Przepływ informacji – co to jest workflow i jak działa system komunikacji wewnętrznej w firmie?

autor: Kamil Michno

Termin workflow coraz częściej pojawia się w sieci w aspekcie procesów zarządzania przedsiębiorstwem, zespołem i procesami. Wyjaśniamy zatem co to takiego jest, jak działa i dlaczego może być przydatne właśnie w Twojej firmie.

System Workflow, co to jest i jak działa system poprawiający komunikację w firmie

Według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Management Coalition) system workflow to:

Automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych.

System Workflow – zarządzanie przepływem informacji i pracy, system komunikacji wewnętrznej w firmie

W szerokim rozumieniu tego pojęcia, system workflow to przepływ informacji w firmie. W węższym natomiast, przepływ dokumentów pomiędzy ludźmi. Zarządzanie procesami w strukturze Workflow jest coraz powszechniejszym sposobem zarządzania w firmie. Zarządzanie przepływem pracy w zespole pozwala managerom rozdzielać zadania zgodnie z ustaloną procedurą, kompetencjami i uprawnieniami pracowników. Ci natomiast, otrzymują uporządkowane i poukładane zadania, które pomagają im lepiej zorganizować własny czas pracy, nie wiedząc jednak jakie zastosowanie oraz jakie znaczenie ma zadanie, które wykonują w odniesieniu do całości.

Komunikacja wewnętrzna w firmie, zarządzanie przepływem informacji i delegowanie pracy, czyli jak działa system workflow?

Wyobraźmy sobie przykładową sytuację wpływu faktury do Twojej firmy. Sekretariat przyjmuje fakturę, która następnie musi być sprawdzona pod kątem zgodności z zamówieniem. Trafia więc do działu zamówień. Po jej akceptacji, przekazywana jest do akceptacji kosztu przez odpowiedniego kierownika, jednego lub kilku po kolei, jeśli kwota faktury tego wymaga. Na koniec dokument trafia do księgowości, w celu dokonania zapłaty i zaksięgowania faktury.

Podobna sytuacja może dotyczyć delegacji służbowej. W tej sytuacji, jeden dokument jest uzupełniany i realizowany przez kilka osób. Osoba zlecająca wykonanie pracy poza miejsce pracy generuje w systemie dokument z informacją dokąd pracownik ma odbyć podróż. Następnie osoba, która będzie odpowiedzialna za wykonanie zadania, uzupełnia dane dotyczące terminu i rodzaju transportu. Te informacje z kolei trafiają do osoby decyzyjnej, która zatwierdza delegację, zezwala na koszt transportu i zakwaterowania. Po wykonaniu zlecenia, pracownik zatwierdza odbycie delegacji, a dokument delegacji trafia do osób odpowiedzialnych, między innymi za zwrot kosztów podróży.

Zarządzanie procesami w systemie Workflow

System Workflow podobnie jak zadanie zawsze ma wyraźny początek i koniec. Cały proces składa się z poszczególnych zadań, które mogą być delegowane pracownikom, a wśród konkretnych zadań określone są aktywności jakie realizujący musi podjąć. Aktywności mogą być określone w sposób zamknięty, np. w przypadku faktury, mogą być ograniczone do akcji “zatwierdzam” lub “nie zatwierdzam” z możliwością dodania notatki, albo określać zadanie do zrobienia, którego tylko wykonanie potwierdzamy.

Zarządzanie procesami oparte o workflow najlepiej prowadzić przy pomocy oprogramowania dla firm, które w swojej funkcjonalności posiada system workflow.

System do zarządzania przepływem prac Icon24

Icon24 pozwala na zwinne zarządzanie procesami w firmie w oparciu o system workflow a takich obszarach jak m.in. zarządzanie obiegiem dokumentów czy delegowanie zadań pracownikom w procesie obsługi serwisu urządzeń, a także stałe monitorowanie procesów. Ponadto, system pozwala na automatyzację przekazywanych zadań pomiędzy pracownikami lub działami, według określonego wcześniej schematu. To idealne rozwiązanie dla firm, które posiadają wykształcone procedury postępowania, ale także dla tych przedsiębiorstw, które dopiero wdrażają wewnętrzny system zarządzania procesami.

Automatyzacja procesów w systemie Workflow zakładana generowanie zadań w sposób warunkowy, w zależności od oznaczonego statusu wykonania sprawy, np. w przypadku akceptacji faktury, ta trafia do kolejnego kroku, w przypadku braku akceptacji, może wrócić do sekretariatu, z adnotacją aby sprawę wyjaśnić i skorygować.

Jakie korzyści daje system workflow?

Prowadząc firmę chcemy, aby każda decyzja, działanie i zmiana przynosiły konkretne efekty. Jasne jest przecież, że nie wykonujemy pracy czy nie projektujemy procesów wewnętrznych dla samej idei projektowania. Wdrożenie workflow, jako sposobu zarządzania firmą i organizacji komunikacji w firmie zapewni Ci szereg korzyści:

• automatyzacja procesów powtarzalnych– technologia pozwala, aby zautomatyzować część zadań. Dzięki temu nie wszystkie czynności muszą być wykonywane ludzkimi rękoma. Co za tym idzie, ograniczasz koszty generowane przez ludzką pracę,
• sprawne delegowanie zadań– system pozwala Ci na sprawniejsze zarządzanie przepływem pracy– rozdzielanie zadań, lepsze zarządzanie nimi w trakcie realizacji, a także kontrolowanie przepływu dokumentów i pracy,
• monitorowanie procesów i optymalizacja działań– w dowolnej chwili możesz sprawdzić stan pośredni w jakim znajduje się dokument lub projekt, zlokalizować i wyeliminować wąskie gardła, a co za tym idzie zwiększyć efektywność pracy,
• lepsze zarządzanie zespołem, podniesienie jakości pracy, efektywnejsze zarządzanie i lepsza organizacja pracy– system workflow pozwala zwiększyć satysfakcję z pracy pracownika i działa motywująco. Pracownik może odczytać z systemu swoją listę zadań i priorytet poszczególnych z nich, przez co łatwiej mu zorganizować swój czas pracy, a ta jest bardziej uporządkowana. Tym samym zadowolony pracownik to mniejsza rotacja w firmie.