Jeden system
do zarządzania
firmą konsultingową

Icon24™ to kompleksowe narzędzie, które przenosi w cyfrowy świat wiele obszarów funkcjonowania biznesu – automatyzuje procesy, umożliwia pracę zdalną i sprawne zarządzanie zasobami. Dba o jakość usług w firmach świadczących usługi doradcze w biznesie.

Zarządzanie projektami, terminami, śledzenie czasu, alokacja zasobów, fakturowanie w jednym narzędziu

DLA ZARZĄDZAJĄCYCH

Rozliczenia, zestawienia i podsumowania w aplikacji dostępnej przez przeglądarkę.

DLA SEKRETARIATU

Administracja on-line, terminarze i ważne czynności oraz kartoteki pracowników.

DLA PRACOWNIKA

Realizacja zadań i kontakt z klientem za pomocą aplikacji w telefonie.

Firmy konsultingowe często koncentrują się na dostarczaniu swoim klientom wysokiej jakości porad i wskazówek, pomagając im w osiąganiu celów i usprawnianiu ich działalności. Jednak aby świadczyć usługi na takim poziomie, firmy konsultingowe muszą być również dobrze zorganizowane i sprawne we własnych działaniach. W tym miejscu system zarządzania firmą może być niezwykle cenny.

Czy Twoja firma doradcza może być lepiej zorganizowana?

1. Czy Twoi specjaliści są równomiernie obciążeni pracą, pracują w elastycznych godzinach, znajdują czas na prywatne zobowiązania?

Zrównoważenie obciążenia pracą pracowników jest niezbędne do utrzymania zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i zapewnienia terminowej realizacji projektów.

2. Nic nie stoi na przeszkodzie aby zespół wykonywał część zadań spoza biura? Czy Twoja firma korzysta z nowinek technologicznych, a Twoi pracownicy mogą liczyć na klarowny przepływ wiedzy w firmie?

Branża konsultingowa stale się rozwija, regularnie pojawiają się nowe technologie, metodologie i najlepsze praktyki. Ważne jest, aby firmy konsultingowe były na bieżąco z trendami w branży, aby zachować znaczenie i konkurencyjność.

3. Zdalny i zabezpieczony dostęp do dokumentów i historii współpracy z klientem pozwala Twoim pracownikom na szybkie reagowanie na potrzeby klientów? Wspólna platforma do dzielenia się wiedzą bez zbędnych formalności pozwala Twoim pracownikom na rozwijanie relacji z klientami i poświęcanie czasu na lepsze wykonywanie swoich obowiązków?

Utrzymanie klientów wymaga budowania silnych relacji, dostarczania wysokiej jakości pracy i zapewniania stałej wartości.

4. Czy Twoje projekty zawsze są kończone na czas i w ramach budżetu? Jeżeli nie, co wpływa na tę sytuację? Czy kontrolujesz przepływy pieniężne w firmie i pojedynczych projektach? Wiesz na jakich działaniach zarabiasz najwięcej, a które są najmniej opłacalne i dlaczego?

Firmy konsultingowe często napotykają problemy z przepływami pieniężnymi ze względu na charakter ich działalności. Mogą mieć duże początkowe wydatki na projekty, ale płatność może nie zostać otrzymana, dopóki projekt nie zostanie ukończony. Może to powodować luki w przepływach pieniężnych, którymi należy zarządzać.

Jeżeli na większość powyższych pytań odpowiadasz przecząco, zastąp stare przyzwyczajenia lepszymi praktykami i zaplanuj wdrożenie cyfrowych narzędzi!

Co możesz zyskać?

Standaryzacja procesów

System zarządzania może pomóc firmie konsultingowej w standaryzacji jej procesów, procedur i zasad w całej organizacji. Może to prowadzić do poprawy wydajności, spójności i jakości usług.

Lepsze wyniki

Dobrze zaprojektowany system zarządzania może pomóc firmie konsultingowej zidentyfikować obszary, w których musi poprawić swoje wyniki i podjąć działania naprawcze. Może to skutkować zwiększoną produktywnością, rentownością i zadowoleniem klientów.

