Zarządzanie projektem i minimalizowanie ryzyka

Zarządzanie projektami nie jest łatwą sztuką w normalnych warunkach, a w czasie kryzysu, szczególnie gdy mamy do czynienia z rozproszeniem pracowników jest sztuką ekstremalnie trudną. Ale czy musi tak być? Czy istnieją narzędzia, które pomagają zarządzać projektami w efektywny i prosty sposób?

Trudna sztuka zarządzania projektami

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach to sztuka niemalże wymagająca wojennego kunsztu. Zaczyna się od planowania i harmonogramowania zadań, przez realizację przy jednoczesnym kontrolowaniu i elastycznym neutralizowaniu zagrożeń, po końcowe
rozliczenie i audyt kosztów.

W podejściu tradycyjnym wystarczy tak naprawdę określić cel projektu, a następnie podzielić proces osiągnięcia celu na poszczególne kroki czy podzadania i sprawdzać ich terminową realizację. Przy takim podejściu najważniejsze dla nas jest określenie celu projektu, budżetu
i harmonogramu, a w końcowym etapie skontrolowanie poprawnego wykonania zadania i jego jakości.

Zwinny system zarządzania zadaniami Agile

W nowocześniejszym podejściu, które w ostatnich latach przeważa, szczególnie ze względu na fakt coraz większej realizacji projektów informatycznych stosuje się podejście zwinne (Agile), w którym zespół ma określony cel, ale realizuje wykonując poszczególne etapy,
jednocześnie dopasowując się do zmieniających się potrzeb odbiorcy czy zakresu projektu. W takim podejściu projektowym w pierwszej kolejności wykonuje się prototyp lub okrojoną wersję końcowego produktu (MVP), a następnie sprawdza się czy produkt odpowiada
potrzebom odbiorcy i koryguje założenia tak, aby robił to w jak największym stopniu. Takie podejście pozwala na nieustanny rozwój produktu i podążanie za rynkowymi trendami.

Efektywne zarządzanie projektem przy zmiennym celu

Jak zatem zarządzać projektem, przy nieustannie zmieniających się założeniach, tak aby wykonywać go efektywnie i minimalizować ryzyka związane z integralnością, komunikacją, rozproszeniem zespołu i efektywnością? W tym wypadku pomocne, a wręcz konieczne jest
wdrożenie narzędzia, które pozwoli tego dokonywać. Takim narzędziem jest system klasy ERP taki jak Icon24™. System ERP to narzędzie, które pozwala nam zarządzać zasobami naszej firmy, a takimi są właśnie ludzie, ich roboczogodziny, projekty, budżet etc.
Zarządzanie wszystkimi kluczowymi w procesie realizacji projektu elementami za pomocą jednego narzędzia pomaga zachować integralność i efektywność.

Icon24- system do zarządzania projektami

Icon24™, jako system do zarządzania projektami, posiada wbudowany moduł Projekty, w którym kierownik projektu może określać zadania dla każdego z poszczególnych pracowników czy zespołów, określając jednocześnie priorytet i czas wykonania, oparty na wycenie czasowej uzyskanej od team leadera. Team leader może określić wycenę dotyczącą tego, ile czasu zajmie mu realizacja danego zadania opierając się na dostępności swojego zespołu. W systemie może sprawdzić ile projektów jest realizowanych, ale też sprawdzić planowaną absencję swoich pracowników, a dzięki temu dokonać wyceny ze sporą dokładnością.

W procesie realizacji zadania istotną funkcjonalnością systemu jest bieżąca kontrola realizacji. Kierownik projektu może na bieżąco sprawdzać stan realizacji zadania, kontrolując dzięki temu założony harmonogram i zwiększając efektywność całego procesu. Zauważając,
że dany proces realizowany jest wolniej niż zakładano, może zdecydować o działaniach, które przyspieszą jego realizację.

Wykorzystując moduł Projekty kierownik może również na bieżąco komunikować się z zespołem realizującym, przekazując komentarze lub notatki do wykonanego zadania. Jeżeli jest to projekt informatyczny, po zakończeniu etapu, funkcjonalność poddawana jest testom.
Testerzy zwracają uwagi, a zespół realizujący dokonuje poprawek.

W systemie Icon24™, wszystko odbywa się w jednym ekosystemie, co zapewnia przejrzystość i efektywność obiegu informacji. W takim modelu żadna informacja nie może zaginąć i być pominięta, a w przyszłości jest łatwa do odnalezienie i weryfikacji.

Zmniejszanie ryzyka i zwiększanie efektywności w przyszłości

Próbując określić największe ryzyka w realizacji projektów, można by wymienić:

• opóźnienie w realizacji,
• przekroczenie budżetu,
• chaos komunikacyjny.

Wdrażając w swoim przedsiębiorstwie metodologię zarządzania projektami trzeba przede wszystkim zwrócić uwagę, nie tylko na samą metodykę, ale i narzędzia, które pomogą nam sprawnie i efektywnie zarządzać projektami w przedsiębiorstwie.

Zarządzanie projektami w Icon24™ pomaga nie tylko prowadzić projekt, zgodnie z obraną metodologią, ale też dokonywać bieżącej i długofalowej analizy. System pomaga określać w jakim stopniu zaplanowany harmonogram pokrywa się z realizacjami, aby w przyszłości
dokonywać lepszych wycen. Pozwala na lokalizowanie wąskich gardeł, utrzymywanie wysokiej efektywności i kontroli nad projektem. Koniec końców pozwala na uporządkowane prowadzenie projektów zmiennych i zapewnienie stałej komunikacji wszystkich członków zespołu, a więc zminimalizowanie ryzyka projektowego w najbardziej newralgicznych punktach.