Zarządzanie ludźmi w firmie w systemie Icon24™

autor: Kamil Michno

Ludzie to najcenniejszy zasób każdej firmy. Zarządzanie ludźmi w firmie to nie lada wyczyn, od zarządzania ich umowami oraz urlopami, po rozdzielanie zadań aż po rejestrację czasu pracy. Każda z tych dziedzin wymaga sprawnego i wygodnego podejścia zarówno dla kadry zarządzającej, działu HR i kadr aż po pracowników, którymi kierujemy.

Zarządzanie ludźmi – wiele wymiarów, jeden system

Zarządzanie ludźmi za pomocą systemu Icon24™ wchodzi w zupełnie nowy, bardziej zaawansowany, ale jednocześnie prostszy w obsłudze wymiar. Naszym nadrzędnym celem projektując system było stworzenie zaawansowanego oprogramowania, dla którego zarządzanie ludźmi w firmie będzie czymś kompleksowym, a jednocześnie prostym w użytkowaniu. Prześledziliśmy w jaki sposób w poszczególnych działach firmy przebiega zarządzanie ludźmi i przenieśliśmy te procesy do systemu Icon24™. Jednocześnie chcieliśmy aby zarządzanie ludźmi w firmie za pomocą Icon24™ było możliwie najprostsze, intuicyjne, a w wyniku tego bardziej efektywne.  

Jakie moduły systemu Icon24™ ułatwią Ci zarządzanie ludźmi w firmie?

• Rejestracja Czasu Pracy

Pozwala na ewidencjonowanie rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy, zarówno w biurze jak i zdalnie podczas pracy poza siedzibą firmy.

• Ewidencja Czasu Pracy

Chcesz w szybki sposób sprawdzić Ewidencję Czasu Pracy każdego pracownika lub zbiorczo grup pracowników? Moduł ECP pozwala w szybki sposób rozliczyć każdego z pracowników z przepracowanych godzin, sprawdzić absencje i przygotować niezbędne raporty analityczne oraz dokumenty niezbędne do wypłacenia wynagrodzenia.

• Kadry

Wszyscy pracownicy, ich kompetencje oraz dokumentacja w jednym miejscu. Możesz zarządzać zespołami online, z dowolnego miejsca, o dowolnej porze. Moduł Kadry pozwala Ci także budować zespoły, niezbędne do realizowania projektów lub delegowania zadań wszystkim członkom zespołu, a nie tylko pojedynczym pracownikom.

• Projekty

Moduł Projekty umożliwia rozpisywanie projektów, podział ich na zadania, przydzielanie zespołów i zarządzanie budżetem projektu.

• Zadania

Deleguj zadania poszczególnym pracownikom lub całym zespołom. Dzięki symbiozie wszystkich modułów, system wykrywa absencję pracowników i pozwala na realizowanie zastępstw. Ustal osobę zastępującą nieobecnego pracownika by Icon24™ automatycznie wyświetlał mu zadania za osobę nieobecną. 

Każdy z powyższych modułów pozwala Tobie i twoim  pracownikom na organizowanie swoich zadań i czasu pracy i zwiększenie efektywności poprzez automatyzację i skrócenie czasu na realizację poszczególnych zadań.

Zarządzanie ludźmi w firmie podczas pracy zdalnej i delegacji

Rozmowy z naszymi klientami, którzy wdrożyli system Icon24™ potwierdziły, że zarządzanie ludźmi w firmie w czasie, gdy konieczne było przeniesienie się na pracę zdalną, było o wiele prostsze i nie wyobrażają sobie tego procesu gdyby musieli zarządzać ludźmi w sposób tradycyjny.

Niezależnie od tego czy Twój zespół pracuje w domu, w terenie u klienta, w czasie delegacji czy po prostu zarządzasz wieloma oddziałami – Icon24™ to idealne rozwiązanie na zarządzanie ludźmi. System dostępny jest online, a więc zarówno kadra zarządzająca jak i pracownicy mogą z niego korzystać z dowolnego miejsca z dostępem do sieci. Nawet pracownicy pracujący w terenie, jak np. przedstawiciele handlowi mogą w wygodny sposób korzystać z Icon24™, wykorzystując w tym celu dedykowaną aplikację IconSmart™.     

Co więcej, nasi klienci zauważyli, że zwiększyła się efektywność pracy osób pracujących poza siedzibą firmy i skrócił się czas na realizację zadań, a nawet podpisywanie dokumentów? Jak to zrobiliśmy? 

Skracanie czasu realizacji zadań

Każdy z pracowników ma w swoim dashboardzie widoczny moduł Zadania. W dowolnym momencie może sprawdzić aktualne zadania i przejść do ich realizacji. Delegowanie zadań za pomocą systemu Icon24™ zamiast maili, spotkań czy telefonów porządkuje je automatycznie w jednym miejscu i według ustalonego schematu włączając w to termin realizacji, priorytet czy zespół. Ponieważ Icon24™ to kompleksowy system do zarządzania całą firmą, wiele informacji niezbędnych do realizacji zadania dostępna jest z poziomu systemu. Dzięki temu nie ma konieczności angażowania innych osób z poszczególnych działów, gdyż informacja dostępna jest w systemie.  

Szybsze podpisywanie i akceptowanie dokumentów podczas nieobecności

Podobnie jak z delegowaniem zadań, możemy w systemie Icon24™ realizować przepływ dokumentów. Wystarczy zeskanować dokument i nadać mu odpowiednią ścieżkę np. “Faktura”. System będzie generował zadania poszczególnym osobom odpowiedzialnym za zaakceptowanie dokumentu. Dzięki temu nie ma konieczności rozsyłania maili lub papierowych kopii. Wszystko dostępne jest w systemie, doskonale wiadomo na jakim etapie dokument czeka na akceptację, a po jego zaakceptowaniu, Icon24™ przesyła dokument do kolejnej osoby zgodnie z ustalonym schematem.

Czy zarządzanie ludźmi w firmie jest prostym zadaniem?

  Zdecydowanie to odpowiedzialne i niełatwe zadanie. Ale używając odpowiednich narzędzi, automatyzując część procesów i tworząc centralną bazę informacji możesz sprawić, że zarządzanie ludźmi w Twoim przedsiębiorstwie będzie sprawniejsze, szybsze i nieco łatwiejsze. System Icon24™  przejmuje od Ciebie te najżmudniejsze zadania, abyś mógł skupić się na tym co najważniejsze – twoich współpracownikach.