Kiedy warto wdrożyć system ERP w firmie?

Co to jest system ERP i w ogóle po co mi coś takiego? ERP to nic innego jak system, który pomaga zarządzać procesami w firmie. Jego zadaniem jest uporządkować to co dzieje się w Twoim przedsiębiorstwie, pomóc nim zarządzać, zbierać i przetwarzać dane, a przede wszystkim oszczędzić docelowo czas przez automatyzację pewnych procesów.

1. Gdy nie masz pojęcia co robią Twoi pracownicy

W niewielkiej firmie łatwo jest wiedzieć co robi każdy z Twoich pracowników i jakie zadania wykonuje. Problem pojawia się, gdy Twoja firma prężnie się rozwija, a zespół powiększa. Wraz ze wzrostem liczby pracowników trudniej jest już ogarnąć zadania poszczególnych osób. Wdrożenie systemu ERP pozwala mieć nie tylko podgląd do wykonanych, zaplanowanych i przeterminowanych zadań, ale też możesz sam je planować i zlecać. System do zarządzania firmą Icon24™ pozwala zaplanować też datę wykonania i przypomina o konieczności zrobienia czegoś za pomocą wcześniej zdefiniowanych powiadomień, mailowo lub w samym systemie. Nasza platforma posiada kalendarz online, w którym możesz wprowadzić wszytskie najwazniejsze wydarzenia.

2. Klienci czują się zaniedbani i odchodzą do konkurencji

Każdy przedsiębiorca marzy o dużej ilości klientów, którzy regularnie płacą i dokupują nowe usługi. Dużo klientów to jednak również pewien problem, który należy sprawnie i w miarę wcześnie rozwiązać. Mając dużą grupę klientów lub kontaktów ciężko jest spamiętać każdego z nich, a na pewno o każdego indywidualnie zadbać. Możesz jednak wykorzystać system, który pomoże Ci zautomatyzować proces obsługi klienta.

W Icon24™ możesz zautomatyzować ścieżkę kontaktu z klientem, dzięki czemu system przypomni Ci, że nadeszła pora na telefon lub e-mail by się przypomnieć. Możesz również wykorzystać prosty CRM aby wygenerować spersonalizowany newsletter e-mail. Nie musisz pisać do każdego kontrahenta osobno, możesz ustawić jeden wzór i określić, w którym miejscu ma pojawić się np. Imię odbiorcy. 

Jeżeli chcesz osobiście skontaktować się z klientem, na przykład miesiąc po zakupie, możesz takie zadanie ustawić w systemie, a Icon24™ automatycznie będzie Ci przypominał o konieczności kontaktu i wyświetli Ci takie zadanie na liście zadań. Co więcej, nie musisz ręcznie ustawić terminów dla każdego nowego klienta bo system zrobi to za Ciebie do każdego nowego kontaktu.

3. Tracisz czas na znalezienie klienta i poznanie statusu sprawy

Zadzwonił klient, a Ty nie wiesz na czym stoi jego sprawa? Pracownik jest na urlopie i nie przekazał bieżących spraw? Właśnie w tym momencie przyda Ci się system do zarządzania procesami. Wiele systemów CRM ma możliwość dołączania notatek, jednak są i takie, które podpinają pod kartę kontrahenta maile, mają opcję dołączenia dokumentów i tworzenia notatek w postaci chatu. Takie funkcje ma system Icon24. Dodatkowo, mało spotykaną jest opcja ustawienia zastępstw i wyznaczenia osoby, która będzie otrzymywała zadania, generowane dla nieobecnego pracownika na czas jego absencji. Dzięki temu każdy klient ma zapewnioną ciągłość obsługi, a nikt nie musi tracić czasu na szukanie danych i dokumentów, które jego dotyczą.

4. Szukasz powodu opóźnień w projektach

Często się zdarza, że nad danym projektem pracuje wiele osób. Powszechne są również opóźnienia i “fakapy na deadline’ach”. Wielu managerów zmaga się z problemem zidentyfikowania tak zwanych “wąskich gardeł”, gdzie ich projekty są spowalniane.

Systemy ERP pozwalają na śledzenie ścieżki życia projektu. Jeżeli jakaś osoba otrzymuje zadanie do wykonania, Ty będąc przełożonym będziesz widział czy rozpoczęła już jego realizację lub czy może przekroczyła termin. Wyświetlając harmonogram zadań dla danego projektu możesz w łatwy sposób podejrzeń, na jakim jest on etapie i jakie są kolejne kroki.

5. Gubisz dokumenty

Gdyby “Ctrl+F” istniało w realnym życiu. Myślałeś o tym? Zdarzyło Ci się szukać umowy albo zgubić fakturę, która krążyła po firmie zbierając kolejne podpisy do akceptacji? Trochę jak na szlaku turystycznym zbierając pieczątki górskich schronisk, prawda?

Systemy ERP wspomagające obieg dokumentów w firmie eliminują ten problem. Dokument, który trafia do sekretariatu jest skanowany do systemu i w zależności od jego typu trafia do odpowiedniej ścieżki obiegu. Faktura zakupowa wymagająca akceptacji może trafić jako zadanie do odpowiedniego managera, który zrobi to klikając jeden guzik w systemie, a ten wyśle komunikat do odpowiedniej osoby. Dokument, który ma trafić do kilku osób w firmie? Nie trzeba go kopiować, wystarczy rozesłać przez system do adresatów, a Ci mogą go skomentować lub przygotować odpowiedź korzystając z szablonów.

Systemy takie jak Icon24™ pozwalają również na rozpoznawanie tekstu, dzięki funkcji OCR. Pozwala to oszczędzić czas na przepisywaniu np. faktur VAT do systemu. Wystarczy, że Twoja księgowa wyeksportuje dane do pliku i wrzuci paczkę do swojego programu księgowego.

Każdy dokument można podpiąć pod kontrahenta lub projekt, albo po prostu wyszukać bez konieczności przeglądania segregatorów.

6. Dobijają Cię formalności

Ewidencja Czasu Pracy, generowanie listy płac, generowanie przelewów bankowych, przepisywanie faktur, pilnowanie terminów. Jeśli to wszystko spędza Ci sen z powiek, to jest to najlepsza oznaka, że potrzebujesz pomocy w postaci systemu typu ERP. Potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci pilnować terminów, a przede wszystkim zautomatyzuje część pracy oszczędzając czas, który spędzasz na formalnościach.