Jeden system
do zarządzania
firmą konsultingową

Moduł zarządzania projektami pomaga w organizowaniu i ustalaniu priorytetów projektów na podstawie terminów, ważności i wymaganych zasobów.

Program umożliwia przydzielanie opiekunów klienta/kontaktu. W zależności od postępu na ścieżce pozyskania klienta opiekunowie mają wgląd we wszystkie prowadzone dla niego działania: otwarte procesy składania oferty i w na dalszym etapie, prowadzone projekty. W module projekty, w jednym miejscu znajdują się wszystkie informacje na temat klienta i zadań z nim związanych. System powiadomień pozwala zachować kontrolę nad ustalonym harmonogramem działania.

Program umożliwia przypisanie celu lub listy celów do konkretnego projektu. Dzięki zdefiniowaniu celów projektu zespół projektowy wyznacza jasny kierunek działania, co pomaga uniknąć zamieszania i konfliktów.

W ramach planowania projektu w Icon24 należy opracować plan, który określa zadania, ramy czasowe, budżet i zasoby wymagane do pomyślnego zakończenia projektu. Im bardziej szczegółowy, tym lepiej, jednak wszystko zależy od potrzeb Twojego zespołu. Plan pomaga utrzymać projekt na właściwej drodze, identyfikować potencjalne przeszkody i wydajnie alokować zasoby.

Alokacja zasobów obejmuje personel, zasoby finansowe i sprzęt. Dzięki efektywnej alokacji zasobów firma może zapewnić, że projekt zostanie ukończony na czas, w ramach budżetu i spełnia wyznaczone standardy jakości.

Stały monitoring i kontrola postępu projektu obejmuje śledzenie statusu projektu, identyfikowanie wszelkich odchyleń od planu i podejmowanie działań korygujących. Monitorując i kontrolując projekt, firma może zapewnić, że pozostaje on na właściwej drodze i spełnia cele projektu.

Program umożliwia tworzenie schematów postępowania (workflow) np. po zakończeniu jednego zadania automatycznie tworzy następne w kolejności: rozliczenie, przesłanie maila podsumowującego czy prośby o wypełnienie ankiety badania satysfakcji.

Moduł projekty może pomóc konsultantom w śledzeniu postępów ich projektów, identyfikowaniu potencjalnych przeszkod i podejmowaniu działań naprawczych. Może również dostarczyć szczegółowego raportu na temat postępów w projekcie i pomóc zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy.

Każdą aktywność podejmowaną w ramach wykonywania obowiązków można odnotować w systemie jako zadanie lub czynności (czyli etapy zadania lub aktywność nieplanowaną). Zadania mogą być realizowane w ramach konkretnego projektu. W ramach zadania można określić czas, jaki powinna zająć jego realizacja i weryfikować go używając stopera lub wprowadzając czas pracy ręcznie.

Wiedza na temat faktycznego czasu realizacji zadań pozwala lepiej określić  czas podobnych czynności w przyszłości, a co za tym idzie, lepiej oszacować budżet.

Z Icon24 możesz monitorować obciążenie pracowników przydzielonymi zadaniami. Wiedza na temat obciążenia pracą pomaga lepiej zarządzać dostępnymi zasobami. Zrównoważenie obciążenia pracą pracowników jest niezbędne do utrzymania zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i zapewnienia terminowej realizacji projektów.

Program pozwala na wystawienie dokumentów sprzedaży – faktur, i paragonów w wielu walutach, przy czym przeliczenia aktualnego kursu walut dzieją się automatycznie. Wystawiony dokument, w formie załącznika można wysłać do klienta, definiując automatyczną wiadomość. Dodatkowo w systemie można zdefiniować konta bankowe w różnych walutach, a na wydrukach dokumentów sprzedaży podpowiadane jest konto bankowe w walucie wybranej na dokumencie.

Program uwzględnia systemy rozliczeń z klientami stosowanymi przez Twoją firmę. Umożliwia przypisywanie indywidualnych stawek godzinowych do poszczególnych klientów.

W Icon24™ możesz przypisać koszty osobowe (koszty utrzymania pracowników) oraz inne koszty bezpośrednie (np. opłaty, bilety) bezpośrednio do projektu, według klucza godzinowego. Program umożliwia również tworzenie zestawień godzinowych do wystawianych faktur, pozwala obliczyć wynagrodzenie według stawek godzinowych lub stawki ryczałtowej (ustalone w ramach ryczałtu limitem godzin).

System umożliwia monitorowanie zobowiązań wobec podwykonawców oraz wspomaga zarządzanie płatnościami poprzez np. przypominanie o nadchodzących terminach płatności.

W Icon24™ możesz według klucza godzinowego (lub innego) przypisać koszty pośrednie (np. czynsz najmu, koszty administracji, itp.) do projektu/klienta.

Program prezentuje również spis nieopłaconych faktur uszeregowanych według daty wystawienia i pozwala na monitorowanie przeterminowanych należności oraz wysyłanie zautomatyzowanych przypomnień i ponagleń.

Program automatyzuje rejestrację czasu pracy. Użytkownik może wykorzystywać stoper do pomiaru czasu lub ręcznie wprowadzać czas pracy nad poszczególnymi czynnościami.