Przewaga konkurencyjna

Wdrożenie systemu zarządzania może pomóc firmie konsultingowej odróżnić się od konkurencji poprzez wykazanie zaangażowania w jakość, odpowiedzialność za środowisko lub inne aspekty, które są ważne dla jej klientów.

Zgodność z przepisami

Wiele firm konsultingowych podlega różnym przepisom i normom. Wdrożenie systemu zarządzania może pomóc w zapewnieniu zgodności z tymi wymaganiami, zmniejszając ryzyko kar, grzywien lub działań prawnych.

Zarządzanie ryzykiem

System zarządzania może pomóc firmie konsultingowej zidentyfikować i ograniczyć ryzyko związane z jej działalnością, takie jak ryzyko związane z bezpieczeństwem danych, zarządzaniem projektami lub zarządzaniem finansami.

Ciągłe udoskonalanie

System zarządzania zapewnia ramy dla ciągłej oceny i doskonalenia procesów, procedur i zasad firmy konsultingowej. Może to prowadzić do kultury ciągłego doskonalenia, w której pracownicy są zachęcani do sugerowania sposobów poprawy wydajności organizacji.

Radzimy jak pracować wydajniej!

Usprawnij działanie firmy, ogranicz ryzyko i popraw swoją pozycję na rynku!

Zainwestuj w platformę, która będzie źródłem wiedzy o całej Twojej działaności:

Aplikacja webowa

Aplikacja webowa dla sekretariatu i osób zarządzających jest dostępna przez każdą przeglądarkę internetową. Dane można przechowywać w chmurze lub na serwerze Twojej firmy.

Aplikacja na telefon

Twoi prawnicy wykonują swoje zadania i realizują czas pracy korzystając z aplikacji na telefonie.

Integracja

Program umożliwia eksport raportów i zestawień do plików csv i xls, co pozwala na ich dalsze analizowanie np. w programie Excel.

Funkcjonalności

Icon24™ dysponuje funkcjonalnościami, które przeniosą Twoją firmę doradczą w cyfrowy świat!

Zarządzanie projektami, zadaniami i innymi procesami biznesowymi

Obsługa projektów

Moduł zarządzania projektami pomaga w organizowaniu i ustalaniu priorytetów projektów na podstawie terminów, ważności i wymaganych zasobów.

Program umożliwia przydzielanie opiekunów klienta/kontaktu. W zależności od postępu na ścieżce pozyskania klienta opiekunowie mają wgląd we wszystkie prowadzone dla niego działania: otwarte procesy składania oferty i w na dalszym etapie, prowadzone projekty. W module projekty, w jednym miejscu znajdują się wszystkie informacje na temat klienta i zadań z nim związanych. System powiadomień pozwala zachować kontrolę nad ustalonym harmonogramem działania.

Definiowanie celów i zadań w projekcie

Program umożliwia przypisanie celu lub listy celów do konkretnego projektu. Dzięki zdefiniowaniu celów projektu zespół projektowy wyznacza jasny kierunek działania, co pomaga uniknąć zamieszania i konfliktów.

Planowanie projektu

W ramach planowania projektu w Icon24 należy opracować plan, który określa zadania, ramy czasowe, budżet i zasoby wymagane do pomyślnego zakończenia projektu. Im bardziej szczegółowy, tym lepiej, jednak wszystko zależy od potrzeb Twojego zespołu. Plan pomaga utrzymać projekt na właściwej drodze, identyfikować potencjalne przeszkody i wydajnie alokować zasoby.

Alokacja zasobów

Alokacja zasobów obejmuje personel, zasoby finansowe i sprzęt. Dzięki efektywnej alokacji zasobów firma może zapewnić, że projekt zostanie ukończony na czas, w ramach budżetu i spełnia wyznaczone standardy jakości.

Zarządzanie ryzykiem

Stały monitoring i kontrola postępu projektu obejmuje śledzenie statusu projektu, identyfikowanie wszelkich odchyleń od planu i podejmowanie działań korygujących. Monitorując i kontrolując projekt, firma może zapewnić, że pozostaje on na właściwej drodze i spełnia cele projektu.

