Icon24
  • Funkcjonalności
    • Wszystkie funkcjonalności
      • Funkcjonalności
    • System do zarządzania kancelarią prawną
      • Zarządzanie kancelarią prawną
    • Obsługa Procesów Sprzedażowych
      • Moduł Sprzedaż
    • Zarządzanie Zadaniami
      • Zarządzanie zadaniami w firmie
      • Program pomagający zarządzać projektami w firmie
    • Zarządzanie Czasem
      • Program do rejestracji czasu pracy
    • Zarządzanie zasobami
      • Program do obsługi serwisu
      • Moduł Zarządzanie zasobami
    • Dokumenty
      • Program do elektronicznego procesowania dokumentów
    • Dodatkowo
      • IconSmart™ – aplikacja na urządzenia mobilne
  • Korzyści
    • Wdrożenie
  • Baza wiedzy
  • Cennik
  • Kontakt
    • Twórcy
  • UMÓW PREZENTACJĘ
  • Menu Menu

Elektroniczny obieg dokumentów – system obiegu dokumentów i faktur w firmie

Cyfryzacja wkrada się w nasze życie coraz bardziej, prowadząc firmę rozliczamy się z Urzędem Skarbowym przez Internet, przelewy wykonujemy przez Internet, komunikujemy się ze znajomymi przez Internet… dlaczego więc nie przenieść firmowej korespondencji do cyfrowego świata? W tym artykule pokażemy czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz jakie korzyści możesz uzyskać korzystając z niego.

Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie – co to jest?

Elektroniczny system obiegu dokumentów to nic innego jak możliwość przeniesienia wszystkich dokumentów, również tych dostarczanych w wersji papierowej, do systemu, w którym możesz nimi zarządzać. Wprowadzenie takiej funkcji w systemie organizacji Twojej firmy pozwoli Ci zapanować nad dokumentacją firmową, wszystkimi fakturami, korespondencją z klientem czy współpracownikami, oraz ofertami. Funkcjonalność programu do zarządzania dokumentami umożliwia Ci przeniesienie całej papierowej dokumentacji w jeden system online.

Procesowanie dokumentów – elektroniczny system obieg dokumentów w strukturze workflow

Systemy obsługujące Elektroniczny Obieg Dokumentów mogą być też wyposażone w funkcjonalność workflow, a co za tym idzie umożliwiać automatyzację obiegu dokumentów. Zadaniem workflow, jest maksymalne usprawnienie pracy osób nad dokumentem, zautomatyzowanie jego obieg i ułatwienie obiegu specyficznych dokumentów zgodnie z ustalonymi standardami lub ścieżkami.

Więcej o systemie Workflow.

Screen modułu Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – schemat funkcjonowania

Przykładowo Elektroniczny System Obiegu Dokumentów wykorzystujący workflow dostępny w systemie Icon24, może wyglądać następująco:
Listonosz przynosi fakturę do sekretariatu. Pracownik sekretariatu skanuje ją bezpośrednio do katalogu “faktury przychodzące”. I tu dzieje się magia. System obiegu dokumentów w firmie automatycznie pobiera z katalogu fakturę, dokonuje rozpoznania tekstu dzięki funkcji OCR i uzupełnia zestawienie płatności, Dzięki temu masz pełną kontrolę nad swoimi wydatkami i nikt nie musi przepisywać danych z faktury.

Co to jest OCR? I jak wspomaga elektroniczny obieg faktur?

Optyczne rozpoznawanie znaków, OCR (od ang. optical character recognition) umożliwia rozpoznanie tekstu.

Ponieważ zazwyczaj faktury wymagają akceptacji lub opisu przez dział zamawiający lub akceptujący koszty, system generuje zadanie odpowiedniej osobie lub zespołowi, który w systemie zatwierdza dokument lub dodaj notatkę. Po wykonaniu tego zadania, Icon24 wygeneruje kolejne zadanie następnej osobie zgodnie z ustalonym przez Ciebie schematem, by na końcu trafić do działu księgowości z informacją o akceptacji faktury, dokładnym opisem i potwierdzeniem, że można ją opłacić.

Po co mi Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie?

