Efektywne zarządzanie zespołem

autor: Kamil Michno

Prowadząc firmę w dzisiejszych czasach spotykasz się z wieloma wyzwaniami i zadaniami. Poza odpowiadaniem na codziennie problemy bieżącej pracy musisz także rozwiązywać kwestie związane ze sprawnym działaniem całej firmy, a jednym z najważniejszych jest zarządzanie zasobami ludzkimi. Jak wdrożyć zarządzanie pracownikami w firmie? Czy zarządzanie ludźmi może być smart i wykorzystywać automatyzację, zmniejszając tym samym ilość czasu spędzaną na ten proces? Tak! A odpowiedzią na te pytania jest system Icon24™.

 Zarządzanie personelem to nie tylko kadry

Wiele osób błędnie uważa, że zarządzanie personelem albo zarządzanie zasobami ludzkimi to po prostu kadry czy HR. Prawda jest taka, że kadry i HR to tylko część całego procesu związanego z zarządzaniem zespołem. Na ten składa się również kwestia delegowania zadań pomiędzy pracowników i zespoły, zarządzania projektami i ich wyceną, ale też kontrolowanie urlopów, zapewnianie zastępstw oraz ciągłości pracy w projektach. Nowoczesne rozwiązania pozwalają na automatyzację działań, zapewnianie zastępstw i ciągłości pracy w projektach, co skutkuje szybszym czasem realizacji, niwelowaniem wąskich gardeł i mniejszym stresem w zespole.

Zarządzanie pracownikami – zacznij od zadań

Efektywne zarządzanie zespołem to przede wszystkim odpowiednie delegowanie zadań i automatyzacja procesu przebiegu projektów. System Icon24™ pozwala na prowadzenie projektów i zarządzanie poszczególnymi zadaniami w sposób prosty, przejrzysty i niezwykle efektywny. Możesz stworzyć zadanie, rozdzielić je pomiędzy pracowników lub zespoły, określić czas wykonania i priorytety. Pracownik w czasie zajmowania się zadaniem uruchamia je, pauzuje i zakańcza, dzięki czemu masz możliwość pozyskać wiedzę na temat dokładnej wyceny projektu poprzez mierzenie roboczogodzin spędzonych nad nim.

Bieżąca analiza postępu pracy pozwala na identyfikowanie i eliminowanie wąskich gardeł. Funkcjonalność workflow pomaga wprowadzić zarządzanie zespołem  na wyższy, zautomatyzowany poziom. Zadania, które są powtarzalne, jak np. rozsyłany i akceptowanie faktur po firmie możesz zautomatyzować określając stały scenariusz. Gdy jeden dział zaakceptuje wydatek, faktura może zostać przesłana dalej, bez konieczności przybijania pieczątek, podpisów i biegania po biurze. 

Również działania w projekcie mogą być zautomatyzowane, zakończenie zadania może powodować konkretną akcję jak np. wygenerowanie kolejnego zadania tej samej lub innej osobie czy powiadomienia do przełożonego w celu weryfikacji. Automatyzacja zadań pozwala na bardziej efektywne zarządzanie zespołem dzięki oszczędności czasu, uniknięciu zbędnych czynności i uporządkowaniu terminarza pracy.

Kadry w Icon24™ – Automatyczne zarządzanie personelem

Automatyzacja to słowo klucz, które upraszcza pracę, zmniejsza ilość niepotrzebnych czynności, ale też pozwala nie myśleć o sprawach, które nas tylko upraszczają. Zarządzanie personelem w Icon24™ to nie tylko zadania, ale też zastępstwa w czasie urlopów. Pracownik składając w systemie wniosek urlopowy wyznacza zastępującego go pracownika. Pracodawca akceptując taki wniosek potwierdza nie tylko absencję pracownika, ale fakt, że wszystkie zadania nałożone na nieobecną osobę będą się w tym okresie wyświetlały zastępcy jako te do wykonania.  Pomaga to w ograniczeniu opóźnień w projektach, w łatwy przepływie know-how w firmie i ciągłości pracy.  Nieobecny pracownik może spokojnie wypoczywać i wrócić do pracy mając pewność, że jego zadania zostały wykonane, a Twoi klienci zapomną o haśle “sezon urlopowy” w kontekście Twojej firmy.

Icon24™ to również kadry i  zarządzanie zasobami ludzkimi za pomocą kilku kliknięć. Urlopy to tylko część wszystkich funkcjonalności. Pracownik rozpoczynając i kończąc pracę loguje się poprzez odbicie identyfikatora lub breloka NFC na dedykowanym urządzeniu, a system sam zapisuje dane czasu pracy. Ponieważ Icon24™ to system dostępny online, wszystkie działania można wykonywać zdalnie, więc masz możliwość efektywnego zarządzania zespołem rozproszonym, pracującym zdalnie, w różnych oddziałach oraz gdy nie ma Cię na miejscu. A na koniec miesiąca wystarczy kilka kliknięć aby wygenerować listę płac na podstawie systemu. Minimum pracy, maksimum korzyści.