Elektroniczny obieg dokumentów – system obiegu dokumentów i faktur w firmie

Cyfryzacja wkrada się w nasze życie coraz bardziej, prowadząc firmę rozliczamy się z Urzędem Skarbowym przez Internet, przelewy wykonujemy przez Internet, komunikujemy się ze znajomymi przez Internet… dlaczego więc nie przenieść firmowej korespondencji do cyfrowego świata? W tym artykule pokażemy czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz jakie korzyści możesz uzyskać korzystając z niego.

Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie – co to jest?

Elektroniczny system obiegu dokumentów to nic innego jak możliwość przeniesienia wszystkich dokumentów, również tych dostarczanych w wersji papierowej, do systemu, w którym możesz nimi zarządzać. Wprowadzenie takiej funkcji w systemie organizacji Twojej firmy pozwoli Ci zapanować nad dokumentacją firmową, wszystkimi fakturami, korespondencją z klientem czy współpracownikami, oraz ofertami. Funkcjonalność programu do zarządzania dokumentami umożliwia Ci przeniesienie całej papierowej dokumentacji w jeden system online.

Procesowanie dokumentów – elektroniczny system obieg dokumentów w strukturze workflow

Systemy obsługujące Elektroniczny Obieg Dokumentów mogą być też wyposażone w funkcjonalność workflow, a co za tym idzie umożliwiać automatyzację obiegu dokumentów. Zadaniem workflow, jest maksymalne usprawnienie pracy osób nad dokumentem, zautomatyzowanie jego obieg i ułatwienie obiegu specyficznych dokumentów zgodnie z ustalonymi standardami lub ścieżkami.

Więcej o systemie Workflow.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – schemat funkcjonowania

Przykładowo Elektroniczny System Obiegu Dokumentów wykorzystujący workflow dostępny w systemie Icon24, może wyglądać następująco:
Listonosz przynosi fakturę do sekretariatu. Pracownik sekretariatu skanuje ją bezpośrednio do katalogu “faktury przychodzące”. I tu dzieje się magia. System obiegu dokumentów w firmie automatycznie pobiera z katalogu fakturę, dokonuje rozpoznania tekstu dzięki funkcji OCR i uzupełnia zestawienie płatności, Dzięki temu masz pełną kontrolę nad swoimi wydatkami i nikt nie musi przepisywać danych z faktury.

Co to jest OCR? I jak wspomaga elektroniczny obieg faktur?

Optyczne rozpoznawanie znaków, OCR (od ang. optical character recognition) umożliwia rozpoznanie tekstu.

Ponieważ zazwyczaj faktury wymagają akceptacji lub opisu przez dział zamawiający lub akceptujący koszty, system generuje zadanie odpowiedniej osobie lub zespołowi, który w systemie zatwierdza dokument lub dodaj notatkę. Po wykonaniu tego zadania, Icon24 wygeneruje kolejne zadanie następnej osobie zgodnie z ustalonym przez Ciebie schematem, by na końcu trafić do działu księgowości z informacją o akceptacji faktury, dokładnym opisem i potwierdzeniem, że można ją opłacić.

Po co mi Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie?

Elektroniczny Obieg Dokumentów to świetne rozwiązanie, które pomaga Ci nie tylko uporządkować korespondencję w firmie, ale też zarządzać jej akceptacją i obiegiem. O to kilka plusów Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie:

• Większe bezpieczeństwo – nie musisz się obawiać zagubienia oryginałów dokumentów. Wprowadzenie skanu do systemu sprawia, że możesz pracować nad dokumentem w formie elektronicznej, a oryginał może trafić od razu do odpowiedniego segregatora, lub jeśli to faktura, czekać w księgowości na akceptację płatności;
• Oszczędność papieru i większe uporządkowanie – Elektroniczny Obieg Dokumentów i faktur eliminuje konieczność kopiowania dokumentów, by te trafiły do adresatów, jeśli jest ich kilku. Skanowanie dokumentu do systemu generuje zadanie adresatom, aby Ci zapoznali się z nim i wykonali określoną czynność, np. zaakceptowali wydatek lub zapisy umowy albo dodali swoje uwagi. Wszystko odbywa się w jednym miejscu, co wprowadza porządek i przyspiesza wyszukiwanie konkretnego dokumentu;
• Krótszy czas pracy nad dokumentem – dzięki temu, że dokument trafia od razu do adresata i jest dostępny online, odpowiedzialna za niego osoba nie musi znajdować się fizycznie w biurze. Nawet podczas delegacji może zajmować się dokumentami, co przyspiesza proces pracy nad nimi;
• Automatyzacja pracy = większa efektywność – Elektroniczny System Obiegu Dokumentów wyposażony w workflow pomaga zautomatyzować pracę. Jeśli praca nad dokumentem wymaga akceptacji lub uwag kilku osób, Icon24 będzie generował zadanie kolejnej osobie zaraz po zakończeniu.

Jeśli chcesz przetestować jak działa Elektroniczny System Obiegu Dokumentów w Twojej firmie, załóż darmowe konto w systemie Icon24-https://icon24.pl/rejestracja-do-systemu-icon24/.