Icon24
  • Funkcjonalności
    • Wszystkie funkcjonalności
      • Funkcjonalności
    • System do zarządzania kancelarią prawną
      • Zarządzanie kancelarią prawną
    • Obsługa Procesów Sprzedażowych
      • Moduł Sprzedaż
    • Zarządzanie Zadaniami
      • Zarządzanie zadaniami w firmie
      • Program pomagający zarządzać projektami w firmie
    • Zarządzanie Czasem
      • Program do rejestracji czasu pracy
    • Zarządzanie zasobami
      • Program do obsługi serwisu
      • Moduł Zarządzanie zasobami
    • Dokumenty
      • Program do elektronicznego procesowania dokumentów
    • Dodatkowo
      • IconSmart™ – aplikacja na urządzenia mobilne
  • Korzyści
    • Wdrożenie
  • Baza wiedzy
  • Cennik
  • Kontakt
    • Twórcy
  • UMÓW PREZENTACJĘ
  • Menu Menu

Przepływ informacji – co to jest workflow i jak działa system komunikacji wewnętrznej w firmie?

autor: Kamil Michno

Termin workflow coraz częściej pojawia się w sieci w aspekcie procesów zarządzania przedsiębiorstwem, zespołem i procesami. Wyjaśniamy zatem co to takiego jest, jak działa i dlaczego może być przydatne właśnie w Twojej firmie.

System Workflow, co to jest i jak działa system poprawiający komunikację w firmie

Według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Management Coalition) system workflow to:

Automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych.

System Workflow – zarządzanie przepływem informacji i pracy, system komunikacji wewnętrznej w firmie

W szerokim rozumieniu tego pojęcia, system workflow to przepływ informacji w firmie. W węższym natomiast, przepływ dokumentów pomiędzy ludźmi. Zarządzanie procesami w strukturze Workflow jest coraz powszechniejszym sposobem zarządzania w firmie. Zarządzanie przepływem pracy w zespole pozwala managerom rozdzielać zadania zgodnie z ustaloną procedurą, kompetencjami i uprawnieniami pracowników. Ci natomiast, otrzymują uporządkowane i poukładane zadania, które pomagają im lepiej zorganizować własny czas pracy, nie wiedząc jednak jakie zastosowanie oraz jakie znaczenie ma zadanie, które wykonują w odniesieniu do całości.

Komunikacja wewnętrzna w firmie, zarządzanie przepływem informacji i delegowanie pracy, czyli jak działa system workflow?

Wyobraźmy sobie przykładową sytuację wpływu faktury do Twojej firmy. Sekretariat przyjmuje fakturę, która następnie musi być sprawdzona pod kątem zgodności z zamówieniem. Trafia więc do działu zamówień. Po jej akceptacji, przekazywana jest do akceptacji kosztu przez odpowiedniego kierownika, jednego lub kilku po kolei, jeśli kwota faktury tego wymaga. Na koniec dokument trafia do księgowości, w celu dokonania zapłaty i zaksięgowania faktury.

Podobna sytuacja może dotyczyć delegacji służbowej. W tej sytuacji, jeden dokument jest uzupełniany i realizowany przez kilka osób. Osoba zlecająca wykonanie pracy poza miejsce pracy generuje w systemie dokument z informacją dokąd pracownik ma odbyć podróż. Następnie osoba, która będzie odpowiedzialna za wykonanie zadania, uzupełnia dane dotyczące terminu i rodzaju transportu. Te informacje z kolei trafiają do osoby decyzyjnej, która zatwierdza delegację, zezwala na koszt transportu i zakwaterowania. Po wykonaniu zlecenia, pracownik zatwierdza odbycie delegacji, a dokument delegacji trafia do osób odpowiedzialnych, między innymi za zwrot kosztów podróży.

Zarządzanie procesami w systemie Workflow

System Workflow podobnie jak zadanie zawsze ma wyraźny początek i koniec. Cały proces składa się z poszczególnych zadań, które mogą być delegowane pracownikom, a wśród konkretnych zadań określone są aktywności jakie realizujący musi podjąć. Aktywności mogą być określone w sposób zamknięty, np. w przypadku faktury, mogą być ograniczone do akcji “zatwierdzam” lub “nie zatwierdzam” z możliwością dodania notatki, albo określać zadanie do zrobienia, którego tylko wykonanie potwierdzamy.

Zarządzanie procesami oparte o workflow najlepiej prowadzić przy pomocy oprogramowania dla firm, które w swojej funkcjonalności posiada system workflow.

System do zarządzania przepływem prac Icon24

Icon24 pozwala na zwinne zarządzanie procesami w firmie w oparciu o system workflow a takich obszarach jak m.in. zarządzanie obiegiem dokumentów czy delegowanie zadań pracownikom w procesie obsługi serwisu urządzeń, a także stałe monitorowanie procesów. Ponadto, system pozwala na automatyzację przekazywanych zadań pomiędzy pracownikami lub działami, według określonego wcześniej schematu. To idealne rozwiązanie dla firm, które posiadają wykształcone procedury postępowania, ale także dla tych przedsiębiorstw, które dopiero wdrażają wewnętrzny system zarządzania procesami.

