Plan urlopowy dla firmy dzięki systemowi Icon24™

autor: Kamil Michno

Gdy rozpoczynamy działalność naszej firmy, plan urlopowy nie jest czymś, do czego przykładamy większą wagę. Mając kilku, kilkunastu pracowników łatwo jest zapamiętać, że ktoś będzie nieobecny. Również sezon urlopowy, w którym czas realizacji zadań wydłuża się, nie jest niczym szczególnym, po prostu wpisujemy to w działalność naszej firmy. Ale co jeśli firma zaczyna się rozrastać lub chcemy aby pomimo nieobecności, projekty i zadania były nadal wykonywane? Wtedy przydaje się system Icon24™ by plan urlopowy był skrojony na miarę potrzeb naszej firmy.

Plan urlopu czyli czy jest dziś w pracy Ania?

Jeden z naszych klientów zauważył, że zarządzając zespołem handlowców i opiekunów klienta, gdzie część z nich pracuje stacjonarnie, a część w terenie, ciężko mu jest spamiętać czy dany pracownik jest w tym dniu w pracy. Często zdarza mu się nieświadomie dzwonić do kogoś, kto akurat wykorzystuje swój czas wolny i nie ukrywa, że bardzo nie lubi okresu urlopowego kiedy projekty stoją w miejscu lub klienci muszą czekać na powrót swojego opiekuna by załatwić niektóre sprawy.

Icon24™ to system do zarządzania zasobami firmy, a między innymi takim zasobem są nasi pracownicy. Icon24™ umożliwia sprawdzenie jaki jest plan urlopu na dany dzień, tydzień czy miesiąc, ponieważ wszystkie wnioski urlopowe muszą być złożone i zaakceptowane właśnie w systemie. Pracownik, który wybiera się na urlop składa elektroniczny wniosek, wskazując nie tylko datę nieobecności, ale też wytypowując koleżankę lub kolegę z pracy, którzy będą go zastępować. Taki wniosek musi zostać zaakceptowany przez przełożonego. Icon24™ umożliwia dostosowanie czy urlop ma być zatwierdzone przez jednego czy może dwóch przełożonych.

W momencie akceptacji takiego wniosku plan urlopowy zostaje zaktualizowany, możliwość sprawdzenia nieobecności pomaga nie tylko zorientować się w aktualnych nieobecnościach, ale także planować projekty biorąc pod uwagę zaplanowane wcześniej nieobecności i uwzględniając go w tworzeniu projektu. Dzięki temu zarówno pracodawca ma możliwość kontrolowania przebiegu zadań, a pracownik nie musi się niepotrzebnie obawiać, że będzie musiał zrezygnować z dni wolnych ponieważ pojawił się ważny projekt.   

Automatyczne zastępstwa, plan urlopowy na miarę XXI wieku 

Icon24™ obsługuje automatyczne zastępstwa, które planowane są podczas składania wniosków urlopowych. Plan urlopu w Icon24™ to więc nie tylko organizacja informacji o nieobecnościach, ale też umożliwienie ciągłości pracy i sprawnego działania firmy. W przypadku pojawienia się zadań przydzielonych do pracownika, który obecnie znajduje się na urlopie bądź też na zwolnieniu lekarskim, na liście zadań osoby zastępującej pojawia się zadanie do realizacji oznaczone jako pochodzące z zastępstwa. W ten sposób pilniejsze zadania mogą być wykonywane przez koleżanki lub kolegów z pracy, co chroni firmę przez niepotrzebnymi przestojami.

Icon24™ to kompleksowy system zawierający także Moduł CRM, sprzedażowy etc. Jest centralną bazą firmy na temat nie tylko wewnętrznych działań, ale też bazą kontrahentów, umów, zamówień itp. W przypadku nieobecności pracownika, jego klienci nadal mogą być obsługiwani. Wystarczy, że pracownik na zastępstwie sprawdzi niezbędne informacje w systemie by móc skutecznie pomóc klientowi lub satysfakcjonująco go obsłużyć.

Takie, nowoczesne podejście do prowadzenia firmy sprawia, że technologia realnie pomaga nam budować zorganizowaną, efektywną i prężną firmę, jednocześnie unikając przestojów i stresu związanego z nieobecnościami. Plan urlopowy z Icon24™ wchodzi na nowy, wyższy poziom lepszej organizacji i efektywności.