pracuje zdalnie podczas Home Office lub w delegacji? To bardzo proste, wprowadź w swojej firmie system Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który jest częścią Icon24™. 

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Icon24™ jest odpowiedzią na potrzeby, jakie zgłaszali nam nasi klienci. Niejednokrotnie zdarzało się, że dokumenty gubiły się podczas wędrówki po firmie. W wielu firmach procesowanie dokumentu wymaga akceptacji przez kilka działów co wymagało przenoszenia papierowych dokumentów z biurka na biurko lub rozsyłania mailem i oczekiwania na odpowiedź każdej z zainteresowanych osób. Taka praktyka sprawia, że dokument łatwo zgubić, a procesowanie dokumentów rozciąga się w czasie. Akceptacja dokumentów była szczególnie trudna, gdy pracownicy przebywali na delegacji lub pracy zdalnej.

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Icon24™ wyposażony jest w Workflow. 

Dzięki Icon24™ ten problem już nie istnieje. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwala na automatyzację procesu akceptacji dokumentu oraz dostęp do niego online z każdego miejsca na ziemi z dostępem do sieci Internet.

Jak to działa program do elektronicznego obiegu dokumentów w praktyce?

• dla każdego typu dokumentów możesz określić ścieżkę akceptacji. Dla przykładu:  faktura powinna być zaakceptowana przez dział zamówień, następnie trafić do dyrektora finansowego celem potwierdzenia wydatku, a na końcu do działu księgowości, aby fakturę zaksięgować i opłacić.
• Sekretariat skanuje dokument do odpowiedniego folderu. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Icon24™, automatycznie pobiera do systemu dokument i przydziela mu odpowiednią ścieżkę workflow, wyświetlając zadanie akceptacji dokumentu osobom, wskazanym w ścieżce.
• W momencie zaakceptowania dokumentu przez pierwszy dział, Icon24™ automatycznie wyświetla zadanie akceptacji kolejnej osobie, aż do momentu gdy ścieżka się kończy. 
• System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Icon24™ pozwala również ułatwiać pracę, dzięki funkcjonalności OCR – czyli rozpoznawania tekstu. Dzięki temu zeskanowany dokument jest rozpoznawany, a wartości są automatycznie wprowadzane do odpowiednich tabel. 
• OCR w Icon24™ to ogromne ułatwienie dla działu księgowości, który nie musi przepisywać ręcznie wartości z faktur, wystarczy, że zaimportuje dane do programu księgowego bezpośrednio z Icon24™ .

Jak System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Icon24™ wyposażony jest w Workflow?

• obieg dokumentów jest szybki i zautomatyzowany. Czas procesowania dokumentu jest szybki ponieważ odbywa się w systemie, a przesyłanie dokumentu jest automatyczne,
• akceptacja dokumentu wymaga tylko kilku kliknięć. Kliknięcie przycisku “akceptuj” sprawia, że system zamyka zadanie u jednego i automatycznie otwiera nowe u kolejnego pracownika wskazanego w ścieżce zadania,
• praca zdalna i delegacje nie są już problemem i nie powodują opóźnień w przeglądaniu dokumentów. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów dostępny jest online,
• System Elektronicznego Obiegu Dokumentów przyspiesza pracę nad dokumentem, uniemożliwia jego zagubienie, ogranicza zużycie papieru i zmniejsza ilość pracy, eliminując konieczność wysyłania maili pomiędzy pracownikami lub przenoszenia papierowych wersji z biurka na biurko, a co ważniejsze usprawnia obieg informacji w firmie.