Automatyzacja i optymalizacja procesów w firmie dzięki ERP – optymalizacja procesów logistycznych w przedsiębiorstwie w praktyce

autor: Kamil Michno

Czy automatyzacja produkcji wymaga potężnych inwestycji? I czy optymalizacja procesów w firmie wymaga wprowadzenia skomplikowanych systemów informatycznych? Okazuje się, że w obu przypadkach odpowiedź jest korzystna dla przedsiębiorców – zarządzanie firmą można uprościć i przy okazji podnieść jej efektywność wprowadzając dobrze dopasowany system ERP.

Zarządzanie procesami w firmie a ERP

Od razu należy zadać podstawowe pytanie – co to znaczy „dobrze dopasowany system ERP”? Odpowiedź jest istotna, ponieważ zły wybór oprogramowania, podobnie jak brak odpowiednich procedur w trakcie jego wdrażania może sprawić, że skutki tego działania będą odwrotne do oczekiwanych.

Właśnie dlatego cały proces powinien być poprzedzony rozmową z firmą dostarczającą ERP. Jej specjaliści prawdopodobnie zapytają Cię, czego dokładnie potrzebujesz i jakie procesy firmowe sprawiają aktualnie najwięcej problemów. Na podstawie uzyskanych informacji będą mogli zaproponować konkretne moduły i ewentualnie ich modyfikację pod kątem specyfiki Twojego przedsiębiorstwa.

Dopasowanie funkcjonalności to jednak nie wszystko. Koniecznie upewnij się, że wybrane oprogramowanie jest skalowalne. To ważne, ponieważ dzisiejsza optymalizacja procesów może wymagać korekt w przypadku dywersyfikacji działalności lub ekspansji na inne rynki. 

Dopiero po wymianie informacji z osobami odpowiedzialnymi za konfigurowanie modułów można rozpocząć wdrożenie systemu ERP. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której będzie brakowało kluczowych funkcjonalności lub gdy będzie ich zbyt wiele.

Optymalizacja procesów zaczyna się w momencie wdrożenia ERP

Samo wprowadzenie systemu to tylko dostarczenie narzędzi. To, czy z nich skorzystasz, zależy wyłącznie od Ciebie i Twoich pracowników. Właśnie z tego powodu należy się upewnić, że firma wdrażająca system ma opracowaną metodologię szkoleń i zapewnia późniejsze wsparcie.

Należy też jasno zaznaczyć, iż korzystanie z możliwości ERP należy rozpocząć od zdefiniowania wszelkich procesów, które mogą być zarządzane za jego pomocą. W praktyce automatyzacja procesów może obejmować naprawdę wiele spraw, na przykład:

• kontrola przychodów i rozchodów, również na poziomie konkretnych grup produktowych;
• kontrola stanów magazynowych, także z rozbiciem na materiały produkcyjne i gotowe produkty;
• ewidencja czasu pracy;
• zarządzanie sprzedażą i ocena wartości poszczególnych kontaktów biznesowych.

Lista możliwości jest oczywiście znacznie dłuższa i w praktyce obejmować może wszystko, co dzieje się w Twojej firmie. Co jednak istotne, ERP sprawia, że wszystkie te informacje znajdują się w jednym miejscu. By je przeanalizować, nie musisz logować się do kolejnych systemów, co już samo w sobie jest nie tylko wygodne, bądź czekać na raporty. Centralna baza wiedzy jaką jest system ERP pozwala oszczędzić czas osób odpowiedzialnych za zarządzanie firmą i za optymalizację procesów w niej zachodzących. Co najważniejsze – w dobrze przygotowanym systemie ERP istnieje możliwość zaawansowanego filtrowania danych i ustawiania alertów informujących o konkretnych zdarzeniach. To znów pozwala bardzo sprawnie reagować wszędzie tam, gdzie konieczna jest optymalizacja procesów, ingerencja w procesy logistyczne w przedsiębiorstwie, czy szybka reakcja na sytuacje krytyczne.

Automatyzacja procesów

Optymalizacja sprowadza się jednak nie tylko do łatwiejszej analizy danych. Dobrze działający system ERP pozwala również na ogromną oszczędność czasu wielu osób w firmie – i to na wielu poziomach. W tym kontekście automatyzacja produkcji może oznaczać, że gdy tylko widziane przez system stany magazynowe są niskie, działy produkcyjne otrzymują informację na ten temat. Z kolei zarządzanie procesami w firmie jest o tyle prostsze, że elektroniczne procesowanie dokumentów pozwala uniknąć wszelkich problemów związanych z zagubioną lub niekompletną dokumentacją, a faktury błyskawicznie trafiają do odpowiednich działów.