Program umożliwia tworzenie schematów postępowania (workflow) np. po zakończeniu jednego zadania automatycznie tworzy następne w kolejności: rozliczenie, przesłanie maila podsumowującego czy prośby o wypełnienie ankiety badania satysfakcji.

Śledzenie postępu projektu

Moduł projekty może pomóc konsultantom w śledzeniu postępów ich projektów, identyfikowaniu potencjalnych przeszkod i podejmowaniu działań naprawczych. Może również dostarczyć szczegółowego raportu na temat postępów w projekcie i pomóc zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy.

Zadania

Każdą aktywność podejmowaną w ramach wykonywania obowiązków można odnotować w systemie jako zadanie lub czynności (czyli etapy zadania lub aktywność nieplanowaną). Zadania mogą być realizowane w ramach konkretnego projektu. W ramach zadania można określić czas, jaki powinna zająć jego realizacja i weryfikować go używając stopera lub wprowadzając czas pracy ręcznie.

Nadzór nad czasem realizacji

Wiedza na temat faktycznego czasu realizacji zadań pozwala lepiej określić  czas podobnych czynności w przyszłości, a co za tym idzie, lepiej oszacować budżet.

Obciążenie pracą

Z Icon24 możesz monitorować obciążenie pracowników przydzielonymi zadaniami. Wiedza na temat obciążenia pracą pomaga lepiej zarządzać dostępnymi zasobami. Zrównoważenie obciążenia pracą pracowników jest niezbędne do utrzymania zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i zapewnienia terminowej realizacji projektów.

Finanse i rozliczenia z klientem

Płatności - wystawianie dokumentów sprzedaży

Program pozwala na wystawienie dokumentów sprzedaży – faktur, i paragonów w wielu walutach, przy czym przeliczenia aktualnego kursu walut dzieją się automatycznie. Wystawiony dokument, w formie załącznika można wysłać do klienta, definiując automatyczną wiadomość. Dodatkowo w systemie można zdefiniować konta bankowe w różnych walutach, a na wydrukach dokumentów sprzedaży podpowiadane jest konto bankowe w walucie wybranej na dokumencie.

Rozliczenia stawek – godzinowe i ryczałtowe

Program uwzględnia systemy rozliczeń z klientami stosowanymi przez Twoją firmę. Umożliwia przypisywanie indywidualnych stawek godzinowych do poszczególnych klientów.

W Icon24™ możesz przypisać koszty osobowe (koszty utrzymania pracowników) oraz inne koszty bezpośrednie (np. opłaty, bilety) bezpośrednio do projektu, według klucza godzinowego. Program umożliwia również tworzenie zestawień godzinowych do wystawianych faktur, pozwala obliczyć wynagrodzenie według stawek godzinowych lub stawki ryczałtowej (ustalone w ramach ryczałtu limitem godzin).

Prowadzenie firmy

System umożliwia monitorowanie zobowiązań wobec podwykonawców oraz wspomaga zarządzanie płatnościami poprzez np. przypominanie o nadchodzących terminach płatności.

W Icon24™ możesz według klucza godzinowego (lub innego) przypisać koszty pośrednie (np. czynsz najmu, koszty administracji, itp.) do projektu/klienta.

Windykacja

Program prezentuje również spis nieopłaconych faktur uszeregowanych według daty wystawienia i pozwala na monitorowanie przeterminowanych należności oraz wysyłanie zautomatyzowanych przypomnień i ponagleń.

Zarządzanie czasem pracy

Rejestracja czasu pracy

Program automatyzuje rejestrację czasu pracy. Użytkownik może wykorzystywać stoper do pomiaru czasu lub ręcznie wprowadzać czas pracy nad poszczególnymi czynnościami.

Program rozróżnia rodzaje czasu pracy – faktyczny, efektywny (zatwierdzony), fakturowany – przełożeni mogą modyfikować wpisy czasu pracy np. do fakturowania, zachowując jednocześnie informacje o rzeczywistym czasie pracy.

