Planowanie pracy, zadań i projektów podczas pracy zdalnej

Planowanie czasu pracy – na to musisz mieć plan

Planowanie pracy może w każdej firmie różnić się w zależności od tego co Twoja firma robi i jak pracują pracownicy. W firmie usługowej jaką jest software house, możesz pracować na bazie konkretnych projektów, np. strony czy programu dla klienta lub w trybie ciągłym rozwijając własny produkt i pracując w tak zwanych sprintach. W firmie produkcyjnej podobnie, projektem może być zamówienie od klienta lub proces wyprodukowania danej partii towaru. W innym przypadku pojedynczym projektem może być proces sprzedażowy zaczynający się od kontaktu klienta z firmą, a kończący się na zamknięciu sprzedaży wystawieniem faktury.

Aby skutecznie przeprowadzić planowanie pracy musimy wiedzieć jakie procesy zachodzą w naszej firmie. Czy można je uporządkować według mniej więcej stałego schematu? Spójrzmy na przykład:

Przykład: chcemy wybrać program do organizacji pracy

Aby wybrać program do organizacji pracy nie wystarczy wpisać tę frazę w wyszukiwarkę. Musimy znać odpowiedzi na kilka pytań i odpowiednio to zaplanować. Jak mógłby wyglądać taki projekt?

• Co chcemy osiągnąć wdrażając narzędzie wspierające planowanie czasu pracy?

• Jak wygląda planowanie projektów, zadań w poszczególnych działach?

• Co musi taki program zawierać aby nam się dobrze pracowało?

• Należy zrobić research w sieci jakie istnieją programy do organizacji pracy

• Musimy sprawdzić czy ich funkcjonalności odpowiadają naszym procesom i potrzebom oraz poprosić o ofertę

• Na koniec musimy wybrać ofertę

• Wdrożenie

Zauważmy, że już rozpisanie takiej listy zadań jest wstępem, które pozwala nam na planowanie zadań. W kolejnym kroku powinniśmy każdy z tych punktów przydzielić do odpowiedzialnej osoby lub zespołu i określić termin realizacji. 

Gotowe, mamy już rozpisany projekt. Podobne checklisty możemy sporządzić w przypadku dużych projektów, zgłoszenia wykonania serwisu dla klienta, sprzedaży czy sprintów w dłuższym procesie projektowym. Za każdym razem musimy określić listę zadań jedno po drugim, osoby odpowiedzialne i termin.

Program do organizacji pracy – jaki wybrać?

Przekładając checklistę na zadania do wykonania podczas pracy zdalnej musimy mieć odpowiednie narzędzie, które pozwoli nam na:

1. 1. uporządkowanie projektu na zadania
   2. przydzielenie zadania odpowiedzialnej osobie
   3. określenie terminu, priorytetu
   4. płynny przepływ know how i informacji oraz łatwość komunikacji

• bieżącą kontrolę nad procesem, możliwość identyfikowania wąskich gardeł i ich eliminowania

• zarządzania zastępstwami

Wydaje się, że idealnym rozwiązaniem byłoby wybranie programu dostępnego online do którego każdy pracownik miałby dostęp. Dodatkowo taki program do organizacji pracy powinien mieć funkcjonalność wyświetlania zadań przydzielonych konkretnemu pracownikowi oraz sprawdzania realnego czasu, jaki został poświęcony na dane zadanie aby umożliwić w przyszłości skuteczną wycenę pracy.

Planowanie czasu pracy – czy można lepiej?

Możesz zwiększyć efektywność w swoich projektach wybierając odpowiedni program do organizacji czasu pracy. Jaki więc wybrać, aby oferował więcej niż tylko rozdzielanie zadań?

Kompleksowy system do zarządzania zasobami firmy, taki jak Icon24™, który posiada wiele modułów pozwalający na zarządzanie firmą i dostęp do informacji z wielu działów, pomocnych przy realizacji zadań i projektów w jednym miejscu, ale posiadający również automatyzację!

Icon24™ pozwala nie tylko rozdzielać zadania, ale i je automatyzować. Zakończenie jednego zadania może generować automatycznie kolejne i wyświetlać powiadomienie o utworzeniu zadania do wykonania. Dzięki temu zbędne jest przesyłanie sobie maili, wykonywanie telefonów o nowym zadaniu, wszystko dostępne jest online, a przełożony ma cały czas wgląd w nasze zadania i stan ich wykonania.

Tak wygląda planowanie czasu pracy na miarę XXI wieku.