Jak delegować zadania? – Icon24™  to idealny program do delegowania zadań

Jak delegować zadania pracownikom?

Wielu szefów, szczególnie takich, którzy zaczynali tworzyć firmę sami lub w niewielkim zespole ma problem z delegowaniem zadań. Wynika to nie z braku umiejętności, a ze zwyczajnego przyzwyczajenia się do faktu, że od początku swojej kariery jako przedsiębiorcy musieli wiele zadań wykonywać samodzielnie. Przychodzi jednak w życiu taki czas, że doba to za mało, a przedsiębiorca chciałby mieć też czas dla siebie i rodziny i konieczne jest delegowanie zadań pracownikom. Aby do tego dobrze podejść, potrzeba nie tylko zaufania do pracowników, ale przede wszystkim zapewnienia optymalnych i najbardziej komfortowych warunków pozwalających na płynną pracę:

• dobrego przepływu know-how w firmie;
• swobodnego przekazywania zadań i tego co zlecający miał na myśli;
• czytelnego prezentowania, planowania i organizowania zadań, szczególnie od strony pracownika wykonującego zadania;
• możliwości priorytetyzacji i harmonogramowania;
• i w końcu kontrolowania postępów prac nad zadaniem.

Jak do tego podejść? Co wybrać organizowania tych czynności? Arkusz kalkulacyjny, mail, tablice czy może program do delegowania zadań?

Najlepszy wybór to program do delegowania zadań

Za wyborem programu do delegowania zadań stoi nie tylko fakt, że to nowoczesne rozwiązanie i to, że Icon24™ umożliwia delegowanie zadań pracownikom. Takie narzędzie niesie za sobą szereg obiektywnych korzyści, o których wielokrotnie pisaliśmy na naszym blogu:

• Program do delegowania zadań, taki jak Icon24™ jest dostępny online, czyli dostęp do niego pracownicy i przełożeni mają z dowolnego miejsca na świecie z dostępem do Internetu i o dowolnej porze. To bardzo wygodne gdy pracujemy zdalnie, w rozproszonych zespołach lub podczas delegacji;
• Online czyli dostęp do danych cały czas. Arkusze kalkulacyjne czy analogowe tablice mają tę wadę, że mogą powodować utrudniony do nich dostęp, gdy nie ma nas w biurze. Program do delegowania zadań dostępny online pozwala na sprawdzenie zadań i postępu z dowolnego miejsca;
• Porządkuje zadania automatycznie. Jednym z największych problemów, jakie sygnalizują nam klienci to opóźnienia w realizowaniu zadań spowodowane tym, że pracownik nie zauważył lub przypadkowo odczytał maila lub zapomniał o zadaniu. Icon24™ pozwala wyświetlać listę zadań przypisaną każdemu pracownikowi, razem z terminem realizacji i priorytetem. Takie rozwiązanie eliminuje problemy z zagubionymi zadaniami, pomaga planować pracę z wyprzedzeniem i porządkuje pracę;
• Usprawnia przepływ informacji i know-how. Aby dobrze i szybko realizować zadania, niezbędny jest dostęp do informacji. Te, zamiast za pomocą maila lub kserokopii, mogą do pracownika dotrzeć w formie elektronicznej w programie do delegowania zadań Icon24™. Informacje mogą być sukcesywnie uzupełnianie w konkretnym zadaniu, lub pracownik może mieć do nich dostęp poprzez inne moduły dostępne w Icon24™, jak np. umowy, faktury, rozliczenia z klientami etc.;
• Większa efektywność i oszczędności. Jak to możliwe, że program do delegowania zadań przynosi oszczędności? Na przykład dzięki zwiększeniu efektywności. Uporządkowanie zadań i ułatwienie ich realizacji poprzez poprawienie organizacji i przepływu informacji sprawia, że pracownik może zadania wykonywać szybciej i więcej jeżeli pozwala na to jego specyfika stanowiska. Możliwość pracy online to znów oszczędność. Obecne trendy wskazują, że wiele firm pozostanie przynajmniej częściowo w trybie pracy online. Takie rozwiązanie to także plus dla pracownika, który oszczędza czas na dojazdy, ale też ma więcej czasu dla siebie, może łatwiej się skupić i pracować w komfortowych dla siebie warunkach. Praca online to także możliwość ograniczenia przestrzeni biurowej i kosztów administracyjnych.