Ewidencja czasu pracy

Pracownik, aby potwierdzić swoją gotowość do świadczenia usług wybiera odpowiedni przycisk w aplikacji mobilnej. To samo dzieje się podczas wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą firmy, czy gdy konieczne jest załatwienie sprawy prywatnej. Dzięki czemu w systemie automatycznie zapisywane są wszystkie wejścia i wyjścia.

Dane potrzebne kadrom do prowadzenia ewidencji są gromadzone w jednym module ECP. Moduł ECP pozwala na nadzorowanie i sprawne rozliczanie czasu pracy całego zespołu niezależnie od posiadanych umów.

Urlop z automatycznymi zastępstwami oraz elektroniczne wnioski

Z Icon24™ składanie wniosków pracowniczych i ich akceptacja odbywa się w całości w systemie. Pełen wgląd w terminarze urlopów ułatwia podjęcie decyzji i zaplanowanie dalszych działań, przez co dobrze zarządzana nieobecność nie przerywa ciągłości pracy. Co ważne, program umożliwia wyznaczenie zastępstwa w czasie nieobecności – każde zadanie, które zostaje przypisane do osoby nieobecnej, zostaje przypisane również do jego zastępcy.

Wirtualne kalendarze

Terminarze zadań i zajętość zasobów

Program umożliwia tworzenie wydarzeń, współdzielenie ich z innymi osobami wewnątrz firmy oraz kontrolę dostępności pracowników. Każde zadanie, na którym odnotowano datę, lub termin realizacji pojawia się na współdzielonym kalendarzu.

Dla lepszego dopasowania do potrzeb kancelarii możliwe jest ustalenie własnego słownika typów zadań i czynności tj. spotkanie z klientem, szkolenie itp. Dodatkowo w Icon24™ w ramach zadania z terminem można dołączyć: dokumenty, osoby, a przypisani użytkownicy są automatycznie powiadamiani o nowych zadaniach. Aby niektóre szczegóły nie były dostępne dla ogółu, możliwe jest oznaczanie zadania jako prywatnego.

Używając zadań, możesz również zarezerwować salę i sprzęt. Wszystkie rezerwacje można podejrzeć na terminarzu zajętości zasobów.

Obieg i OCR dokumentów

Zarządzanie dokumentami

Icon24™ pozwala wprowadzać i ustalać własne rodzaje dokumentów oraz skutecznie kontrolować ich przepływ w firmie. Stanowi repozytorium, do którego dostęp możesz ograniczyć lub rozszerzyć dla poszczególnych grup pracowników. Umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie danych wprowadzanych do systemu. Nadaje im unikalne numery, dzięki czemu można je szybciej wyszukać.

Dekretacja dokumentów

System Icon24™ pomaga całkowicie zautomatyzować obieg dokumentacji wpływającej do firmy, zgodnie z przyjętą przez nią normą. Tworząc powtarzalne ścieżki akceptacji dla każdego typu dokumentu, możesz mieć pewność, że zostanie on odpowiednio sprawdzony, zatwierdzony i zarchiwizowany.

Obsługa korespondencji

Program umożliwia również ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej (zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej). Daje również możliwość seryjnego wysyłania i drukowania dokumentów (np. etykiet na listy, pocztowej książki nadawczej).

Automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie skanów

Moduł EOD pozwala skanować dokumenty do odpowiedniego katalogu. Tam zostaje wykonane rozpoznawanie treści (OCR) i uruchomiony jego obieg, czyli powtarzalna ścieżka realizacji.

Analityka

Przychody

Program generuje zestawienie przychodów dla poszczególnych klientów i pozwala na obserwację historycznych danych/trendów.

Godziny pracy

W Icon24™ możesz wygenerować zestawienie liczby godzin przepracowanych przez poszczególnych pracowników, co umożliwia porównywanie produktywności.

