Na co zwrócić uwagę wybierając system ERP?

Autor: Kamil Michno

System ERP to oprogramowanie do zarządzania firmą, które z definicji ma pomóc w sprawnym kierowaniu przedsiębiorstwem tak, aby przynieść zyski czy zwiększyć efektywność zespołów. Na rynku jest wiele systemów klasy ERP, jednak jak wybrać ten, który będzie odpowiedni dla naszej firmy? Czy kierować się mnogością funkcjonalności? Prostotą użytkowania? A może skupić się tylko na funkcjach potrzebnych teraz? Odpowiedź jest jedna: Wszystko na raz.

Oprogramowanie do zarządzania firmą, takie jak system klasy ERP powinno idealnie odpowiadać na teraźniejsze potrzeby naszej firmy, ale jednocześnie pozwalać na rozwój w przyszłości. System ERP powinien więc być skalowalny, umożliwiać sprawne zarządzanie firmą w przypadku gdy ma kilkunastu pracowników i tak samo sprawnie gdy ich liczba rośnie do kilkudziesięciu czy kilkuset. Oprogramowanie do zarządzania firmą powinno również pozwalać na sprawne włączanie nowych funkcjonalności wraz ze wzrostem zapotrzebowania,

Przede wszystkim idealne dla naszej firmy oprogramowanie do zarządzania firmą powinno odpowiadać na najważniejsze pytania, jakie pojawiają się w kontekście systemu ERP:

Czy ERP odpowiada na nasze potrzeby

Przed wybraniem rozwiązania zastanów się co chcesz uzyskać wdrażając system ERP i kto z tego systemu ma korzystać. Jeżeli chcesz automatyzować pracę, wybierz taki system klasy ERP, który pozwala na wdrożenie workflow. Jeśli chcesz zwiększyć efektywność pracy pracowników zdalnych, poszukaj rozwiązania, które pozwala na zdalny dostęp, logowanie czasu pracy i sprawne delegowanie zadań w systemie, a następnie łatwą kontrolę.

Czy nie jest zbyt rozbudowany lub za mało funkcjonalny

Oprogramowanie do zarządzania firmą powinno być w sam raz. Uszyte na miarę Twojej firmy. Powinno zawierać takie funkcjonalności, z jakich chcesz korzystać teraz, ale jednocześnie powinno dawać możliwość rozwoju w przyszłości. Modułowy system ERP online to często idealne rozwiązanie. Pozwala wybrać funkcjonalności, z których chcemy korzystać teraz oraz po prostu uruchamiać kolejne w przyszłości. Ważne aby system klasy ERP miał już te funkcjonalności abyśmy nie musieli czekać kilka miesięcy na ich wdrożenie.

Czy jest dostępny

Na rynku istnieje wiele rozwiązań typu system ERP , część z nich dostępna jest online w modelu SaaS, instalowana na serwerach dostawcy, część można kupić i zainstalować na własnych serwerach, a jeszcze kolejna partia to oprogramowanie instalowane na komputerach użytkownika. W XXI wieku wydaje się, że najrozsądniejszym rozwiązaniem jest system ERP online użytkowany w modelu SaaS. Dzięki temu płacimy miesięczny abonament, przez co unikamy jednorazowej dużej inwestycji, płacimy za konkretną usługę albo w postaci modułów lub też za każdego użytkownika systemu. Nie martwimy się sprawą utrzymania infrastruktury, a sam system ERP online jest automatycznie aktualizowany i otrzymuje najnowsze poprawki bezpieczeństwa i nowe funkcje bez konieczności naszej ingerencji.

Czy jego obsługa jest prosta

System ERP powinien wspomagać działania w firmie, ale nie zajmować zbyt wiele uwagi użytkowników. Powinien więc być przyjazny, prosty i intuicyjny w użytkowaniu, a użytkownik nie powinien zastanawiać się jak wykonać daną czynność.

Dla przykładu Icon24™ to system klasy ERP , w którym można określić własne nazewnictwo, a w przypadku automatyzacji zadań określić nawet konkretne przyciski akcji akceptacji lub odrzucenia dla każdego z podzadań inne, odpowiadające danej czynności.

