Twoja firma online – korzyści z korzystania z systemu Icon24™
Autor: Kamil Michno
W świecie cyfrowym, u początku lat 20tych XXI wieku szukamy sposobów na załatwianie wielu spraw online. Prowadzimy konto bankowe przez Internet i nie wyobrażamy sobie już, by stać w kolejce do kasy aby dokonać wpłaty na konto. Kupujemy usługi i produkty przez Internet, a kurier dostarcza nam zamówione towary. Rozmawiamy online, załatwiamy urzędowe sprawy, szukamy informacji i rozrywki w sieci, nawet na obejrzenie ulubionego serialu coraz częściej wybieramy Internet jako docelowe medium. Dlaczego więc, nie zacząć prowadzić firmy za pomocą narzędzie do prowadzenia firmy online?
Zarządzanie firmą online – remedium na dobre i trudne czasy
Wybór odpowiedniego narzędzia do prowadzenia firmy może być dobrym posunięciem poprawiającym efektywność w czasach “pokoju”, ale w czasach “wojny” może stanowić o uratowaniu całego przedsiębiorstwa. Zarządzanie procesami w firmie to nie łatwe zadanie, dziś zajmują się tym wykwalifikowani managerowie wspierani systemami komputerowymi. Gdy nad wszystkim możemy panować w bezpiecznej przestrzeni biura sprawa wydaje się prosta, ale gdy nadchodzi kryzys, a pracownicy muszą pozostać w domach życie mówi “sprawdzam” i weryfikuje czy wybraliśmy odpowiednie narzędzie do prowadzenia firmy.
W każdej sytuacji wygranym jest ten, kto wybrał system ERP online, pozwalający na zarządzanie procesami w firmie za pomocą systemu dostępnego przez Internet, takim rozwiązaniem jest Icon24™ . Jakie płyną główne plusy z jego wykorzystywania?
– masz dostęp do najważniejszych danych dotyczących firmy za pomocą systemu ERP online, w dowolnej chwili;
– system pozwala na zwiększenie efektywności i skrócenie czasu zadań. Wyjazdy służbowe, home office już nie będą przeszkodą by zająć się sprawą czy zaakceptować dokument, wszystko dzieje się online;
– wybierając narzędzie do prowadzenia firmy online pomaga w zarządzaniu firmą z wieloma oddziałami i usprawnia przepływ informacji pomiędzy jednostkami;
– to idealne narzędzie gdy Twoi pracownicy pracują w terenie (dostęp do systemu, w przypadku Icon24™ również za pomocą aplikacji mobilnej IconSmart™) lub w domu (Icon24™ to system do korzystania w przeglądarce);
– system umożliwia prowadzenie projektów oraz delegowanie zadań online bezpośrednio do terminarza zainteresowanych pracowników lub zespołów z możliwością ustalania priorytetów. Dzięki temu porządkujesz pracę, usprawniasz przepływ informacji i know-how, zwiększasz efektywność i eliminujesz wąskie gardła;
– Icon24™ to idealne rozwiązanie do prowadzenia i automatyzacji procesów sprzedaży oraz obsługi klienta online. Niezależnie od tego gdzie znajduje się pracownik oraz kto jest opiekunem klienta, każdy uprawniony ma możliwość poznania całej historii klienta, a co za tym idzie załatwiania wielu spraw od ręki lub znacznego skrócenia czasu zamknięcia sprawy;
– zarządzanie firmą online za pomocą Icon24™ usprawnia również procesy kadrowo-płacowe, co znacząco odciąża pracowników za to odpowiedzialnych dzięki automatyzacji zliczania czasu pracy, również pracowników rozliczanych godzinowo, oraz elektronicznej akceptacji urlopów;
– w końcu Icon24™ jako narzędzie do prowadzenia firmy pozwala na generowanie zaawansowanych raportów i analiz zarządczych nie tylko z pojedynczego działu, ale w sposób synergiczny łącząc dane z wielu działów całej firmy. Wiedza o tym co dzieje się aktualnie w firmie jest dostępna w dowolnym momencie, możesz kontrolować konkretne działania codziennie lub okresowo bez oczekiwania na raporty pracowników.
Icon24™ – jeden system do zarządzania całą firmą
System ERP online Icon24™ stworzyliśmy tak, aby pod przyjaznym i pięknym interfejsem kryło się potężne narzędzie zawierające rozbudowany wachlarz modułów ułatwiających zarządzanie procesami w firmie i obsługę Twoich klientów online.
