Intranet w firmie – historia udanego wdrożenia portalu dla pracowników

Autor: Kamil Michno

Czym jest intranet w firmie i czy w ogóle warto go wprowadzać? A jeśli tak to kiedy warto wdrożyć portal dla pracowników jakim jest intranet w Twojej firmie? Przyjrzymy się temu na przykładzie udanego wdrożenia systemu Icon24™ w jednym z urzędów powiatowych w Polsce.

Intranet w firmie – tablica ogłoszeń czy portal dla pracowników

Icon24™ został przez nas wdrożony w jednym z urzędów powiatowych, gdzie w zamyśle miał usprawnić komunikację w urzędzie oraz uregulować kwestie elektronicznej Ewidencji Czasu Pracy. Zaraz po wdrożeniu systemu i wraz z biegiem czasu okazało się, że przynosi on jeszcze więcej korzyści niż zakładano, a szczególnie pomocny był w pierwszej połowie 2020r. kiedy część pracowników zmuszona była zostać w domu oraz ograniczano możliwie maksymalnie spotkania i zebrania wewnątrz organizacji.

Jeszcze na początku XXI wieku głównym źródłem  komunikacji w firmach i urzędach była tablica ogłoszeń. To tam wywieszano najważniejsze informacje skierowane do większej ilości pracowników. Komunikaty do węższego grona pracowników wysyłano mailowo lub komunikowano na papierze za pomocą skrytek pocztowych, stosowanych w niektórych firmach dla każdego z pracowników.

Icon24™ wdrożony w firmie lub urzędzie przenosi tablicę ogłoszeń lub skrzynkę do wersji elektronicznej i pozwala w łatwy i bardziej zaawansowany sposób komunikować się pracownikami. Wdrożone przez nas rozwiązanie to tak naprawdę prosty system CRM, który może być wyposażony w dedykowany dashboard wyświetlany na powitanie każdemu pracownikowi. Może on zawierać sekcję aktualności i komunikatów, które zastępują tablicę ogłoszeń i maile. Co więcej Icon24™ pozwala zarządzać uprawnieniami do odczytania konkretnej wiadomości lub wyświetlać okno pop-up, z potwierdzeniem odczytania danej treści. Dzięki temu możemy zarządzać obiegiem informacji w firmie i kontrolować ich dotarcie do zainteresowanych osób.

Kadry jak samoobsługowa kasa – dzięki portalowi dla pracowników

Wdrożone przez nas rozwiązanie w systemie Icon24™ zawierało moduł elektronicznej Ewidencji Czasu Pracy oraz Rejestracji Czasu Pracy. Jak to wyglądało? Każdy pracownik otrzymał indywidualny identyfikator z modułem NFC. Podczas wejścia do pracy przykłada identyfikator do czytnika i wybiera akcję, która zapisywana jest w systemie. Pracownicy mogą wybrać spośród:

• rozpoczęcie pracy
• wyjście służbowe
• powrót z wyjścia służbowego
• wyjście prywatne
• powrót z wyjścia prywatnego
• zakończenie pracy.

Wszystkie te dane automatycznie zapisywane są w systemie, a pracownik może samodzielnie podejrzeć w portalu pracowniczym swoje godziny pracy, a co za tym idzie wie czy przepracował prawidłową ilość godzin, ma nadgodziny do wybrania lub musi odpracować brakujący czas pracy. To wszystko sprawdza samodzielnie bez angażowania pracowników kadrowych i oczekiwania na odpowiedź.

Wnioski i zastępstwa – także elektronicznie

“Dzień dobry, chciałbym złożyć wniosek o urlop”, “czy mój urlop został zaakceptowany?”, “ile zostało mi urlopu?”, “ile mam nadgodzin do wybrania?”. Działy kadr zmagają się z dziesiątkami tego typu pytań, o ile nie z setkami miesięcznie. Icon24™ sprawia, że liczba tych pytań spada do zera, a kadry mogą skupić się na innych, angażujących je zadaniach. Portal dla pracowników jakim jest Icon24™ pozwala na składanie wniosku o urlop elektronicznie, łącznie z wyznaczeniem zastępstwa, które będzie się wyświetlało na czas urlopu, a zadania przydzielane nieobecnemu pracownikowi będą automatycznie wyświetlać się na tablicy zadań osoby zastępującej.

“Po wdrożeniu Intranetu w systemie Icon24™ w naszym urzędzie zmniejszyła się liczba pytań od naszych pracowników i faktycznie rozliczamy pracowników szybciej. Wcześniej ręcznie liczyśłymy czas pracy każdego urzędnika, a teraz liczy to za nas system automatycznie.” – pracownik kadr urzędu

Na swoim koncie w portalu dla pracowników, pracownik widzi ile urlopu mu pozostało do wykorzystania, może prześledzić całą listę swojej obecności w firmie łącznie z liczbą nadgodzin lub brakującego czasu pracy i składać wnioski pracownicze, takie jak urlopy, rozliczenie delegacji, zaliczki na delegację lub zakupy, a nawet w przypadku zagubienia lub zapomnienia identyfikatora, wniosek o odbicie rozpoczęcia pracy. Wszystko odbywa się w obszarze firmowego intranetu i tam również pracownik sprawdza czy wniosek został zaakceptowany.

