Jak działa zintegrowany system do zarządzania firmą?

Autor: Paweł Kowalik

Na początku należałoby wyjaśnić czym jest taki system i dlaczego jest potrzebny w firmie. Otóż ma on usprawniać pracę wszystkich osób w firmie, wyręczać pracowników w tym, co może zostać wykonane przez komputer, a także zautomatyzować procesy jakie w firmie zachodzą.

Dzisiaj na rynku  dostępnych jest wiele systemów, dzięki którym możemy łatwo księgować faktury, rozliczać czas pracy i wynagrodzenia pracowników, czy też programy do zarządzania zadaniami w firmie. Jednakże posiadanie kilku programów w jednej firmie może generować, oprócz większych kosztów, dodatkowe utrudnienia, ponieważ życie firmy znajdować się będzie w kilku osobnych programach. Pracownicy będą musieli nauczyć się korzystania z każdego z tych programów oraz tego, w jaki sposób mają rozdzielać swoją pracę między nimi.

zintegrowany system do zarządzania firmą, program do zarządzania zadaniami w firmie, platforma do zarządzania firmą, zarządzanie firmą online, zarządzanie procesami w firmie, kalendarz online, system do zarządzania sprzedażą, zarządzanie procesem sprzedaży, optymalizacja procesów magazynowych, obsługa klienta online, system elektronicznego obiegu dokumentów

Jeden system do zarządzania całą firmą

Odpowiedzią na wady takich rozwiązań jest zintegrowany system do zarządzania firmą. Zintegrowany, ponieważ zawiera funkcje każdego z tych mniejszych programów wykorzystywanych w firmach. Platforma do zarządzania firmą, zintegrowana w jednym miejscu pozwala nie tylko pracownikom, ale przede wszytskim właścicielom firm obserwować postępy prac, a także w porę reagować umożliwiając wdrożenie optymalizacji procesów, na poszczególnych etapach realizacji.

Cechy dobrego programy do zarzadzania firmą

Zintegrowany system do zarządzania firmą powinien pozwalać na obsługę każdego aspektu pracy w danym przedsiębiorstwie oraz być na tyle konfigurowalny, by każdej firmie dostarczyć dokładnie to, czego potrzebuje – i nie więcej, by korzystanie z platformy do zarządzania firmą usprawniało pracę, a nie ją komplikowało. Ważny jest również sposób w jaki ten system będzie dostępny – stąd najlepiej  by pozwalał on na zarządzanie firmą online, co daje możliwość dobrego i szybkiego przepływu informacji nawet dla pracowników pracujących zdalnie bądź będących w delegacji.

Obszary działania takiego systemu muszą obejmować przede wszystkim zarządzanie zadaniami w firmie  oraz kalendarz online, gdzie każdy pracownik, będąc nawet w domu, mógłby sprawdzić swoje zadania na dany dzień i uniknąć niepotrzebnego planowania w głowie lub na kartce. Zadania przydzielane pracownikom zazwyczaj wynikają z bieżących spraw lub stałych schematów ustalonych w przedsiębiorstwie. To z kolei pozwala nam wyodrębnić kolejną ważną kwestię – zarządzanie procesami w firmie. Niezależnie, czy proces ten polega na standardowej obsłudze klienta nowego lub stałego, księgowaniu dokumentów czy też prowadzeniu kampanii reklamowych – każdy z nich można opracować w taki sposób, by system sam generował zadania dla pracowników na podstawie już tych wykonanych.

Wspominając o dokumentach nie można pominąć równie ważnej funkcji jak elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala przekazywać dokumenty do dalszej weryfikacji, bez wysyłana listów czy przenoszenia stosów kartek miedzy biurkami w firmie. Innymi ważnymi procesami, niezależnie od branży w jakiej firma pracuje będzie zarządzanie procesem sprzedaży, wliczając w to już omówione kampanie reklamowe czy pozyskiwanie klienta. Ze sprzedażą często związana może być obsługa magazynów, produktów i każdej operacji jaka na nich się odbywa, a taki system powinien dawać wgląd w aktualne stany produktów na magazynie oraz obsługę zamówień do dostawców czy producentów – ogólnie zapewniać optymalizację procesów magazynowych.

Natomiast firmy zajmujące się serwisowaniem sprzętu znajdą też wiele korzyści z możliwości obsługi zgłoszeń serwisowych swoich klientów poprzez platformę online – uniknięcie ciągłych telefonów w zamian za automatyczne generowanie zadania dla serwisanta na podstawie zgłoszonej poprzez Internet usterki u klienta. Dla firm zatrudniających co najmniej kilku pracowników przydatny okaże się moduł zarządzania kadrami, czasem pracy i umowami.

Icon24™ – zintegrowany system do zarządzania firmą

To wszystko może wydawać się zbyt piękne by było prawdziwe i, przede wszystkim, osiągalne. Nic bardziej mylnego, bowiem na rynku istnieją już zintegrowane systemy do zarządzania firmą. Niektóre mogą wydawać się zbyt skomplikowane i odstraszać potencjalnie zainteresowanych przedsiębiorców, warto więc poszukać takiego dostawcy tego typu narzędzia, który oferuje również dobre wdrożenie klienta jak i pomoc serwisową na przestrzeni korzystania z systemu. Jednym z takich systemów jest Icon24™, który opracował innowacyjny proces wdrożenia – pewnego rodzaju opieka nad klientem, by mógł on w przyjemny sposób zapoznać się z systemem. Icon24™ oferuje wszystkie z wyżej wymienionych funkcji. Firma serwisowa może dzięki niemu otrzymywać zgłoszenia online od klientów, widzieć je w jednym miejscu, rozplanować które z nich przypadną danemu serwisantowi, ma możliwość obsłużenia procesu zdejmowania z magazynu potrzebnych do naprawy części, czy też zamawiania ich od dostawcy oraz ostatecznie, wygenerowania faktury za naprawę.

Z kolei firma zatrudniająca wielu pracowników skorzysta z modułu kadr, gdzie każdy widzi swój czas pracy, może poprzez system składać wnioski urlopowe, a osoba zajmująca się wynagrodzeniami dostanie gotową listę czasów pracy i wynagrodzeń na podstawie umów wprowadzonych do systemu. Natomiast firma sprzedażowa dostanie zautomatyzowany proces obsługi lub pozyskiwania klienta, a nawet początkujący pracownicy nie poczują się zagubieni w nowej firmie gdyż będą mieli dokładnie określone zadania w jednym miejscu.

Dla zintegrowanych systemów do zarządzania firmą taki opis nie jest wystarczający – one potrafią dużo więcej, a nie inaczej jest z Icon24™.