Rozliczanie czasu pracy – zarządzanie kosztami w przedsiębiorstwie i ocena efektywności podjętych działań

Prowadząc firmę musimy mieć na uwadze umiejętne zarządzanie kosztami, które wielu osobom kojarzy się wyłącznie z tymi typowo finansowymi kosztami, jakimi jest przepływ gotówki w przedsiębiorstwie. Doświadczony przedsiębiorca wie, że koszty w firmie to nie tylko to co wprost policzalne – gotówka oraz materiały, ale także, a może przede wszystkim ocena efektywności podjętych działań oraz rozliczanie czasu pracy naszych pracowników. Czy są one efektywnie wykorzystywane i czy przynoszą zamierzone skutki?

Ocena efektywności podjętych działań – reaguj elastycznie na sytuację

Gdy słyszymy ocena efektywności podjętych działań, często włos nam się jeży na głowie. Kojarzymy bowiem to określenie jako audyt, konieczność oceny naszych decyzji i końcowo pozytywną lub negatywną ocenę naszej działalności. Takie szkolne podejście do tematu może nam przysporzyć tylko więcej pracy i problemów. Prowadząc firmę lub zarządzając projektami bądź zespołem powinniśmy takie działanie przeprowadzać na bieżąco aby móc usprawniać zarządzanie kosztami w przedsiębiorstwie. Dla prowadzonej działalności korzystniej jest reagować w trakcie trwania projektu lub nawet go zakończyć gdy nie przynosi zamierzonych skutków niż wydawać środki i czas pracowników na projekt nie przynoszący zamierzonego efektu. 

Korzystając z odpowiednich narzędzi możesz bez większego wysiłku zbierać dane z różnych działów Twojej firmy mających wpływ na koszty firmy, które spływają w sposób automatyczny oraz przy zastosowaniu odpowiednich filtrów na bieżąco pokazują kondycję firmy oraz poszczególnych projektów mających wpływ na zarządzanie kosztami firmy i danego zadania.

Zarządzanie kosztami w przedsiębiorstwie – jak rozliczać poszczególne projekty

Przyjmijmy założenie, że zainteresowała Cię ocena efektywności podjętych działań i chcesz taką ocenę przeprowadzać w sposób ciągły. Jak się do tego zabrać? Zacznij od wybrania systemu, który umożliwi Ci zbieranie i przetwarzanie danych z całego przedsiębiorstwa w ramach jednego ekosystemu. Takim systemem jest Icon24™, który jest kompleksowym narzędziem do zarządzania zasobami firmy.

Co przy takim działaniu powinieneś wziąć pod uwagę?

• określ cel projektu i jaki chcesz uzyskać efekt;
• określ czas w jakim projekt ma się zakończyć biorąc pod uwagę nie tylko datę, ale też ile czasu na projekt poświęcą Twoim pracownicy;
• wybierz zespół i liczbę pracowników oddelegowanych do projektu;
• ustaw budżet, weź pod uwagę nie tylko żywą gotówkę niezbędną do wydania, ale także przelicz roboczogodziny pracowników i wlicz je do budżetu.

Jak zbierać dane niezbędne by zarządzanie kosztami w projekcie było liczone w sposób ciągły i efektywny?

Wykorzystując system Icon24™, możesz utworzyć projekt, w ramach którego ustawisz tabele budżetowe, pozwalające na zarządzanie kosztami w przedsiębiorstwie, ogólnie lub z podziałem na projekty, które pozwalają na kontrolowanie wydatków realnie poniesionych w danych projektach.

W systemie możesz również zarządzać zadaniami, które poza oddelegowaniem poszczególnych czynności do pracowników bądź zespołów pozwala na rozliczanie czasu pracy. Odpowiedzialna za zadanie osoba uruchamia rozpoczęcie zadania i zakańcza je lub wstrzymuje tak, aby zliczać realnie poświęcony czas na daną czynność. Pomaga to na realne wyliczanie kosztów pracownika w danym projekcie, jest niezwykle pomocne gdy jedna osoba dzieli swój czas pomiędzy kilka projektów oraz pomaga w planowaniu projektów i kosztów zadań w przyszłości.

Rozliczanie czasu pracy – pomoc, nie kontrola

Rozliczanie czasu pracy ma jeszcze jedną, ogromną zaletę poza wyliczaniem dokładnych kosztów pracownika w projekcie, pomaga na lokalizowanie wąskich gardeł lub większą efektywność pracowników. Może się okazać, że jedna osoba ma tyle zadań przydzielonych do siebie, które wymagają więce czasu niż zaplanowano, że konieczne jest oddelegowanie pomocy do zadania, bądź odwrotnie, gdy pracownik ma więcej pustych godzin można mu je zapełnić. Dzięki temu zwiększamy efektywność pracy i optymalizujemy koszty.

Dodatkowo Icon24™ posiada moduł kadry, co oznacza, że pracownik może przez system składać wnioski urlopowe i wyznaczać zastępcę. W przypadku akceptacji wniosku, każde zadanie przydzielone do nieobecnego pracownika jest w czasie jego absencji automatycznie przydzielane przez system do zastępcy. Pozwala to na efektywniejszy podział pracy, lepszy przepływ informacji i eliminowanie przestojów w projektach.