Icon24
  • Funkcjonalności
    • Wszystkie funkcjonalności
      • Funkcjonalności
    • System do zarządzania kancelarią prawną
      • Zarządzanie kancelarią prawną
    • Obsługa Procesów Sprzedażowych
      • Moduł Sprzedaż
    • Zarządzanie Zadaniami
      • Zarządzanie zadaniami w firmie
      • Program pomagający zarządzać projektami w firmie
    • Zarządzanie Czasem
      • Program do rejestracji czasu pracy
    • Zarządzanie zasobami
      • Program do obsługi serwisu
      • Moduł Zarządzanie zasobami
    • Dokumenty
      • Program do elektronicznego procesowania dokumentów
    • Dodatkowo
      • IconSmart™ – aplikacja na urządzenia mobilne
  • Korzyści
    • Wdrożenie
  • Baza wiedzy
  • Cennik
  • Kontakt
    • Twórcy
  • UMÓW PREZENTACJĘ
  • Menu Menu

Intranet w firmie – historia udanego wdrożenia portalu dla pracowników

Autor: Kamil Michno

Czym jest intranet w firmie i czy w ogóle warto go wprowadzać? A jeśli tak to kiedy warto wdrożyć portal dla pracowników jakim jest intranet w Twojej firmie? Przyjrzymy się temu na przykładzie udanego wdrożenia systemu Icon24™ w jednym z urzędów powiatowych w Polsce.

Intranet w firmie – tablica ogłoszeń czy portal dla pracowników

Icon24™ został przez nas wdrożony w jednym z urzędów powiatowych, gdzie w zamyśle miał usprawnić komunikację w urzędzie oraz uregulować kwestie elektronicznej Ewidencji Czasu Pracy. Zaraz po wdrożeniu systemu i wraz z biegiem czasu okazało się, że przynosi on jeszcze więcej korzyści niż zakładano, a szczególnie pomocny był w pierwszej połowie 2020r. kiedy część pracowników zmuszona była zostać w domu oraz ograniczano możliwie maksymalnie spotkania i zebrania wewnątrz organizacji.

Jeszcze na początku XXI wieku głównym źródłem  komunikacji w firmach i urzędach była tablica ogłoszeń. To tam wywieszano najważniejsze informacje skierowane do większej ilości pracowników. Komunikaty do węższego grona pracowników wysyłano mailowo lub komunikowano na papierze za pomocą skrytek pocztowych, stosowanych w niektórych firmach dla każdego z pracowników.

Icon24™ wdrożony w firmie lub urzędzie przenosi tablicę ogłoszeń lub skrzynkę do wersji elektronicznej i pozwala w łatwy i bardziej zaawansowany sposób komunikować się pracownikami. Wdrożone przez nas rozwiązanie to tak naprawdę prosty system CRM, który może być wyposażony w dedykowany dashboard wyświetlany na powitanie każdemu pracownikowi. Może on zawierać sekcję aktualności i komunikatów, które zastępują tablicę ogłoszeń i maile. Co więcej Icon24™ pozwala zarządzać uprawnieniami do odczytania konkretnej wiadomości lub wyświetlać okno pop-up, z potwierdzeniem odczytania danej treści. Dzięki temu możemy zarządzać obiegiem informacji w firmie i kontrolować ich dotarcie do zainteresowanych osób.

Odkryj możliwości Icon24

Załóż darmowe konto

Kadry jak samoobsługowa kasa – dzięki portalowi dla pracowników

Wdrożone przez nas rozwiązanie w systemie Icon24™ zawierało moduł elektronicznej Ewidencji Czasu Pracy oraz Rejestracji Czasu Pracy. Jak to wyglądało? Każdy pracownik otrzymał indywidualny identyfikator z modułem NFC. Podczas wejścia do pracy przykłada identyfikator do czytnika i wybiera akcję, która zapisywana jest w systemie. Pracownicy mogą wybrać spośród:

  • rozpoczęcie pracy
  • wyjście służbowe
  • powrót z wyjścia służbowego
  • wyjście prywatne
  • powrót z wyjścia prywatnego
  • zakończenie pracy.

Wszystkie te dane automatycznie zapisywane są w systemie, a pracownik może samodzielnie podejrzeć w portalu pracowniczym swoje godziny pracy, a co za tym idzie wie czy przepracował prawidłową ilość godzin, ma nadgodziny do wybrania lub musi odpracować brakujący czas pracy. To wszystko sprawdza samodzielnie bez angażowania pracowników kadrowych i oczekiwania na odpowiedź.