Oprogramowanie do zarządzania firmą nie powinno więc zabierać zbyt wiele uwagi użytkownika w zakresie korzystania z niego.

Czy pozwala przenieść kluczowe procesy w jedno miejsce

Jedną z głównych korzyści jakie niesie system ERP online to pożegnanie arkuszy kalkulacyjnych, wielu programów do obsługi poszczególnych zadań i przeniesienie kluczowych procesów, jakie odbywają się w firmie do jednej, centralnej bazy informacji. Dzięki temu w połączeniu z dostępem online można zarządzać zasobami przedsiębiorstwa za pomocą jednego narzędzia. A ponieważ w praktyce wiele działów firmy współpracuje ze sobą, nie ma powodu, aby korzystały one z odseparowanych od siebie narzędzi. Jedno narzędzie pozwala na płynny przepływ know-how, obieg informacji i dokumentów w całej firmie oraz na kontrolowanie procesów i tego co dzieje się aktualnie w przedsiębiorstwie za pomocą jednego narzędzie, w dodatku dostępnego online. System ERP online pozwala więc na pracę i zarządzanie firmą z dowolnego miejsca na świecie z dostępem do Internetu.

Czy umożliwia dopasowanie do procesów w firmie zamiast dopasowania procesów do systemu

Jaki powinien być system klasy ERP? Powinien narzucać rozwiązania czy dopasowywać się do procesów, które istnieją i są sprawdzone w Twojej firmie? Oczywiście to drugie, dlatego powinieneś szukać rozwiązania, które pozwala Ci dostosować działanie systemu, procesy i nazewnictwo, do tego co już wypracowałeś.

Znowu powołując się na system ERP online Icon24™, to system, który wdrażany jest metodą IconWay™, a więc producent oferuje pomoc w konfiguracji i dostosowaniu oprogramowania do zarządzania firmą tak, aby jak najlepiej odzwierciedlał procesy jakie zachodza w Twojej firmie.

Czy oferuje wsparcie we wdrożeniu

Pozostając jeszcze chwilę przy wsparciu we wdrożeniu, system klasy ERP i przeniesienie do niego procesów firmy to na tyle duże, ważne i często niełatwe zadanie, że ten aspekt powinien być jednym z kluczowych przy wyborze rozwiązania. Jak wszystko co nowe, również systemu ERP trzeba się nauczyć i odpowiednio przygotować narzędzie do pracy, Ty jednak nie możesz zatrzymać się na miesiąc by w pełni skupić się na wdrażaniu narzędzi. Wybierz zatem system, który pozwoli Ci skupić się na biznesie, a dostawca rozwiązania zajmie się pomocą we wdrażaniu oprogramowania i pokaże jak z niego efektywnie korzystać.

Czy oferuje korzyści na jakich Ci zależy

Ostatni będa pierwszymi. Znów ostatni aspekt w zestawieniu, ale jeden z najważniejszych czyli co możesz zyskać wdrażając konkretne rozwiązanie. Każdy system ERP jest inny i oferuje inne zakresy funkcjonalności oraz korzyści.

Jeżeli zależy Ci na zwiększeniu efektywności zespołu, szukaj narzędzia z dobrym modułem Zadania umożliwiającym automatyzację dzięki workflow, automatyczne zastępstwa w przypadku urlopów i możliwość łatwego delegowania zadań i przejrzystego ich podglądu przez pracownika.

Jeśli skupiasz się na sprzedaży i obsłudze klienta wybierz narzędzie, które pozwoli Ci na sprawne zarządzanie kontaktami, procesem sprzedaży i późniejszą obsługa klienta poprzez system ticketowy. W firmach, które zajmują się np. serwisem sprzętu przyda się także moduł magazynu do efektywnego zarządzania stanem magazynowym chociażby urządzeń zastępczych. A co ważniejsze, wszystkie wymagane moduły powinny się przenikać i ściśle ze sobą współpracować tak, abyś wykorzystał system ERP online w możliwie pełny i najlepszy sposób.