- Kadry i Ewidencja Czasu Pracy
Najważniejszym zasobem firmy są pracownicy i to człowiek jest rdzeniem, wokół którego budujemy nasze narzędzie do prowadzenia firmy. Icon24™ posiada moduł Elektronicznej Rejestracji Czasu Pracy pozwalający na rejestrację wejść i wyjść z zakładu pracy, ale również zgłaszanie rozpoczęcia i zakończenia pracy online podczas pracy zdalnej. Moduł obsługuje również elektroniczne wnioski urlopowe, które przełożony akceptuje w systemie, a ten automatycznie uwzględnia absencję pracownika, przekazując zlecone zadania osobie zastępującej. Pod koniec okresu rozliczeniowego wystarczy pobrać raport do rozliczenia pracownika, bez konieczności ręcznego wypełniania tabeli i formularzy.
- CRM i Sprzedaż
Nasz system CRM to nie tylko książka kontaktowa. To narzędzie pozwalające na automatyzację procesu sprzedaży, baza wiedzy na temat klienta i nasz osobisty asystent. Icon24™ wyposażony jest w funkcjonalność workflow, która polega na ustaleniu powtarzalnego dla danego procesu scenariusza składającego się ze ściśle uporządkowanych zadań. Wykorzystanie tego w procesie sprzedaży sprawi, że już nikt nie zapomni o kontakcie z klientem, proces sprzedaży będzie przebiegał zgodnie z procedurą, a klient nie będzie musiał czekać na kontakt czy załatwienie jego sprawy dłużej niż to konieczne.
- Zarządzanie projektami i terminarz
Prowadzisz projekt składający się z wielu zadań lub zarządzasz pracą zespołu? Nic prostszego, Icon24™ pozwala na efektywne zarządzanie firmą online. Możesz wyznaczać zadania poszczególnym pracownikom lub zespołom, nadawać termin, priorytet, a Icon24™ powiadomi o nowym zadaniu cały zespół bez konieczności wysyłania długich maili czy odbywania rozmów telefonicznych. Co więcej, możesz sprawdzać stan postępu na bieżąco, bez oczekiwania na raport lub dopytywania każdego z osobna o status zadania.
Uporządkowanie zadań w jednym miejscu w postaci terminarza z priorytetami porządkuje pracę pracowników i poprawia ich efektywność, a Tobie oszczędza czasu na raporty i pozwala elastycznie i szybko reagować.
Automatyzacja obsługi klienta? Tak! Efekt? Zadowolony klienta i szczęśliwy pracownik. Jeżeli w Twojej firmie obsługa klienta odbywa się na zasadzie określonej ścieżki czynności czy to podczas serwisowania urządzeń czy dostarczaniu usług, Icon24™ to świetne narzędzie do obsługi klienta online, które automatyzuje ten proces, porządkuje i przyspiesza. Każde zgłoszenie, które pojawia się w systemie automatycznie wyświetla się na liście zadań odpowiedzialnego za nie pracownika. Jeżeli to dłuższy, ale powtarzalny proces możesz wykorzystać workflow do automatyzacji procesu. Podobnie jak z zadaniami, żaden ticket już nie zostanie pominięty, a klient nie będzie już musiał czekać na zajęcie się jego sprawą, bo przez przypadek jego zgłoszenie się zagubiło.
Workflow to nasza ulubiona funkcjonalność. Usprawnia zarządzanie procesami w firmie w wielu aspektach, również w przepływie dokumentów. Jeżeli dany dokument faktura lub umowa wymaga akceptacji określonych osób, wystarczy zeskanować dokument do odpowiedniego folderu, a Icon24™ sam nada mu bieg, a kliknięcie przycisku akceptuj przez jeden dział wygeneruje zadanie kolejnej osobie w scenariuszu działania. Żadna delegacja oraz zagubiona kopia nie opóźni procesu.
Dodatkowo Icon24™ posiada funkcję OCR czyli rozpoznawania tekstu. System odczytuje dane np. z faktury aby wypełnić odpowiednie pola w tabelach, następnie wystarczy dane wyeksportować do programu księgowego, bez przepisywania faktur, bez pomyłek, bez straconego czasu.
- Magazyn
Kontrolowanie zasobów materiałowych, urządzeń czy rezerwacji urządzeń również możliwe jest z poziomu systemu Icon24™. Dajemy Ci narzędzia do kompleksowego zarządzania firmą online, możesz więc nawet sprawdzić stan magazynu swojego sprzętu i dokonać zamówienia na brakujące elementy.