Elektroniczny Obieg Dokumentów to świetne rozwiązanie, które pomaga Ci nie tylko uporządkować korespondencję w firmie, ale też zarządzać jej akceptacją i obiegiem. O to kilka plusów Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie:

  • Większe bezpieczeństwo – nie musisz się obawiać zagubienia oryginałów dokumentów. Wprowadzenie skanu do systemu sprawia, że możesz pracować nad dokumentem w formie elektronicznej, a oryginał może trafić od razu do odpowiedniego segregatora, lub jeśli to faktura, czekać w księgowości na akceptację płatności;
  • Oszczędność papieru i większe uporządkowanie – Elektroniczny Obieg Dokumentów i faktur eliminuje konieczność kopiowania dokumentów, by te trafiły do adresatów, jeśli jest ich kilku. Skanowanie dokumentu do systemu generuje zadanie adresatom, aby Ci zapoznali się z nim i wykonali określoną czynność, np. zaakceptowali wydatek lub zapisy umowy albo dodali swoje uwagi. Wszystko odbywa się w jednym miejscu, co wprowadza porządek i przyspiesza wyszukiwanie konkretnego dokumentu;
  • Krótszy czas pracy nad dokumentem – dzięki temu, że dokument trafia od razu do adresata i jest dostępny online, odpowiedzialna za niego osoba nie musi znajdować się fizycznie w biurze. Nawet podczas delegacji może zajmować się dokumentami, co przyspiesza proces pracy nad nimi;
  • Automatyzacja pracy = większa efektywność – Elektroniczny System Obiegu Dokumentów wyposażony w workflow pomaga zautomatyzować pracę. Jeśli praca nad dokumentem wymaga akceptacji lub uwag kilku osób, Icon24 będzie generował zadanie kolejnej osobie zaraz po zakończeniu.

Jeśli chcesz przetestować jak działa Elektroniczny System Obiegu Dokumentów w Twojej firmie, załóż darmowe konto w systemie Icon24-https://icon24.pl/rejestracja-do-systemu-icon24/.

Odkryj możliwości Icon24

Załóż darmowe konto
Bez kategorii

Zarządzanie kryzysem w MŚP

28 listopada 2022
https://icon24.pl/wp-content/uploads/2022/11/zarzadzanie-kryzysem-w-msp-mobi.jpg 300 300 Dominika https://icon24.pl/wp-content/uploads/2023/09/icon24-logo-min.webp Dominika2022-11-28 09:39:272023-03-13 16:21:10Zarządzanie kryzysem w MŚP
Bez kategorii

Rozliczanie czasu pracy

16 września 2022
https://icon24.pl/wp-content/uploads/2022/09/rozliczanie-czasu-pracy-app.jpg 300 300 Dominika https://icon24.pl/wp-content/uploads/2023/09/icon24-logo-min.webp Dominika2022-09-16 12:59:312022-09-16 14:35:44Rozliczanie czasu pracy
Bez kategorii

Firma w kryzysie

24 maja 2022
https://icon24.pl/wp-content/uploads/2022/05/firma-w-kryzysie.jpg 720 1281 Dominika https://icon24.pl/wp-content/uploads/2023/09/icon24-logo-min.webp Dominika2022-05-24 07:45:092022-05-24 08:15:05Firma w kryzysie
Portal pracowniczy - panel pracownika i platforma B2B
Bez kategorii

Czy warto przenieść obsługę firmy serwisowej do Internetu?

2 listopada 2021
https://icon24.pl/wp-content/uploads/2020/11/portal-pracowniczy-panel-b2b-blog.jpg 300 300 Dominika https://icon24.pl/wp-content/uploads/2023/09/icon24-logo-min.webp Dominika2021-11-02 14:43:292021-11-22 15:15:08Czy warto przenieść obsługę firmy serwisowej do Internetu?
Bez kategorii

Obsługa zgłoszeń klientów w systemie Icon24™

18 czerwca 2021
https://icon24.pl/wp-content/uploads/2021/06/obsluga-zgoszen-klientow-system-icon24-mobi.jpg 300 300 Dominika https://icon24.pl/wp-content/uploads/2023/09/icon24-logo-min.webp Dominika2021-06-18 14:40:372021-06-18 15:03:22Obsługa zgłoszeń klientów w systemie Icon24™
Bez kategorii

