Jak zarządzać czasem przedsiębiorcy?

autor: Kamil Michno

Bycie szefem dla samego siebie nie jest łatwe. Nad Tobą w hierarchii firmy nie ma już nikogo, kto mógłby zlecać Ci zadania, nakładać terminy czy pilnować abyś wykonał wszystko na czas. Często bardzo trudno jest zmobilizować się do zrobienia czegoś albo wręcz przeciwnie, pracujesz tyle, że nie masz czasu na życie prywatne. Pokażemy Ci kilka wskazówek jak efektywnie i mądrze pracować nad zarządzaniem własnym czasem.

Oczywiste jest, że aby osiągnąć sukces i rozwinąć własny biznes, musisz poświęcić mu dużo czasu i energii. Powinieneś jednak pamiętać, że odpowiedni work-life balance i znalezienie czasu na relaks, odpoczynek i rodzinę może być kluczowe dla osiągnięcia zamierzonego celu. Nieustannie pracując łatwo o przemęczenie i wypalenie zawodowe, a to na pewno przełoży się na jakość Twojej pracy. 

1. Wybierz narzędzie pracy

Dobre przygotowanie to najlepszy sposób by zacząć. Jeśli masz swój zespół warto wybrać narzędzie, które pomoże Ci efektywnie zarządzać swoim przedsiębiorstwem. System ERP pomoże Ci zarządzać zasobami firmy, zarówno tymi sprzętowymi, finansowymi jak i ludzkimi. Będziesz mógł rozdzielać zadania, kontrolować procesy w firmie, zarządzać kontaktami z klientami itp. Wybierając system dostępny online, taki jak Icon24, masz dostęp do wszystkich informacji dotyczących Twojej firmy z dowolnego miejsca na ziemi. 

Poza samą możliwością kontrolowania tego co dzieje się w firmie, możesz niektóre procesy zautomatyzować bądź wdrożyć procedury. Zmniejszy to ilość zapytań, które będą do Ciebie spływać, bo pracownicy o tym co i jak mają zrobić, dowiedzą się z swojego panelu zadań.

2. Planuj i wyznaczaj priorytety

Prezydent USA Donald Trump powiedział kiedyś:

“Sięgaj do wewnątrz aby piąć się wyżej, jednak temperuj swój zasięg realizmem.”

Chodziło mu o nic innego, jak o realne wyznaczanie sobie celów i priorytetów. Nawet najpotężniejszy człowiek świata, który przez wiele lat był odnoszącym sukcesy przedsiębiorcą nie jest w stanie ogarnąć wszystkiego, Ty również.

Kluczem do sukcesu jest planowanie swoich zadań i wyznaczanie priorytetów, nie tylko sobie, ale i pracownikom. Aby ułatwić delegowanie zadań i pilnowanie terminów możesz wykorzystać system Icon24, gdzie utworzysz zadanie, przydzielisz priorytet, termin realizacji oraz będziesz mógł wydelegować osobę odpowiedzialną. Co więcej, system sam wyświetli powiadomienie pracownikowi o nowym zadaniu wyświetlając mu je na liście, a Ty będziesz miał cały czas podgląd do tego, na jakim etapie jest realizacja.

To również świetny sposób na organizowanie i pilnowanie własnych zadań i rzeczy do załatwienia.

3. Kontroluj zasoby

Posiadanie w jednym miejscu informacji o zasobach firmy jest nie tylko przydatne, co niezbędne. Czasy gdy sprawdzaliśmy stany magazynowe w jednym programie, sprzedaż w innym, a budżet prowadziliśmy w excelu powoli mijają. Systemy ERP pozwalają zintegrować wszystkie te informacje w jednym miejscu i efektywnie zarządzać zasobami i procesami w firmie. W końcu tak jak Twoja firma to jeden organizm, tak i system powinien być wspólny dla wszystkich jej działań i procesów, aby móc dobrze zarządzać i podejmować właściwe decyzje. Jedno miejsce, w którym znajdziesz system CRM, magazyn, zarządzanie obiegiem dokumentów, Ewidencją Czasu Pracy, program do zarządzania serwisem i wszystkimi zasobami w firmie, to ogromne ułatwienie pracy dla Twoich pracowników oraz możliwość dokonywania analiz, które połączą dane z różnych działów Twojej firmy.

4. Automatyzacja, automatyzacja, automatyzacja

Każdy chciałby mieć więcej czasu, szczęśliwie technologia pomaga nam sprawić, że ten czas odzyskujemy. Automatyzacja procesów w firmie jest możliwa i niezwykle przydatna. Zastanów się nad tym, jakie procesy zabierają najwięcej czasu lub sprawiają najwięcej problemów, a następnie je zautomatyzuj. Możesz ustawić automatyczne generowanie zamówień gdy kończy Ci się dany produkt w magazynie, wysyłać maile do swoich klientów cyklicznie lub ewidencjonować czas pracy załogi, tak aby tylko wygenerować raport pod koniec miesiąca. 

Możliwości automatyzacji jest wiele, a dzięki funkcjonalności ustawienia workflow w Icon24 możesz automatycznie przydzielać zadania poszczególnym pracownikom lub działom zgodnie z ustalonym schematem działania. Gdy jeden krok zostanie zrealizowany, system wygeneruje następne zadanie i przydzieli odpowiedniej osobie.

5. Odpocznij

Jaka jest największa obawa szefa? Że jak wyjedzie na urlop to cała firma stanie. Dostęp do systemu kontrolującego firmę online pozwala Ci wyjechać ze spokojną głową. Wprawdzie nie zachęcamy do pracy na wakacjach, powinieneś bowiem odpocząć i zebrać siły do nowych wyzwań, ale w chwilach niepokoju możesz zalogować się do systemu i sprawdzić czy wszystko jest ok. A dzięki możliwości automatyzacji, gwarantujemy, że Icon24 przypilnuje Twoich pracowników, nawet gdy Ciebie nie będzie.