Jak zorganizować pracę zdalną w przedsiębiorstwie?

autor: Kamil Michno

Badania wykazały, że praca home office sprawia, że aż 56% pracowników jest bardziej skupionych nad swoimi zadaniami niż podczas w biurze. Ponad połowa odczuwa również większy spokój, a więc mniej odczuwa stres, który towarzyszy im w pracy, co jest szczególnie ważne w czasie pandemii. Praca Home office to również korzyści dla pracodawcy, ponieważ badania wykazują, że pracownicy są bardziej wydajni i efektywni, szybciej kończą swoje zadania oraz polecenie pracy zdalnej oznacza zmniejszenie kosztów administracyjnych dla firmy.

Organizacja pracy w przedsiębiorstwie – kontroluj i ufaj

W czasach gdy zmuszeni jesteśmy do ograniczania naszych kontaktów, polecenie pracy zdalnej pracownikom jest jednym z najrozsądniejszych i najczęściej wybieranych rozwiązań. Podstawą zwiększenia efektywności i wyciągnięcia korzyści przez obie strony jest odpowiednia organizacja pracy w przedsiębiorstwie gdy odbywa się praca home office. 

Niestety kultura organizacyjna wielu korporacji ogranicza się do nadmiernego kontrolowania pracowników oraz daleko idącej nieufności wobec nich, dlatego spotyka się, że na komputerach pracowników instalowane jest oprogramowanie, które sprawdza czy dany pracownik przepracuje całe 8 godzin przy komputerze. Takie działanie sprawia, że pracownik zamiast skupić się na efektywnej pracy i sprawnym zakończeniu swoich zadań, skupia się na tym, żeby przez 8 godzin nikt mu nie przeszkodził i mógł powoli wykonywać zadania, które potwierdzą bezdusznej maszynie, że pracują.

Praca Home Office – jak to zorganizować?

Rozwiązania wbudowane w Icon24™ dostarczają narzędzi, które zamiast nachalnie kontrolować pracownika, pozwalają mu na elastyczność i pewną dowolność przy jednoczesnej kontroli wykonywanych zadań. Kultura organizacyjna w przedsiębiorstwie opierająca się na zaufaniu i kontroli zadań pomaga w zwiększeniu efektywności podczas gdy pracownik otrzymuje polecenie pracy zdalnej.

Moduł zadania oferowany z Icon24™ to idealne rozwiązanie gdy praca home office zastępuje normalny biurowy tryb. Pozwala on na planowanie zadań pojedynczych lub planowanie projektów składających się z wielu podzadań, ustaleniu osób odpowiedzialnych, przewidywanego czasu wykonania i terminu na wykonanie wraz z priorytetem. 

Pracownik czy to pracując w domu czy otrzymując polecenie pracy zdalnej, ma dostęp do swoich zadań, uruchamia je gdy zaczyna nad nim pracę lub pauzuje gdy robi przerwę oraz zakańcza gdy uzna, że zadanie zostało wykonane. Pracodawca może w każdej chwili sprawdzić status zadania, wychwycić ewentualne opóźnienia lub przydzielić innego pracownika, z wolnym czasem do pomocy.

Praca Home Office – nowa kultura organizacyjna w przedsiębiorstwach

Wiele firm przekonuje się, że praca home office przynosi większe efekty, nie tylko poprzez oszczędności na rachunkach, ale też na większej efektywności pracowników.

Praca home office przynosi największe efekty i pożytek dla pracodawcy jak i pracownika, gdy pracodawca pozwoli korzystać z największych plusów takiego stanu rzeczy czyli:

• możliwości elastycznego doboru czasu pracy;
• możliwości układania planu dnia i zadań w połączeniu z domowymi obowiązkami;
• korzystania z wolnego czasu gdy uda mu się sprawniej wykonać przewidziane zadania.

Pozwolenie pracownikowi na pewną dozę swobody może skutkować tym, że ten aby wygospodarować więcej wolnego czasu, bardziej się przyłoży do wykonywanych zadań i szybciej je wykona. Przyzwolenie na przerwy podczas “standardowych” godzin pracy, by zająć się domem, odebrać dziecko czy załatwić sprawunki, skutkować może większym zadowoleniem pracownika oraz mocniejszym przywiązaniem do pracodawcy i to bez szkody dla pracodawcy. Icon24™ pozwala na kontrolowanie zadań, statusu i czasu obu stronom, a więc w pewien sposób motywuje pracownika do sprawnego zakończenia przydzielonych mu zadań. 

Icon24™ to narzędzie, które pozwoli kontrolować terminowość i status wykonywanych zadań oraz w porę zareagować jeśli jakieś zadanie się opóźnia lub zagrożone jest jego wykonanie. Pomaga samodzielnie układać swój dzień pracy i skupiać się na zadaniach, a nie tylko na przepracowaniu regulaminowych godzin. To potężne narzędzie, które wspiera organizację czasu pracy w przedsiębiorstwie tak, aby efektywnie wykorzystywać wszystkie jego zasoby.