Program rozróżnia rodzaje czasu pracy – faktyczny, efektywny (zatwierdzony), fakturowany – przełożeni mogą modyfikować wpisy czasu pracy np. do fakturowania, zachowując jednocześnie informacje o rzeczywistym czasie pracy.

Pracownik, aby potwierdzić swoją gotowość do świadczenia usług wybiera odpowiedni przycisk w aplikacji mobilnej. To samo dzieje się podczas wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą firmy, czy gdy konieczne jest załatwienie sprawy prywatnej. Dzięki czemu w systemie automatycznie zapisywane są wszystkie wejścia i wyjścia.

Dane potrzebne kadrom do prowadzenia ewidencji są gromadzone w jednym module ECP. Moduł ECP pozwala na nadzorowanie i sprawne rozliczanie czasu pracy całego zespołu niezależnie od posiadanych umów.

Z Icon24™ składanie wniosków pracowniczych i ich akceptacja odbywa się w całości w systemie. Pełen wgląd w terminarze urlopów ułatwia podjęcie decyzji i zaplanowanie dalszych działań, przez co dobrze zarządzana nieobecność nie przerywa ciągłości pracy. Co ważne, program umożliwia wyznaczenie zastępstwa w czasie nieobecności – każde zadanie, które zostaje przypisane do osoby nieobecnej, zostaje przypisane również do jego zastępcy.

Program umożliwia tworzenie wydarzeń, współdzielenie ich z innymi osobami wewnątrz firmy oraz kontrolę dostępności pracowników. Każde zadanie, na którym odnotowano datę, lub termin realizacji pojawia się na współdzielonym kalendarzu.

Dla lepszego dopasowania do potrzeb kancelarii możliwe jest ustalenie własnego słownika typów zadań i czynności tj. spotkanie z klientem, szkolenie itp. Dodatkowo w Icon24™ w ramach zadania z terminem można dołączyć: dokumenty, osoby, a przypisani użytkownicy są automatycznie powiadamiani o nowych zadaniach. Aby niektóre szczegóły nie były dostępne dla ogółu, możliwe jest oznaczanie zadania jako prywatnego.

Używając zadań, możesz również zarezerwować salę i sprzęt. Wszystkie rezerwacje można podejrzeć na terminarzu zajętości zasobów.

Icon24™ pozwala wprowadzać i ustalać własne rodzaje dokumentów oraz skutecznie kontrolować ich przepływ w firmie. Stanowi repozytorium, do którego dostęp możesz ograniczyć lub rozszerzyć dla poszczególnych grup pracowników. Umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie danych wprowadzanych do systemu. Nadaje im unikalne numery, dzięki czemu można je szybciej wyszukać.

System Icon24™ pomaga całkowicie zautomatyzować obieg dokumentacji wpływającej do firmy, zgodnie z przyjętą przez nią normą. Tworząc powtarzalne ścieżki akceptacji dla każdego typu dokumentu, możesz mieć pewność, że zostanie on odpowiednio sprawdzony, zatwierdzony i zarchiwizowany.

Program umożliwia również ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej (zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej). Daje również możliwość seryjnego wysyłania i drukowania dokumentów (np. etykiet na listy, pocztowej książki nadawczej).

Moduł EOD pozwala skanować dokumenty do odpowiedniego katalogu. Tam zostaje wykonane rozpoznawanie treści (OCR) i uruchomiony jego obieg, czyli powtarzalna ścieżka realizacji.

Program generuje zestawienie przychodów dla poszczególnych klientów i pozwala na obserwację historycznych danych/trendów.

W Icon24™ możesz wygenerować zestawienie liczby godzin przepracowanych przez poszczególnych pracowników, co umożliwia porównywanie produktywności.

Program generuje zestawienie prezentujące marżę generowaną na poszczególnych klientach, tzn. różnice pomiędzy generowanymi przez nich przychodami a kosztami bezpośrednimi lub całkowitymi kosztami przypisanymi do konkretnego klienta.

W przypadku zmiany kursu waluty historyczne dane dotyczące przychodów, efektywności pracowników itp. nie ulegają zmianie.

Potrzebujesz dodatkowych zestawień?

Porozmawiajmy!

W Icon24™ można prowadzić kompleksową bazę informacji o klientach i zleceniach (leady, okazje sprzedażowe), etapie sprzedaży, umowach, wystawionych dokumentach i ustaleniach. Umożliwia również łatwe sporządzanie notatek dotyczących np. kontaktów z potencjalnym klientem. Nawet jeśli opiekun danego kontrahenta jest nieobecny, przekazanie jego sprawy „w zastępstwo” nie stanowi najmniejszego problemu.

Program umożliwia zarządzanie sprzedażą usługi – np. poprzez zdefiniowanie etapów sprzedaży i monitorowanie postępów, zarządzanie okazjami sprzedażowymi, leadami i wszystkimi zadaniami związanymi ze sprzedażą. Oferuje analitykę sprzedaży – np. jaki procent nowych kontaktów kończy się sprzedażą, jaka jest skuteczność ofertowania.