Automatyzacja procesów w systemie Workflow zakładana generowanie zadań w sposób warunkowy, w zależności od oznaczonego statusu wykonania sprawy, np. w przypadku akceptacji faktury, ta trafia do kolejnego kroku, w przypadku braku akceptacji, może wrócić do sekretariatu, z adnotacją aby sprawę wyjaśnić i skorygować.

Jakie korzyści daje system workflow?

Prowadząc firmę chcemy, aby każda decyzja, działanie i zmiana przynosiły konkretne efekty. Jasne jest przecież, że nie wykonujemy pracy czy nie projektujemy procesów wewnętrznych dla samej idei projektowania. Wdrożenie workflow, jako sposobu zarządzania firmą i organizacji komunikacji w firmie zapewni Ci szereg korzyści:

  • automatyzacja procesów powtarzalnych– technologia pozwala, aby zautomatyzować część zadań. Dzięki temu nie wszystkie czynności muszą być wykonywane ludzkimi rękoma. Co za tym idzie, ograniczasz koszty generowane przez ludzką pracę,
  • sprawne delegowanie zadań– system pozwala Ci na sprawniejsze zarządzanie przepływem pracy– rozdzielanie zadań, lepsze zarządzanie nimi w trakcie realizacji, a także kontrolowanie przepływu dokumentów i pracy,
  • monitorowanie procesów i optymalizacja działań– w dowolnej chwili możesz sprawdzić stan pośredni w jakim znajduje się dokument lub projekt, zlokalizować i wyeliminować wąskie gardła, a co za tym idzie zwiększyć efektywność pracy,
  • lepsze zarządzanie zespołem, podniesienie jakości pracy, efektywnejsze zarządzanie i lepsza organizacja pracy– system workflow pozwala zwiększyć satysfakcję z pracy pracownika i działa motywująco. Pracownik może odczytać z systemu swoją listę zadań i priorytet poszczególnych z nich, przez co łatwiej mu zorganizować swój czas pracy, a ta jest bardziej uporządkowana. Tym samym zadowolony pracownik to mniejsza rotacja w firmie.
Udostępnij
  • Udostępnij Facebook
  • Udostępnij X
  • Udostępnij LinkedIn
  • Wyślij e-mail

Poznaj system Icon24™ – umów prezentację



    Przeczytaj również

    • Zarządzanie kryzysem w MŚP
    • Rozliczanie czasu pracy
    • Firma w kryzysie
    • Czy warto przenieść obsługę firmy serwisowej do Internetu?
    • Obsługa zgłoszeń klientów w systemie Icon24™

    Icon24

    Właściciel marki:
    Iconity Sp. z o. o.
    kontakt@icon24.pl.

    Socialmedia

    • Linkedin
    • Facebook

    Regulaminy

    • Regulamin korzystania z Icon24™
    • Polityka prywatności
    • RODO
    Stworzone z pasją przez Iconity Sp. z o. o.
    - powered by Enfold WordPress Theme
    Link to: Jak zarządzać czasem przedsiębiorcy? Link to: Jak zarządzać czasem przedsiębiorcy? Jak zarządzać czasem przedsiębiorcy?Blog - jak zarządzać czasem gdy jesteś przedsiębiorcą? Link to: Co to jest system ERP? Link to: Co to jest system ERP? Co to jest ERP?Co to jest system ERP?
    Scroll to top Scroll to top Scroll to top

    Nasza strona używa plików cookies. Klikając OK akceptujesz Politykę Prywatności

    OK

    Cookie and Privacy Settings



    How we use cookies

    We may request cookies to be set on your device. We use cookies to let us know when you visit our websites, how you interact with us, to enrich your user experience, and to customize your relationship with our website.

    Click on the different category headings to find out more. You can also change some of your preferences. Note that blocking some types of cookies may impact your experience on our websites and the services we are able to offer.

    Essential Website Cookies

    These cookies are strictly necessary to provide you with services available through our website and to use some of its features.

    Because these cookies are strictly necessary to deliver the website, refusing them will have impact how our site functions. You always can block or delete cookies by changing your browser settings and force blocking all cookies on this website. But this will always prompt you to accept/refuse cookies when revisiting our site.

    We fully respect if you want to refuse cookies but to avoid asking you again and again kindly allow us to store a cookie for that. You are free to opt out any time or opt in for other cookies to get a better experience. If you refuse cookies we will remove all set cookies in our domain.

    We provide you with a list of stored cookies on your computer in our domain so you can check what we stored. Due to security reasons we are not able to show or modify cookies from other domains. You can check these in your browser security settings.

    Other external services

    We also use different external services like Google Webfonts, Google Maps, and external Video providers. Since these providers may collect personal data like your IP address we allow you to block them here. Please be aware that this might heavily reduce the functionality and appearance of our site. Changes will take effect once you reload the page.

    Google Webfont Settings:

    Google Map Settings:

    Google reCaptcha Settings:

    Vimeo and Youtube video embeds:

    Privacy Policy

    You can read about our cookies and privacy settings in detail on our Privacy Policy Page.

    Polityka prywatności
    Accept settingsHide notification only