Dzięki temu oszczędzamy obieg papieru w firmie, wszystko odbywa się w sposób uporządkowany, szybszy niż tradycyjnie, a dział kadr jest odciążony ponieważ na większość pytań pracownik znajdzie odpowiedź w portalu pracowniczym. Kadry zaś dokonują rozliczenia czasu pracy pracowników za pomocą jednego kliknięcia.

Portal dla pracowników – intranet w firmie – Wnioski i zamówienia pod kontrolą

Pracownicy składają nie tylko wnioski o urlop, ale również zgłaszają problemy techniczne, zamawiają nowe krzesła czy monitory. W większych firmach lub urzędach proces ten wymaga odpowiednich procedur lub rozpisania większych zamówień, a Icon24™ wykorzystywany jako intranet ułatwia ten proces.

Pracownik, który potrzebuje pomocy specjalisty czy to konserwatora czy informatyka może taką prośbę przesłać za pomocą portalu pracownika, a ta wyświetli się jako zadanie do wykonania w odpowiednim dziale. Dzięki temu nie ma konieczności dzwonienia, biegania po budynku czy wysyłania maili i dowiadywania się co z moim zgłoszenie, pracownik ma pewność, że zgłoszenie wyświetla się do realizacji odpowiednim osobom.

Podobnie się dzieje w przypadku konieczności złożenia wniosków zakupowych. Złożenie takiego przez firmowy intranet sprawia, że proces jest uporządkowany, a pracownik widzi na jakim etapie jest zakup i nie musi co chwilę dowiadywać się, kiedy zostanie zrealizowany.

Intranet dla firmy – idealne rozwiązanie w firmach z rozproszonymi pracownikami lub w przypadku Home Office

Wiele firm czy urzędów, szczególnie takie, które zatrudniają większą liczbę pracowników zmuszona jest do zajmowania dużych powierzchni biurowych lub nawet operować w kilku lokalizacjach, często też w różnych miastach. Przeniesienie tablicy ogłoszeń i komunikatów do intranetu sprawia, że mamy pewność, że dana wiadomość dotrze do wszystkich pracowników niezależnie od miejsca przebywania.

Portal dla pracowników w systemie Icon24™ posiada też moduł zarządzania zadaniami, dzięki czemu możemy delegować zadania lub rozdzielać je pomiędzy pracownikami za pomocą systemu i na bieżąco mieć wgląd w stan jego realizacji. To o tyle wygodniejsze, że ogranicza konieczność spotkań, wykonywania telefonów czy pisania maili, co może być kłopotliwe gdy pracownik pracuje w terenie, np. jako przedstawiciel handlowy lub w innym budynku jak to często ma miejsce w przypadku firm z oddziałami czy urzędów.

“Rozwiązanie rozdzielania zadań w systemie okazało się dla nas strzałem w dziesiątkę. Niektóre wydziały znajdują się w różnych częściach miasta i omawianie zadań było dla nas kłopotliwe. Teraz wszystko załatwiamy w naszym intranecie” – naczelnik jednego z wydziałów urzędu powiatowego

Podczas wdrażania systemu Icon24™ jako intranet w urzędzie powiatowym wyposażyliśmy również pracowników w wewnętrzny komunikator firmowy, w którym można rozmawiać pomiędzy pracownikami w pojedynczej konwersacji lub utworzyć rozmowę grupową. Rozmowy odbywają się w bezpiecznym środowisku portalu pracowniczego wewnątrz firmy, a co istotne dla tego klienta, komunikacja jest zapisywana i nie można jej usunąć, a przełożeni mogą prześledzić historię omawiania problemu. To bardzo pomocne w przypadku konieczności udokumentowania procesu i działa jak swoisty stenogram.

Intranet w firmie lub urzędzie jest świetnym rozwiązaniem gdy pracujemy z domu lub musimy ograniczyć kontakty pomiędzy sobą. Dzięki możliwości rozsyłania komunikatów w sposób elektroniczny, rozdzielania zadań i rozmowie za pomocą komunikatora, możemy zarządzać pracą za pomocą elektronicznego systemu dostępnego z każdego urządzenia podłączonego do Internetu. To klient decyduje czy system ma być dostępny z dowolnego miejsca czy ze względów bezpieczeństwa jedynie z firmowej sieci, niemniej pozwala on na zwiększenie efektywności pracy, lepsze jej uporządkowanie i pełne wykorzystanie potencjału pracowników.