


Cyfryzacja wkrada się w nasze życie coraz bardziej, prowadząc firmę rozliczamy się z Urzędem Skarbowym przez Internet, przelewy wykonujemy przez Internet, komunikujemy się ze znajomymi przez Internet… dlaczego więc nie przenieść firmowej korespondencji do cyfrowego świata? W tym artykule pokażemy czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz jakie korzyści możesz uzyskać korzystając z niego.
Elektroniczny system obiegu dokumentów to nic innego jak możliwość przeniesienia wszystkich dokumentów, również tych dostarczanych w wersji papierowej, do systemu, w którym możesz nimi zarządzać. Wprowadzenie takiej funkcji w systemie organizacji Twojej firmy pozwoli Ci zapanować nad dokumentacją firmową, wszystkimi fakturami, korespondencją z klientem czy współpracownikami, oraz ofertami. Funkcjonalność programu do zarządzania dokumentami umożliwia Ci przeniesienie całej papierowej dokumentacji w jeden system online.
Systemy obsługujące Elektroniczny Obieg Dokumentów mogą być też wyposażone w funkcjonalność workflow, a co za tym idzie umożliwiać automatyzację obiegu dokumentów. Zadaniem workflow, jest maksymalne usprawnienie pracy osób nad dokumentem, zautomatyzowanie jego obieg i ułatwienie obiegu specyficznych dokumentów zgodnie z ustalonymi standardami lub ścieżkami.
Więcej o systemie Workflow.
Przykładowo Elektroniczny System Obiegu Dokumentów wykorzystujący workflow dostępny w systemie Icon24, może wyglądać następująco:
Listonosz przynosi fakturę do sekretariatu. Pracownik sekretariatu skanuje ją bezpośrednio do katalogu “faktury przychodzące”. I tu dzieje się magia. System obiegu dokumentów w firmie automatycznie pobiera z katalogu fakturę, dokonuje rozpoznania tekstu dzięki funkcji OCR i uzupełnia zestawienie płatności, Dzięki temu masz pełną kontrolę nad swoimi wydatkami i nikt nie musi przepisywać danych z faktury.
Optyczne rozpoznawanie znaków, OCR (od ang. optical character recognition) umożliwia rozpoznanie tekstu.
Ponieważ zazwyczaj faktury wymagają akceptacji lub opisu przez dział zamawiający lub akceptujący koszty, system generuje zadanie odpowiedniej osobie lub zespołowi, który w systemie zatwierdza dokument lub dodaj notatkę. Po wykonaniu tego zadania, Icon24 wygeneruje kolejne zadanie następnej osobie zgodnie z ustalonym przez Ciebie schematem, by na końcu trafić do działu księgowości z informacją o akceptacji faktury, dokładnym opisem i potwierdzeniem, że można ją opłacić.
Elektroniczny Obieg Dokumentów to świetne rozwiązanie, które pomaga Ci nie tylko uporządkować korespondencję w firmie, ale też zarządzać jej akceptacją i obiegiem. O to kilka plusów Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie:
Jeśli chcesz przetestować jak działa Elektroniczny System Obiegu Dokumentów w Twojej firmie, załóż darmowe konto w systemie Icon24-https://icon24.pl/rejestracja-do-systemu-icon24/.