O co kanban? Czym jest system kanban? Metoda zarządzania projektami

autor: Kamil Michno

• Metoda kanban pozwala na zwiększenie efektywności i zmniejszenie kosztów materiałowych.

• Kanban można wykorzystywać nie tylko do zarządzania produkcją, ale też pracą jednego lub wielu zespołów w projekcie.

• Kanban w zamiarze ma zapewnić maksymalną płynność, celowość i dokładność działań.

Metoda zarządzania projektami kanban powstała w latach 50tych XX wieku w Japonii jako sposób na bardziej efektywne sterowanie produkcją. Tak zwana metoda karteczkowa jaką jest kanban polega na wizualizacji całego procesu, produkcji lub zarządzania zadaniami. W najprostszej wersji metody czynności dzieli się na “do zrobienia”, “w trakcie” i “zrobione”. Każdy z podziałów może być podzielony na bardziej szczegółowe poziomy. Kanban pomaga zatem na wizualizowanie prostych, ale też bardziej złożonych zadań i procesów w sposób czytelny, przejrzysty i maksymalnie uproszczony.

System kanban – metoda zarządzania projektami, zadaniami czy produkcją?

Chociaż pierwotnie system kanban powstał jako sposób na zarządzanie produkcją, której efektem miało być produkowanie dokładnie pod zamówienie, bez konieczności utrzymywania stanów magazynowych części, które dostarczane były na bieżąco i bez zamrażania kapitału w zakresie już wyprodukowanych produktów zalegających w magazynach.

Tę metodę zarządzania projektami można określić jako “7 razy żadnych”

• żadnych braków,
• żadnych opóźnień,
• żadnych zapasów,
• żadnych kolejek – gdziekolwiek i po cokolwiek,
• żadnych bezczynności,
• żadnych zbędnych operacji technologicznych i kontrolnych,
• żadnych przemieszczeń.

Jednak system kanban to nie tylko sposób na organizowanie produkcji, ale też doskonały sposób na zarządzanie zadaniami w firmie. Tablica kanban kiedyś wizualizowana była w formie fizycznych karteczek, dziś przenoszona jest do świata wirtualnego i często można tę funkcjonalność spotkać w systemie CRM, takim jak Icon24™.

System kanban w zarządzaniu zadaniami, wyróżnia się jednak nie jako “7 razy żadnych”, ale kieruje 5 głównymi zasadami, które wynikają ze specyfiki prowadzenia projektów, a nie wytwarzania produktu:

• zobrazowanie przepływu pracy,
• ograniczenia maksymalnej liczby zadań w kolumnie tablicy,
• zarządzanie przepływem pracy,
• proste kryteria zamknięcia zadania i terminy,
• zespołowe ulepszanie procesu.

5 zasad kanban w systemie CRM, o co chodzi?

1. Zobrazuj proces

Tablica kanban to bardzo proste i modułowe narzędzie, które pozwala nam zwizualizować proces. Jeżeli mamy mały projekt wystarczą nam 3 kolumny: do zrobienia, w trakcie i gotowe. Na początku w kolumnie do zrobienia rozpisujemy poszczególne zadania, które w późniejszym czasie przenosimy do innej kolumny.

W metodzie zarządzania projektami kanban ważne jest, aby zobrazować proces tak, jak wygląda on rzeczywiście, jeżeli więc po zakończeniu zadania następują kolejne jak np. testowanie, zatwierdzanie czy wdrażanie, należy te kroki również uwzględnić. Tablica nie musi też ograniczać się do zobrazowania w kilku kolumnach całego procesu. Jeżeli projekt dzieli się na wiele zadań, a te na kolejne podzadania, można stworzyć oddzielne sekcje kolumn dla każdego zadania.

1. Ogranicz maksymalną liczbę zadań w kolumnie tablicy

Ograniczanie maksymalnej liczby zadań w kolumnie pozwala na sprawniejsze kontrolowanie przepływu pracy, efektywności i pomaga skupić się na zamknięciu zadań otwartych. Metoda kanban nie toleruje “zostawiania na później”. Zadania mają być wykonywane w całości i sprawnie zamykane aby zrobić miejsce innym.

Wprowadzenie ograniczenia zadań w danej kolumnie oznacza, że w konkretnej kolumnie może znaleźć się określona liczba otwartych zadań. Możliwe jest przeniesienie do niej kolejnego dopiero po zwolnieniu miejsca przez inne przeniesione do kolejnego kroku.

1. Zlokalizuj wąskie gardła i je wyeliminuj

Kanban to nie tylko wizualizowanie przepływu zadań, ale też mierzenie średniego czasu wykonywania zadań. Pomaga to w lokalizowaniu wąskich gardeł i miejsc przestoju w projekcie oraz wprowadzanie usprawnień. System CRM taki jak Icon24™ pozwala mierzyć czas wykonywania zadania w sposób automatyczny i jest dedykowany do usprawniania przepływu pracy.

1. Proste kryteria zamknięcia zadania i terminy

Jak sprawić aby zespół był zadowolony z wykonywanej pracy i jednocześnie robił to w sposób sprawny i bez niepotrzebnych opóźnień? Ustal z nim jasne zasady wykonywania zadań. Metoda kanban w systemie CRM Icon24™ pozwala na przydzielenie zadań określonemu pracownikowi lub zespołowi, ale również na opisanie priorytetu zadania oraz terminu wykonania. Dzięki temu pracownik doskonale wie za jakie czynności powinien zabrać się na początku oraz ile ma na to czasu. Dodatkowo warto ustalić z zespołem kryteria zamknięcia zadania i przeniesienia go do kolejnej karty, tak aby bez żadnych niedomówień zadanie niepotrzebnie nie zalegało na karcie.

1. Zespołowe ulepszanie pracy

System kanban to jednocześnie bardzo prosta metoda ale też bardzo uniwersalna. Dane jakie odczytujemy z tablicy kanban pozwalają na przeanalizowanie całego procesu i wprowadzanie ulepszeń. Ulepszenia mogą proponować nie tylko managerowie, ale też sami pracownicy, którzy pracując na tablicy kanban mogą proponować wdrożenie zmian, które usprawnią proces. Tablica kanban jest prosta w założeniu, a dzięki temu zachęca do eksperymentowania i wprowadzania zmian gdyż jest to bardzo proste i nie wymaga ogromnych nakładów pracy czy angażowania programistów. Wystarczy poprzesuwać kolumny i odpowiednio je nazwać.

Metoda zarządzania projektami kanban – co wybrać?

Najprostszym sposobem by w pełni wdrożyć i korzystać ze wszystkich plusów metody zarządzania projektami kanban jest odpowiednie oprogramowanie, np. prosty system CRM Icon24™, który ma wbudowaną funkcjonalność zarządzania zadaniami w systemie kanban i jednocześnie pozwala też na analizowanie danych pochodzących z modułu zadania.

Praca w systemie kanban w wersji elektronicznej, jest również doskonała dla firm, które dopiero zaczynają pracę z tą metodologią ponieważ łatwiej jest wprowadzać zmiany czy przebudowywać tablice w procesie wdrażania i ustalania odpowiedniego kształtu tablicy. Dodatkowo odpowiedni system pozwoli w sposób automatyczny na zbieranie i analizowanie danych, co jest przydatne gdy skupiamy się na procesie projektowania tablicy i jednoczesnym wykonywaniu zadań, takie dane są dla nas generowane samoistnie i nie tracimy dodatkowej energii na ich zbieranie i przetwarzanie.

System CRM Icon24™, podobnie jak tablice kanban stworzony został do usprawniania zarządzania zadaniami i jest dopasowywany każdorazowo do potrzeb klienta, aby w pełni i możliwie maksymalnie zwiększać efektywność pracy,