Zarządzanie zespołem sprzedażowym w systemie Icon24™

18 czerwca 2021
https://icon24.pl/wp-content/uploads/2021/06/zarzadzanie-zespolem-sprzedazowym-icon24_mobi.jpg 300 300 Dominika https://icon24.pl/wp-content/uploads/2023/09/icon24-logo-min.webp Dominika2021-06-18 13:51:132021-06-18 14:38:40Zarządzanie zespołem sprzedażowym w systemie Icon24™
Bez kategorii

Lejek sprzedażowy – co to jest i jak go zaplanować? Przykłady z wykorzystaniem systemu Icon24™

31 maja 2021
https://icon24.pl/wp-content/uploads/2021/05/lejek-sprzedazowy-mobi.jpg 301 301 Dominika https://icon24.pl/wp-content/uploads/2023/09/icon24-logo-min.webp Dominika2021-05-31 10:15:582021-06-01 10:27:20Lejek sprzedażowy – co to jest i jak go zaplanować? Przykłady z wykorzystaniem systemu Icon24™
Bez kategorii

Plan urlopowy dla firmy dzięki systemowi Icon24™

31 maja 2021
https://icon24.pl/wp-content/uploads/2021/05/plan-urlopowy-mobi.jpg 301 301 Dominika https://icon24.pl/wp-content/uploads/2023/09/icon24-logo-min.webp Dominika2021-05-31 09:51:132021-06-01 10:21:55Plan urlopowy dla firmy dzięki systemowi Icon24™
Bez kategorii

Kontrola stanów magazynowych – Icon24™ to idealny program do kontroli stanów

31 maja 2021
https://icon24.pl/wp-content/uploads/2021/05/kontrola-stanow-magazynowych-mobi.jpg 300 300 Dominika https://icon24.pl/wp-content/uploads/2023/09/icon24-logo-min.webp Dominika2021-05-31 09:44:202021-05-31 10:16:48Kontrola stanów magazynowych – Icon24™ to idealny program do kontroli stanów
Previous Previous Previous Next Next Next

Icon24

Właściciel marki:
Iconity Sp. z o. o.
kontakt@icon24.pl.

Socialmedia

  • Linkedin
  • Facebook

Regulaminy

  • Regulamin korzystania z Icon24™
  • Polityka prywatności
  • RODO
Stworzone z pasją przez Iconity Sp. z o. o.
- powered by Enfold WordPress Theme
Link to: Co to jest system ERP? Link to: Co to jest system ERP? Co to jest system ERP?Co to jest ERP? Link to: IconWay – jak prosto wdrożyć system ERP Link to: IconWay – jak prosto wdrożyć system ERP IconWay - metoda wdrożenia systemu ERP w Twojej firmieIconWay – jak prosto wdrożyć system ERP
Scroll to top Scroll to top Scroll to top

Nasza strona używa plików cookies. Klikając OK akceptujesz Politykę Prywatności

OK

Cookie and Privacy Settings



How we use cookies

We may request cookies to be set on your device. We use cookies to let us know when you visit our websites, how you interact with us, to enrich your user experience, and to customize your relationship with our website.

Click on the different category headings to find out more. You can also change some of your preferences. Note that blocking some types of cookies may impact your experience on our websites and the services we are able to offer.

Essential Website Cookies

These cookies are strictly necessary to provide you with services available through our website and to use some of its features.

Because these cookies are strictly necessary to deliver the website, refusing them will have impact how our site functions. You always can block or delete cookies by changing your browser settings and force blocking all cookies on this website. But this will always prompt you to accept/refuse cookies when revisiting our site.

We fully respect if you want to refuse cookies but to avoid asking you again and again kindly allow us to store a cookie for that. You are free to opt out any time or opt in for other cookies to get a better experience. If you refuse cookies we will remove all set cookies in our domain.

We provide you with a list of stored cookies on your computer in our domain so you can check what we stored. Due to security reasons we are not able to show or modify cookies from other domains. You can check these in your browser security settings.

Other external services

We also use different external services like Google Webfonts, Google Maps, and external Video providers. Since these providers may collect personal data like your IP address we allow you to block them here. Please be aware that this might heavily reduce the functionality and appearance of our site. Changes will take effect once you reload the page.

Google Webfont Settings:

Google Map Settings:

Google reCaptcha Settings:

Vimeo and Youtube video embeds:

Privacy Policy

You can read about our cookies and privacy settings in detail on our Privacy Policy Page.

Polityka prywatności
Accept settingsHide notification only