Automatyzacja procesów biznesowych – jak zaoszczędzić czas i pieniądze?

Czy można w sposób systemowy zaoszczędzić pieniądze w firmie i czas? Można, a odpowiedź brzmi: optymalizacja procesów. Typowy proces przepływu faktury w firmie zawiera się w kilku etapach. Proces sprzedaży od pierwszego kontaktu do zrealizowania zamyka się w od kilkunastu do kilkudziesięciu różnych czynności, które wykonuje kilka osób, czasami jednocześnie, a czasami czekając na potwierdzenie zakończenia działania przez poprzednią. Obsługa ticketu klienta to często kilka do kilkunastu zadań. Procesy te często przebiegają w określonej, powtarzalnej sekwencji, jednak w wielu firmach brakuje narzędzia do przeprowadzania tych procesów i standaryzacji. Powoduje to czasami chaos, wydłużony czas realizacji oraz niebezpieczeństwo pominięcia zadania, a dla przedsiębiorcy wyższe koszty lub nawet stratę. Remedium na te zagrożenia to automatyzacja procesów biznesowych.

Krok pierwszy: standaryzacja procesów biznesowych

Pierwszym krokiem aby móc osiągać zyski jakie daje optymalizacja procesów w firmie to standaryzacja procesów, jakie w niej zachodzą na wszystkich możliwych płaszczyznach. Mówimy tu o płaszczyznach, których dotyka kwestia zagrożenia opóźnień, pominięcia czy niepełnego wykonania z powodu pominięcia istotnego zadania.

W większości przypadków każdy proces można podzielić na zadania, które się na niego składają.

Obieg faktur lub dokumentów to zazwyczaj kilka zadań takich jak przyjęcie dokumentu w kancelarii lub sekretariacie, rejestracja go, przekazanie do odpowiednich działów celem akceptacji, a na końcu przesłanie do działu księgowości aby fakturę zaksięgować i opłacić lub do archiwum w przypadku umów. Niebezpieczeństwa w tak prostym procesie to opóźnienia wynikające z nieobecności osób niezbędnych do akceptacji lub zagubienie dokumentu podczas przenoszenia z działu do działu.

Taki proces można w łatwy sposób zautomatyzować określając workflow czyli scenariusz dotyczący działań nad procesem, który określa dokładną, powtarzalną krok po kroku ścieżkę zadań.

Podobna standaryzacja może dotyczyć procesu sprzedaży. W firmie powstaje konkretna procedura określająca to co dzieje się z klientem od momentu pierwszego kontaktu. Częściowo w takie działania wchodzą procesy lejka sprzedażowego, ale w połączeniu z odpowiednim narzędziem możliwe do zaplanowania jest całe doświadczenie klienta z firmą i skuteczniejsze domykanie sprzedaży. Zagrożenia w procesie sprzedaży, których można uniknąć to opóźnienia, pominięcie ważnych etapów lejka sprzedażowego, a nawet całkowite zapomnienie o kliencie, co skutkować może jego utratą.

Standaryzacja procesów może również dotyczyć procesów obsługi klienta, serwisu urządzeń, ale też realizacji wewnętrznych projektów, które jeśli mogą być określone w powtarzalny sposób, możliwe są do optymalizacji.

Krok drugi: automatyzacja procesów w firmie

Jeżeli określone są już w firmie procesy, które zostały ustandaryzowane, można przejść do kolejnego kroku. Automatyzacja procesów biznesowych wymaga odpowiedniego narzędzia, które pozwoli na wdrożenie workflow, odpowiednie zarządzanie zadaniami oraz ich kontrolowanie. Takimi narzędziami są systemy klasy ERP, jak np. Icon24™. Icon24™ to system, w którym automatyzacja procesów w firmie jest jednym z kluczowych zadań.

Po pierwsze pozwala na wdrożenie workflow czyli przeniesienie procesów, o których mowa w kroku pierwszym do systemu oraz ich zautomatyzowanie. Po drugie pozwala na pełne zarządzanie procesami wykorzystując moduły takie jak zarządzanie zadaniami i kalendarzem, magazyn, CRM, obsługa klienta, a nawet elektroniczną Ewidencję Czasu Pracy, która pozwala na automatyczne delegowanie zadań do osób zastępujących nieobecnych pracowników.

Jak to działa w praktyce? Wyobraźmy sobie proces obsługi ticketu serwisowego. Klient poprzez formularz na stronie www zgłasza problem. Icon24™ na podstawie wypełnionego formularza tworzy zadanie i wyświetla je osobie odpowiedzialnej za jego weryfikację, np. sprawdzenie czy klientowi przysługuje naprawa gwarancyjna sprzętu. Dzięki workflow system ma zaprogramowane, że na tym etapie procesu, zadanie może się zakończyć odpowiedzią: “naprawa gwarancyjna” lub “naprawa pogwarancyjna” dlatego dla akceptacji wykonania zadania wyświetlane są dwa przyciski o tej treści. Kliknięcie jednego z nich generuje kolejne zadania określone w procesie, a te wyświetlane jest osobie za nie odpowiedzialnej, np. ekspertowi, który wykonuje wycenę. Po wykonaniu wyceny w zależności od typu naprawy konieczny jest kontakt z klientem i jej akceptacja lub prośba o przesłanie sprzętu, itd.

Automatyzacja procesów w firmie dzięki Icon24™ pozwala więc na uporządkowanie zadań, przyspieszenie ich realizacji, uniknięcie konieczności przesyłania pomiędzy pracownikami maili, zapytań, prowadzenia arkuszy kalkulacyjnych z otwartymi zadaniami, a wszystko dzieje się automatycznie w systemie. Uporządkowany i zautomatyzowany proces to oszczędność czasu. Oszczędność czasu zaś to możliwość wykonania większej ilości zadań, większa efektywność, a więc możliwość zarobienia większych pieniędzy.

Krok trzeci: optymalizacja procesów

Automatyzacja procesów biznesowych to ogromne usprawnienie i możliwość generowania oszczędności, ale to także połowa sukcesu. Jak mówi stare powiedzenie “nie od razu Rzym zbudowano”, więc może się okazać, że określone wcześniej scenariusze mogłyby działać lepiej lub trzeba dostosować procesy do aktualnej sytuacji. Tu właśnie wkracza optymalizacja procesów w firmie. Aby ją jednak skutecznie przeprowadzić konieczna jest możliwość sprawdzenia, które momenty procesu wymagają dopracowania. System klasy ERP, wielomodułowy i jednocześnie zintegrowany w jedno środowisko jak Icon24™ pozwala na spojrzenie na swoje przedsiębiorstwo z szerszej perspektywy i dostrzeżenie miejsc, w których pojawiają się wąskie gardła, przestoje lub problematyczne momenty.Automatyzacja procesów biznesowych pomaga na oszczędzanie czasu i pieniędzy oraz poprawienie wielu procesów w firmie, a odpowiednio dobrane narzędzie pozwala na optymalizację procesów i nieustanne dopasowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych.