Jak zorganizować procesy w firmie?

Planowanie to połowa sukcesu, a droga do sukcesu to proces. Właściwie suma wielu mniejszych elementów, które składają się na funkcjonowanie Twojej firmy. Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że w ich firmie nie ma żadnych procesów lub ich nie potrzebują. Prawda jest jednak taka, że nawet wprowadzenie faktury do rejestru, zeskanowanie jej i wysłanie do księgowości nim jest. Pokażemy więc jak zorganizować je w Twojej firmie i dlaczego warto?

Co jest procesem w firmie?

Procesem jest każda czynność lub ich zestaw, które są powtarzalne według tego samego schematu. Może to być obieg dokumentu w firmie, przyjęcie faktury, sprzedaż czy prowadzenie większego projektu.Warto jest więc usiąść i zastanowić się jakie procesy funkcjonują w firmie i czy można je usprawnić. 

Jak zorganizować procesy w firmie?

Na pewno zdarzyło Ci się kiedyś zgubić fakturę. Zdarza się to zarówno w mniejszych jak i większych firmach. Bywa, że jeden dokument musi przejść przez kilka działów w celu akceptacji, aby mógł zostać opłacony. Im dłuższa droga faktury od wpłynięcia w sekretariacie do zaksięgowania w dziale księgowości tym więcej miejsc, gdzie może ona zniknąć bądź utknąć. Najczęściej taka droga to standardowe przenoszenie papieru z biurka na biurko. Czy można ten proces usprawnić albo zapobiec opóźnieniom i zagubieniu? Oczywiście można! Wystarczy rozpisać proces, a następnie zastanowić się, jak go sensownie przeprowadzić. W XXI wieku najlepiej każdy taki proces przeprowadzać elektronicznie. Jest on szybszy, bezpieczniejszy i pozwala na bieżącą kontrolę co dzieje się z danym dokumentem lub sprawą.

Podobna ścieżka może dotyczyć każdego działania dziejącego się w firmie. Sztandarowym przykładem może być sprzedaż. Każdy proces sprzedaży powinien opierać się o tak zwany lejek sprzedażowy czyli nic innego jak proces, mówiący krok po kroku jaka powinna być ścieżka klienta od początku powstania potrzeby aż do zakupu. Dużą rolę w tym procesie mają przedstawiciele handlowi, których zadaniem jest przeprowadzać klienta z jednego miejsca w lejku do kolejnego, zwiększając szanse na zakończenie sprzedaży sukcesem. Zrozumiałe jest też, że handlowiec to tylko człowiek, a więc może zapomnieć o jakimś kontakcie, odłożyć go na później lub nie mieć czasu wykonać wszystkich zadań samodzielnie w czasie. Można jednak ścieżkę sprzedaży usystematyzować, a za pomocą odpowiednich narzędzi zautomatyzować i wspomóc handlowców, aby nie zapomnieli o żadnym kliencie czy działaniu.

Spisanie procesów to chyba najtrudniejsze zadanie, poświęć więc sporo czasu na to aby wypisać wszystkie możliwe działania i zmienne, porozmawiaj z osobami, które w nich uczestniczą. Spisz dokładnie krok po kroku każdy schemat, rozpisz co dzieje się w każdym dziale, jakie podejmowane są decyzje, czym różni się dalsza część procesu jeśli możliwe są dwie odpowiedzi. Faktura została przyjęta albo odrzucona? Zapisz co dzieje się w każdym przypadku. Rozpisz drzewo decyzji, to pierwszy krok do stworzenia schematu swojego procesu.

W czym przeprowadzać procesy?

Kolejnym krokiem jest decyzja, w jaki sposób chcesz prowadzić i kontrolować procesy w firmie. Najlepszym sposobem na ich organizację jest wprowadzenie odpowiedniego oprogramowania klasy ERP. Warto zastanowić się od razu nad wszystkimi procesami i wybrać odpowiednie narzędzie, które w jednym miejscu zbierze wszystkie funkcjonalności. Przykładowo w systemie Icon24 możemy za pomocą odpowiednich workflow ustawić procesy obiegu dokumentu, zakupu, prowadzenia projektu, serwisowania urządzeń czy sprzedaży.

Wprowadzając fakturę do systemu, ten automatycznie odczyta pozycje na niej i wypełni odpowiednie rubryki w zestawieniu finansowym automatycznie. Dodając kategorię, system sam prześle dokument do akceptacji w odpowiednim dziale, a gdy to się stanie, wyświetli powiadomienie kolejnej osobie wskazanej w procesie akceptacji faktur aż trafi do działu końcowego. Księgowość natomiast może pobrać zestawienie faktur z systemu i bez ręcznego przepisywania wprowadzić do programu księgowego oraz wyeksportować plik dla banku by dokonać masowej płatności. Faktura może trafić z sekretariatu od razu do księgowości, a cały jej obieg ma miejsce w systemie, który przypomina o zadaniu, ułatwia wyszukiwanie i przyspiesza proces akceptacji. 

Podobny proces można wykorzystać w przypadku sprzedaży. Ustawiając wcześniej schemat działania, po wprowadzeniu nowego kontaktu system może generować zadania handlowcowi i przypominać o wykonaniu telefonu, wysłaniu katalogu, przesłaniu maila. Pomoże też wygenerować w systemie ofertę i przesłać ją mailem. Co więcej, wszystkie czynności i korespondencja są podpięte pod kartę kontrahenta, co ułatwia dostęp do informacji. Automatyzacja tego procesu pozwoli uniknąć momentu, gdy handlowiec zapomni o kimś lub pominie ważny krok.

Icon24 jest dostępny online, zatem można z niego korzystać z dowolnego miejsca na ziemi z dostępem do Internetu, to szczególnie ważne w przypadku częstych delegacji, kilku oddziałów lub handlowców działających w terenie.