Jak efektywnie wdrożyć system Rejestracji Czasu Pracy w firmie?

Autor: Kamil Michno

Rejestracja Czasu Pracy wielu osobom kojarzy się po prostu z ewidencjonowaniem wejść i wyjść z zakładu pracy i w podstawowym zakresie tego pojęcia mają rację. Wdrażając jednak w swoim przedsiębiorstwie system RCP możemy w dużo szerszym aspekcie wykorzystać to, co daje nam ewidencja czasu pracy. Jak? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.

System RCP – sposób na większą efektywność

W najprostszym sensie, ewidencja czasu pracy za pomocą systemu RCP to automatyzacja rozliczeń pracowników. Załoga, która samodzielnie loguje rozpoczęcie i zakończenie pracy, które ewidencjonowane jest w systemie zmniejsza ilość pracy dla działu kadr, który nie musi już ręcznie uzupełniać tabeli. Wystarczy wygenerować raport. To oczywista korzyść, a w połączeniu z dostępem do systemu RCP online, pozwala na ewidencjonowanie czasu pracy również pracowników zdalnych.

W szerszym znaczeniu Ewidencja Czasu Pracy to również skupienie się na czasie poświęconym przez danego pracownika na rozwiązanie konkretnego zadania. Jak? System Icon24™ posiadam moduł, w którym rozpisywane jest każde zadanie delegowane pracownikowi. Pozwala to na uporządkowanie zadań, ustalenie priorytetów, kalendarza i lepszy przepływ informacji. Funkcjonalność ta pozwala również pracownikowi zaznaczyć rozpoczęcie realizacji konkretnego zadania, wstrzymanie i zakończenie. Wyrobienie nawyku zaznaczania realizacji zadania i jego zakańczania w systemie przez pracowników, lub odznaczania, że w danym momencie przerwaliśmy pracę lub wróciliśmy do niej, pozwala na spojrzenie przez pracownika i pracodawcę ile faktycznie czasu wymaga wykonanie konkretnego zadania. Skutkiem tego powinno być lepsze planowanie dnia pracy dla pracownika, z uwzględnieniem zrealizowania zadania w terminie, a także bardziej trafna wycena zadań i projektów przez przełożonych. Poznaj korzyści systemu Icon24™ – https://icon24.pl/korzysci/

Rejestracja Czasu Pracy = bardziej zadowolony pracownik

Ewidencja czasu pracy w systemie RCP daje nam dodatkowy benefit, który jest jakby skutkiem ubocznym całego procesu – bardziej zadowolonego pracownika. A wiadomo, że jeśli pracownik jest zadowolony to wykonuje pracę lepiej oraz rzadziej myśli i zmianie pracodawcy. Jak to się dzieje? Po pierwsze system RCP pozwala na logowanie pracy z dowolnego miejsca na świecie z dostępem do Internetu oraz dostęp do swojej listy zadań, co za tym idzie pracodawca może zdecydować się wprowadzenie pracy w trybie Home Office bez negatywnych skutków wynikających z nieobecności pracownika w biurze. Co więcej, badania wykazały, że pracownik pracujący na Home Office jest o 13% bardziej skuteczny, a pracodawca może osiągnąć oszczędności operacyjne wynikające np. z mniejszego zużycia prądu.

Rejestracja czasu pracy w systemie online to również umożliwienie korzystania z elastycznych godzin pracy. System RCP dzięki dostępowi online pozwala na kontrolowanie faktycznego czasu pracy przez pracownika i elastyczne wybranie nadgodzin lub odpracowanie dnia, w którym pracował krócej. Takie udogodnienie daje naszemu pracownikowi możliwość załatwienia swoich spraw bez konieczności wybrania urlopu oraz planowania tygodnia i odpowiedniego dostosowania go do prywatnego życia. Utrzymanie work-life balance staje się prostsze, a to przekłada się na większą efektywność, a więc zysk pracodawcy.

Jak wdrożyć system RCP w firmie?

Wdrożenie systemu RCP ze strony technicznego wdrożenia nie jest trudne. Wystarczy dostęp do systemu Icon24™ oraz podłączenie do dedykowanego urządzenia z aplikacją IconRCP™. Dzięki temu pracownicy wchodzący do zakładu pracy mogą za pomocą karty, breloka lub kodu logować wejście do pracy. Podczas pracy zdalnej wystarczy natomiast dostęp do systemu Icon24™ z poziomu przeglądarki.

Większą pracę natomiast należy przyłożyć do wdrożenia czegoś takiego jak ewidencja czasu pracy wśród pracowników i przekonania ich do wykonywania określonych zadań, a więc wyrobienia nawyku rejestracji na wejściu i wyjściu z pracy (analogicznie rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej) oraz rozpoczęcia i zakończenia pracy nad zadaniem. W tym względzie na pewno konieczne będzie zastosowanie okresu przejściowego, w którym pracownicy będa uczyć się i przyzwyczajać do nowego systemu oraz procedur, a także “zapominalstwo” będzie traktowane z przymknięciem oka.

W tym czasie powinniśmy również zmobilizować pracowników do korzystania z rejestracji czasu pracy właśnie benefitami:

• elastycznym czasem pracy;
• możliwością pracy zdalnej (również niespodziewanej w sytuacjach awaryjnych);
• skuteczniejszym planowaniem pracy (mniej frustracji przy okazji zbliżających się deadline’ów lub niespodziewanych dodatkowych, pilnych zadań);
• poprawieniem własnej efektywności, co może być wynagradzane premiami.

Co ważne, system RCP i ewidencja czasu pracy nie powinny być odczuwalne przez pracownika jako narzędzie kontroli i “oko wielkiego brata”. Powinno być przyjęte zarówno przez pracowników, jak i managerów jako narzędzie, które obu stronom ma pomóc w poprawianiu efektywności. Rejestracja Czasu Pracy powinna być narzędziem, które pozwala pomóc pracownikowi poprawić swoją efektywność i wyeliminować przeszkody lub niedociągnięcia, tak aby obie strony zadowolone z wyników.