Wnioski i zastępstwa – także elektronicznie

“Dzień dobry, chciałbym złożyć wniosek o urlop”, “czy mój urlop został zaakceptowany?”, “ile zostało mi urlopu?”, “ile mam nadgodzin do wybrania?”. Działy kadr zmagają się z dziesiątkami tego typu pytań, o ile nie z setkami miesięcznie. Icon24™ sprawia, że liczba tych pytań spada do zera, a kadry mogą skupić się na innych, angażujących je zadaniach. Portal dla pracowników jakim jest Icon24™ pozwala na składanie wniosku o urlop elektronicznie, łącznie z wyznaczeniem zastępstwa, które będzie się wyświetlało na czas urlopu, a zadania przydzielane nieobecnemu pracownikowi będą automatycznie wyświetlać się na tablicy zadań osoby zastępującej.

“Po wdrożeniu Intranetu w systemie Icon24™ w naszym urzędzie zmniejszyła się liczba pytań od naszych pracowników i faktycznie rozliczamy pracowników szybciej. Wcześniej ręcznie liczyśłymy czas pracy każdego urzędnika, a teraz liczy to za nas system automatycznie.” – pracownik kadr urzędu

Na swoim koncie w portalu dla pracowników, pracownik widzi ile urlopu mu pozostało do wykorzystania, może prześledzić całą listę swojej obecności w firmie łącznie z liczbą nadgodzin lub brakującego czasu pracy i składać wnioski pracownicze, takie jak urlopy, rozliczenie delegacji, zaliczki na delegację lub zakupy, a nawet w przypadku zagubienia lub zapomnienia identyfikatora, wniosek o odbicie rozpoczęcia pracy. Wszystko odbywa się w obszarze firmowego intranetu i tam również pracownik sprawdza czy wniosek został zaakceptowany.

Dzięki temu oszczędzamy obieg papieru w firmie, wszystko odbywa się w sposób uporządkowany, szybszy niż tradycyjnie, a dział kadr jest odciążony ponieważ na większość pytań pracownik znajdzie odpowiedź w portalu pracowniczym. Kadry zaś dokonują rozliczenia czasu pracy pracowników za pomocą jednego kliknięcia.

Portal dla pracowników – intranet w firmie – Wnioski i zamówienia pod kontrolą

Pracownicy składają nie tylko wnioski o urlop, ale również zgłaszają problemy techniczne, zamawiają nowe krzesła czy monitory. W większych firmach lub urzędach proces ten wymaga odpowiednich procedur lub rozpisania większych zamówień, a Icon24™ wykorzystywany jako intranet ułatwia ten proces.

Pracownik, który potrzebuje pomocy specjalisty czy to konserwatora czy informatyka może taką prośbę przesłać za pomocą portalu pracownika, a ta wyświetli się jako zadanie do wykonania w odpowiednim dziale. Dzięki temu nie ma konieczności dzwonienia, biegania po budynku czy wysyłania maili i dowiadywania się co z moim zgłoszenie, pracownik ma pewność, że zgłoszenie wyświetla się do realizacji odpowiednim osobom.

Podobnie się dzieje w przypadku konieczności złożenia wniosków zakupowych. Złożenie takiego przez firmowy intranet sprawia, że proces jest uporządkowany, a pracownik widzi na jakim etapie jest zakup i nie musi co chwilę dowiadywać się, kiedy zostanie zrealizowany.

Intranet dla firmy – idealne rozwiązanie w firmach z rozproszonymi pracownikami lub w przypadku Home Office

Wiele firm czy urzędów, szczególnie takie, które zatrudniają większą liczbę pracowników zmuszona jest do zajmowania dużych powierzchni biurowych lub nawet operować w kilku lokalizacjach, często też w różnych miastach. Przeniesienie tablicy ogłoszeń i komunikatów do intranetu sprawia, że mamy pewność, że dana wiadomość dotrze do wszystkich pracowników niezależnie od miejsca przebywania.

Portal dla pracowników w systemie Icon24™ posiada też moduł zarządzania zadaniami, dzięki czemu możemy delegować zadania lub rozdzielać je pomiędzy pracownikami za pomocą systemu i na bieżąco mieć wgląd w stan jego realizacji. To o tyle wygodniejsze, że ogranicza konieczność spotkań, wykonywania telefonów czy pisania maili, co może być kłopotliwe gdy pracownik pracuje w terenie, np. jako przedstawiciel handlowy lub w innym budynku jak to często ma miejsce w przypadku firm z oddziałami czy urzędów.