Marża

Program generuje zestawienie prezentujące marżę generowaną na poszczególnych klientach, tzn. różnice pomiędzy generowanymi przez nich przychodami a kosztami bezpośrednimi lub całkowitymi kosztami przypisanymi do konkretnego klienta.

W przypadku zmiany kursu waluty historyczne dane dotyczące przychodów, efektywności pracowników itp. nie ulegają zmianie.

Więcej

Potrzebujesz dodatkowych zestawień?

Porozmawiajmy!

Sprzedaż i promocja

CRM

W Icon24™ można prowadzić kompleksową bazę informacji o klientach i zleceniach (leady, okazje sprzedażowe), etapie sprzedaży, umowach, wystawionych dokumentach i ustaleniach. Umożliwia również łatwe sporządzanie notatek dotyczących np. kontaktów z potencjalnym klientem. Nawet jeśli opiekun danego kontrahenta jest nieobecny, przekazanie jego sprawy „w zastępstwo” nie stanowi najmniejszego problemu.

Program umożliwia zarządzanie sprzedażą usługi – np. poprzez zdefiniowanie etapów sprzedaży i monitorowanie postępów, zarządzanie okazjami sprzedażowymi, leadami i wszystkimi zadaniami związanymi ze sprzedażą. Oferuje analitykę sprzedaży – np. jaki procent nowych kontaktów kończy się sprzedażą, jaka jest skuteczność ofertowania.

Komunikacja z klientem

Inne formy kontaktu z klientem

Program daje możliwość wysyłania i odbierania służbowej poczty elektronicznej bez potrzeby korzystania z innych programów pocztowych. Umożliwia tworzenie szablonów maili, które przyspieszają tworzenie wiadomości i komunikację z klientem.

Icon24™ może dopasować się do firmy konsultingowej

Duża konfigurowalność naszego systemu pozwala na dopasowanie go do stylu pracy każdej działalności.

Tworzenie własnych szablonów dokumentów

Definiowanie własnych słowników

Tworzenie dedykowanych (powtarzalnych) procesów obsługi (workflow)

Konfiguracja odbywa się za dodatkową opłatą.

Program partnerski 

Połączmy siły i rozwijajmy się razem!

Twoja wiedza + nasze narzędzia = WSPÓLNY SUKCES

Zrewolucjonizuj swoją działalność konsultingową dzięki naszemu potężnemu systemowi zarządzania firmą. Dołącz do naszego programu partnerskiego już dziś i zwiększ swoje przychody!”

Prowadzisz firmę zajmującą się doradztwem strategicznym i biznesowym? Chcesz rozszerzyć swoje usługi i zapewnić swoim klientom najwyższej klasy rozwiązania do zarządzania firmą? Nie szukaj dalej! Nasz program partnerski to idealna okazja dla firm konsultingowych do połączenia z nami sił i dostarczenia swoim klientom najlepszego na rynku systemu do zarządzania firmą.

Jako partner uzyskasz dostęp do szerokiej gamy korzyści, w tym:

・ Zwiększone strumienie przychodów dzięki sprzedaży opartej na prowizjach

・Dostęp do naszych kompleksowych programów szkoleniowych i wsparcia

・Ekskluzywne materiały marketingowe pomagające promować naszą współpracę

・ Możliwość poszerzenia swoich usług i dostarczania klientom najnowocześniejszych rozwiązań

Nasz system zarządzania firmą został zaprojektowany w celu usprawnienia operacji i poprawy wydajności, pomagając firmom każdej wielkości w osiąganiu ich celów. Po co więc czekać?

Dołącz do naszego programu partnerskiego już dziś i przenieś swoje usługi doradcze na wyższy poziom!

Masz pytania?

Napisz lub zadzwoń do nas!

kontakt@icon24.pl

+48 533 381 109

Odpowiadamy na pytania od poniedziałku do piątku od 8:00 do 16:00

Do prowadzenia firmy konsultingowej rekomendujemy Icon24™

Icon24™ dysponuje wszystkimi funkcjonalnościami, które pomogą Ci świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Wybór jak zwykle pozostawiamy Tobie :)