Jak zapanować nad czasem pracownika w firmie?

Jeśli prowadzisz firmę lub zarządzasz zespołem pracowników możesz napotkać się na problem jakim jest kontrolowanie czasu pracy pracownika i faktyczne zarządzanie wykonywanymi przez niego zadaniami. Od jednego z naszych partnerów usłyszeliśmy zdanie, że:

„Odkąd rozrósł się mój zespół, większość czasu spędzam na tym, by odbierać telefony od pracowników, sprawdzać co faktycznie robią, ile czasu poświęcają na projekt i pilnować żeby faktycznie pracowali”.

Ten problem nie jest odosobniony, kluczem dobrego i zrównoważonego kierowania firmą jest efektywne zarządzanie zasobami, w tym również ludzkimi. To co powinno interesować dobrze zorganizowanego managera to:

– faktyczny czas pracy pracownika,

– wiedza ile czasu dany pracownik spędza wykonując określone zadania,

– terminowość wykonywania zadań oraz umiejętność samoorganizacji czasu pracy.

Jak sprawdzić czy pracownik pracuje tyle ile powinien?

Zastanawiasz się czasami czy Twoi pracownicy faktycznie pracują 8 godzin? Czy uczciwie odpracowują spóźnienia i wcześniejsze wyjścia? Możesz w tym celu prowadzić papierową ewidencję czasu pracy albo pilnować każdego pracownika z osobna, ale to metoda rodem z czasów, gdy wymyślono papier. Archaiczna i zabierająca dużo Twojego czasu.

Skuteczniejszą i pewniejszą metodą jest elektroniczna Ewidencja Czasu Pracy. Zaopatrzenie pracowników w karty lub breloczki, które przykładają każdego dnia podczas rozpoczęcia i zakończenia pracy do czytnika jest lepszym sposobem niż wpisywanie codziennie godzin pracy do tabelki. Co więcej, maszynę ciężej oszukać, a papier zniesie zaś wszystko.

ECP powinniśmy traktować jako wewnętrzne narzędzie pozwalające panować nad naszą pracą. Pracownik może mieć dostęp do swojego konta w systemie i na bieżąco podglądać czas pracy w danym tygodniu, miesiącu czy kwartale. Może zaplanować sobie kiedy odrobi „utracone” godziny i pilnować ile ich jeszcze zostało do „odrobienia”. Szczególnie pomocne jest to w przypadku pracowników rozliczanych za faktycznie przepracowane godziny pracy. 

W każdej chwili można wygenerować raport czasu pracy dla jednego pracownika, działu albo całej firmy i przeanalizować go lub przesłać do działu kadr.

Podstawa to dobra organizacja czasu pracy.

Twój pracownik pracuje jednocześnie dla kilku projektów i musisz przygotować rozliczenie dla każdego z nich? Chciałbyś wiedzieć ile Twojemu podwładnemu zajmuje wykonywanie poszczególnych zadań? Rozwiązaniem jest system pomagający zarządzać zadaniami. Możliwość przydzielenia określonego zadania danej osobie, a następnie kontrolowania ile konkretna rzecz zajmuje mu czasu jest  pomocne w efektywniejszym planowaniu pracy. Jeśli zauważysz, że Twój pracownik zbyt dużo czasu spędza nad określonymi zadaniami możesz poszukać tego przyczyny. Przydziel mu kogoś do pomocy lub wyślij na szkolenie, które poprawi jego umiejętności i pomoże efektywniej wykonywać swoje obowiązki.

System do zarządzania czasem pracy to przede wszystkim narzędzie, które pozwoli zapanować Tobie i kierownikom Twojej firmy nad obowiązkami wykonywanymi przez pracowników i wyeliminować miejsca, w których czas nie jest efektywnie wykorzystywany.

Co zrobić jeśli Twój pracownik ma pamięć złotej rybki?

Masz dwie drogi. Po pierwsze możesz nauczyć korzystać go z kalendarza, ale o ile Ci się to uda, to raczej nie będziesz miał do niego dostępu i nadal będziesz musiał pytać go o to, czy dane polecenie wykonał. Po drugie możesz za pomocą systemu do zarządzania projektami i zadaniami przydzielić mu zadanie, które automatycznie wyświetli się na jego liście. Dzięki powiadomieniom system już bez Twojego udziału będzie przypominał mu o tym, co miał zrobić.

Zaletą elektronicznego obiegu informacji i przekazywania zadań jest możliwość pracy z dowolnego miejsca na ziemi oraz kontrolowania ich zadań w czasie rzeczywistym. Możesz w dowolnej chwili sprawdzić czy zadanie zostało wykonane i ile czasu zajęła jego realizacja. Dodatkowo masz możliwość motywowania swoich pracowników generując raporty średniego czasu wykonania zadań i przydzielać na ich podstawie premie.

Mówią, że kontrola jest podstawą zaufania, a największym skarbem naszych czasów jest informacja. Aby skutecznie kontrolować pracowników i umiejętnie przetwarzać zebrane informacje, nie musisz przeobrażać się w detektywa. Po co spędzać niepotrzebnie godziny na sprawdzaniu co nasi podwładni robią, skoro można znaleźć narzędzie, które nam to umożliwi. Systemy do zarządzania i kontrolowania czasu pracy nie tylko zbierają dane o przebiegu pracy, ale też pomagają je przetworzyć i wygenerować raporty, które w danym momencie potrzebujemy. Możesz odzyskać cenny czas i skupić się na swoich obowiązkach.