“Rozwiązanie rozdzielania zadań w systemie okazało się dla nas strzałem w dziesiątkę. Niektóre wydziały znajdują się w różnych częściach miasta i omawianie zadań było dla nas kłopotliwe. Teraz wszystko załatwiamy w naszym intranecie” – naczelnik jednego z wydziałów urzędu powiatowego

Podczas wdrażania systemu Icon24™ jako intranet w urzędzie powiatowym wyposażyliśmy również pracowników w wewnętrzny komunikator firmowy, w którym można rozmawiać pomiędzy pracownikami w pojedynczej konwersacji lub utworzyć rozmowę grupową. Rozmowy odbywają się w bezpiecznym środowisku portalu pracowniczego wewnątrz firmy, a co istotne dla tego klienta, komunikacja jest zapisywana i nie można jej usunąć, a przełożeni mogą prześledzić historię omawiania problemu. To bardzo pomocne w przypadku konieczności udokumentowania procesu i działa jak swoisty stenogram.

Intranet w firmie lub urzędzie jest świetnym rozwiązaniem gdy pracujemy z domu lub musimy ograniczyć kontakty pomiędzy sobą. Dzięki możliwości rozsyłania komunikatów w sposób elektroniczny, rozdzielania zadań i rozmowie za pomocą komunikatora, możemy zarządzać pracą za pomocą elektronicznego systemu dostępnego z każdego urządzenia podłączonego do Internetu. To klient decyduje czy system ma być dostępny z dowolnego miejsca czy ze względów bezpieczeństwa jedynie z firmowej sieci, niemniej pozwala on na zwiększenie efektywności pracy, lepsze jej uporządkowanie i pełne wykorzystanie potencjału pracowników.

  • Udostępnij Facebook
  • Udostępnij X
  • Udostępnij LinkedIn

Icon24

Właściciel marki:
Iconity Sp. z o. o.
kontakt@icon24.pl.

Socialmedia

  • Linkedin
  • Facebook

Regulaminy

  • Regulamin korzystania z Icon24™
  • Polityka prywatności
  • RODO
Stworzone z pasją przez Iconity Sp. z o. o.
- powered by Enfold WordPress Theme
Link to: O co kanban? Link to: O co kanban? O co kanban? Link to: Jak efektywnie wdrożyć system rejestracja czasu pracy w firmie Link to: Jak efektywnie wdrożyć system rejestracja czasu pracy w firmie Jak efektywnie wdrożyć system rejestracja czasu pracy w firmie
Scroll to top Scroll to top Scroll to top

Nasza strona używa plików cookies. Klikając OK akceptujesz Politykę Prywatności

OK

Cookie and Privacy Settings



How we use cookies

We may request cookies to be set on your device. We use cookies to let us know when you visit our websites, how you interact with us, to enrich your user experience, and to customize your relationship with our website.

Click on the different category headings to find out more. You can also change some of your preferences. Note that blocking some types of cookies may impact your experience on our websites and the services we are able to offer.

Essential Website Cookies

These cookies are strictly necessary to provide you with services available through our website and to use some of its features.

Because these cookies are strictly necessary to deliver the website, refusing them will have impact how our site functions. You always can block or delete cookies by changing your browser settings and force blocking all cookies on this website. But this will always prompt you to accept/refuse cookies when revisiting our site.

We fully respect if you want to refuse cookies but to avoid asking you again and again kindly allow us to store a cookie for that. You are free to opt out any time or opt in for other cookies to get a better experience. If you refuse cookies we will remove all set cookies in our domain.

We provide you with a list of stored cookies on your computer in our domain so you can check what we stored. Due to security reasons we are not able to show or modify cookies from other domains. You can check these in your browser security settings.

Other external services

We also use different external services like Google Webfonts, Google Maps, and external Video providers. Since these providers may collect personal data like your IP address we allow you to block them here. Please be aware that this might heavily reduce the functionality and appearance of our site. Changes will take effect once you reload the page.

Google Webfont Settings:

Google Map Settings:

Google reCaptcha Settings:

Vimeo and Youtube video embeds:

Privacy Policy

You can read about our cookies and privacy settings in detail on our Privacy Policy Page.

Polityka prywatności
Accept settingsHide notification only